Понятие архивного дела и порядок оформления дел

 

Содержание

                                                                                                        С

Введение………………………………………………………….…....2

1. Понятие архивного дела и порядок оформления дел……….…....4
2. Подготовка дел к сдаче в архив………………………………....…7

2.1 Экспертиза ценности  документов…………………………..…....7

2.2 Описание дел……………………………………………………..10

2.3 Оформление дел………………………………………………….11

3. Сдача дел в архив………………………………………………….13

3.1 Порядок передачи дел  в архив…………………………………..14

3.2 Хранение документов  в электронном виде……………………..16

Заключение…………………………………………………..………19

Библиографический список……………………………………….21

 

 

                                           Введение

 

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

На предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при  оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия  и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

На предприятии существует также служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений).

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

- экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

- описи дел;

- оформление дел;

- описание документов  постоянного и долговременного  хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив  учреждения, то есть в ведомственный  архив. (Ведомственным называется  архив, находящийся в непосредственном  подчинении соответствующей организации,  не входящей в систему государственной  архивной службы, или являющейся  структурным подразделением организации). Ведомственный архив осуществляет  хранение документов организаций  и предприятий до передачи  их на государственное хранение.

Актуальность выбранной  темы обусловлена тем, что деятельность любой организации постоянно  связана с обработкой и систематизацией  больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный в соответствии с действующим  законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.

 

1 Понятие архивного дела и порядок оформления дел

 

          Подготовка дела к передаче в архив - оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы  хранения. Многотомные дела рассматриваются  как одно дело, но несколько, в зависимости  от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с  установленными правилами.

Формирование дела - группирование  исполненных документов в дело в  соответствии с номенклатурой дел  и систематизацией документов внутри дела¹.

Порядок формирования дел:

- дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

- в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

- в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

- документы в деле располагаются по их хронологии;

- дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см;

- приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

- каждый помещенный в дело документ должен быть правильно

оформлен;

- документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Требования к архивному  делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного  состава.

Для полного архивного  оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

- подшивка или переплет дела;

- нумерация листов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- составление внутренней описи документов;

- внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить  систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

- дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;

- особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

- в конце дела подшивается бланк для заверительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

- нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

- листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа слева; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

- подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

- при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

- помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;

- внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки  дела являются:

- наименование организации и ее подчиненность;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела;

- номер дела по описи;

- заголовок дела;

- аннотация (при особо ценных документах);

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела;

- наличие места для нанесения архивных атрибутов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                        2. Подготовка дел к сдаче в архив

               2.1 Экспертиза ценности документов

            Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока документы передаются в архив, уничтожаются или остаются для использования в делопроизводстве. Подготовку дел к сдаче в архив проводят сотрудники, ответственные за их формирование и хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при  составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это  систематизированный перечень заводимых  в организации дел с указанием  сроков их хранения, оформленный в  установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного  распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным  справочником и используется при  построении информационно-поисковой  системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным  документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру  деятельности, но разных по структуре  организаций с указанием их индекса  и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями².

Работу по организации  и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая  экспертная комиссия (ЭК)

организации, которая в  своей деятельности руководствуется  Положением об Архивном фонде РФ, Основными  правилами работы ведомственных  архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым  положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации  составляется службой документационного  обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с  ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться  типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями  с указанными в них сроками  хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно.

На экспертные комиссии кроме  организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дел| постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т. п³.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы

документов с различными сроками хранения:

- постоянного хранения в государственных архивах;

- временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10лет);

- временного хранения (до 10 лет);

- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

   Дела временного  хранения (до 10 лет  включительно)  подлежатупрощенному оформлению: остаются в скоросшивателях и не нумеруются, проверяется их наличие и сдаются в архив в соответствии с НД.

Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и  по личному составу подлежат полному  оформлению: переплет или подшивка дела, нумерация листов, оформление всех реквизитов обложки. До подшивки дела из него удаляют металлические  крепления, в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Затем дело подшивают в твердую папку в 4 прокола или в переплет.

Если в деле постоянного  хранения есть документы временного хранения, то папку не переформировывают.