Понятие архивного дела и порядок оформления дел

Если в деле временного хранения есть документы постоянного  хранения, то папку переформировывают. Листы дела для удобства использования  и обеспечения сохранности нумеруют черным графитным карандашом или  нумератором в правом верхнем  углу. В конце дела на отдельном  листе-заверителе оформляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особенности нумерации (пропуски или ошибки в нумерации).

Графы "Фонд", "Дело № " заполняются при подготовке документов к передаче в архив. Номера фонда и описи могут быть проставлены  на карточках в начале года или  в процессе их заполнения.

                                   2.2 Описи дел

 

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению  дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению  рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются  с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет  включительно) срока хранения могут  быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий  период утверждены и переданы в ведомственный  архив организации.

Опись является учетным документом и основной частью научно -справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному  составу составляются отдельные  описи⁴.

Неподлежащие сдаче на государственное хранение дела с  временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт  о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истечения сроков их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения  документов необходимо соблюдать следующее  правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. (Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2013 года).

Законченные делопроизводством  дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному  составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархиварная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

 

 

                        2.3 Оформление дел

 

          Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить  в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи⁵.

Полное оформление дела предусматривает:

- перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течение года);

- нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

- составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                3 Сдача дел в архив

Для сдачи дел в архив  создается и утверждается экспертная комиссия из 3-5 человек, которая руководствуется  правилами и инструкциями Главного архивного управления. В нее входят: зам. руководителя, зав. канцелярией  или секретарь, представитель архива, ведущие специалисты.| Комиссия определяет ценность документов и отбирает дела для сдачи в архив и для уничтожения (дела, сроки хранения которых истекли). Сроки хранения: научно-технических документов - после минования практической надобности, но не свыше 25 лет; гибкие магнитные диски (дискеты) - 5 лет.

На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт, который  подписывается председателем и  членами экспертной комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Дела хранятся в архиве учреждения, ведомственных организаций  и в государственном архиве.

Сдача дел в архив учреждения осуществляется по графику, утвержденном руководителем.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Дела постоянного  срока хранения, временного  (свыше 10 лет) и по личному составу принимаются  в архив по описи.

Если архив не имеет  достаточного помещения, допускается  хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководителя в структурных подразделениях.

Главное архивное управление утверждает перечень организаций и  предприятий дела которых подлежат сдаче в государственный архив и по графику принимает от них дела⁶.

До передачи в государственный  архив дела хранятся в архивах  учреждения в течение следующих  сроков:

- в учреждениях государственного  значения - 15 лет;

- в учреждениях областного подчинения - 10 лет;

- в учреждениях городского и районного подчинения - 5 лет;

- материалы по личному составу - 75 лет;

- записи актов гражданского состояния - 75 лет.

По истечении указанных  сроков дела передаются на хранение в  государственный архив.

                              3.1 Порядок передачи дел в архив

 

          В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как  правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

В небольших по структуре  и штатной численности организациях, как правило отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив⁷.

     Взаимодействие    государственных    архивов    с    современными

коммерческими структурами  осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства  сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение.

Организация может сократить  срок хранения документов в своем  ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для  хранения документов, желания самой  организации.

При сдаче дел на государственное  хранение организация предоставляет  в государственный архив:

- отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего  количества дел и крайних дат  документов; описи в трех экземплярах,  утвержденные ЭПК| архивного отдела;

- историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

- справку о неполной сохранности документов (если какие- либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе⁸.

                       3.2 Хранение документов в электронной фор

          С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

Документы в электронном  виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в  электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий  диск. Документы могут храниться  на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях.

Прежде всего, на жестком  диске создаются папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь  вложенные в нее папки, которые  в свою очередь могут иметь  свои вложенные папки. Каждой папке  присваивается «имя». Начинаться «имя»  должно с вида документов (приказы, акты, отчеты и т. д. ), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

Хранение файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком  диске компьютера. При работе в  сети пользователю могут быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они будут иметь  порядковые буквенные номера и с  ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, устанавливается  разрешение на совместный доступ к  тому или иному файлу. Доступ может  быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и  доступа только для чтения, либо ограничением доступа только для  определенных пользователей. Для ограничения доступа к папке можно ввести пароль⁹.

В организациях с большим  объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие  в дело производственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе, –  это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность  документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты  профилактики и диагностики с  использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу  по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через  Internet)¹⁰.

База данных о документах формируется в процессе их регистрации.

Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и  после того, как все документы  за истекший год будут исполнены. База данных используется только для  справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В  зависимости от объема информации это  может быть дискета, магнитная лента, CD-ROM или другой архивный носитель.

Документы постоянного и  долговременного сроков хранения обычно записываются на CD-ROM, а документы  временного срока хранения – на носители, обеспечивающие их стирание по истечении срока хранения и  перезапись.