Отчет по практике в УВД Иркутского облисполкома

       Доклад  – документ, содержащий изложение  определенных вопросов, выводов, предложений.

       План  – документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

       Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

      Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью  и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД).

       Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел  в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

       С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телефонограмм, электронных сообщений.

       Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку «Для служебного пользования».

      Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов.

       Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

      Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без  сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения. Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если же второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

      Досылка или замена разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя подразделения  делопроизводства и режима. 

       Прием, обработка, распределение  и исполнение поступающих

       документов 

      Доставка  документов в органы внутренних дел  осуществляется, как правило, средствами почтовой и фельдъегерской связи, электросвязи, курьерами.

      С помощью почтовой связи в органы внутренних дел доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания.

      Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности  упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

      Документы, поступающие в органы внутренних дел на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям. Вся поступающая корреспонденция в рабочее время принимается сотрудниками подразделения делопроизводства и режима. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (разносной книге, расписке), после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре (разносной книге, расписке), указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, заверяет свою подпись соответствующей печатью или штампом органа внутренних дел.  В нерабочее время корреспонденция принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под расписку в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

      Руководитель  органа внутренних дел или ответственный  от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с резолюцией возвращает дежурному. В случае необходимости немедленного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отражением указания в резолюции. Дежурный составляет справку о том, сколько сделано копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копию, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.

      Поступившая в подразделение делопроизводства и режима корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с пометкой «Лично». Такие пакеты регистрируются без вскрытия и передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику. Сотрудник, вскрывающий пакет, должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции.

      При поступлении поврежденного документа  на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в  поврежденном виде». В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакете, номерам вложенных документов, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в подразделении делопроизводства и режима, второй приобщается к поступившему документу, а третий посылается отправителю.

      Ошибочно  направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

      Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Каждый орган внутренних дел разрабатывает собственный перечень нерегистрируемых документов.

      При регистрации входящего документа  на его первом листе ставится штамп  с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На первых листах приложений ставится штамп «К вх. № _____» с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается помимо вышеуказанного проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

      Документы, адресованные руководству органа внутренних дел, а также без указания конкретного  лица или структурного подразделения  предварительно рассматриваются в  подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на потоки: требующие обязательного  рассмотрения руководством; направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

     Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании  установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.

      Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или конкретным должностным лицам.

         При рассмотрении документов руководитель органа внутренних дел определяет в резолюции исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. Резолюция должна быть лаконичной, содержать порядок и характер исполнения документа, а также фамилии и инициалы исполнителей, подпись руководителя и дату. Резолюция пишется на документе, отдельном листе, либо на специальном бланке.

            Документы, которые  исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник  передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, либо обозначенному словом «созыв» («ответственный») или отмеченному символом «*». Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий, определяются лицом, организующим выполнение. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильной подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.

      При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается  ознакомление исполнителя с его  содержанием до рассмотрения документа  руководством органа внутренних дел.

      Исполнение  документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку, при необходимости, проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю органа внутренних дел или структурного подразделения органа внутренних дел.

      Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

      При оперативном решении вопросов без  составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

     При наличии нескольких исполнителей документа  соисполнителями обеспечивается своевременный  и качественный анализ информации и  представление основному исполнителю  необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и других) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

      При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение  делопроизводства и режима (после  исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа. 

       Составление номенклатуры особой важности, совершенно

       секретных, секретных и несекретных  дел 

      В целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска составляется номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел.

      Номенклатура  дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органе внутренних дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы и является основным учетным документом дел текущего года. Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел.

      В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных и подчиненных (подведомственных) подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями других структурных подразделений, а также руководителем подразделения специальных фондов, подписывается руководителем подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением специальных фондов, после чего утверждается руководителем органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.