Понятие архивного дела и порядок оформления дел

Сроки хранения документов не зависят от формы существования  – бумажной или электронной –  и определяются специальными справочниками  – перечнями документов с указанием  сроков хранения¹¹.

В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок  компьютера. При наличии программ типа “Электронный архив” учет и копирование  производится автоматически. В противном  случае это делается вручную: документы  разделяются по срокам хранения, создаются  папки, соответствующие годовым  разделам описей. При значительном количестве документов постоянного  хранения они располагаются внутри годового раздела, в папках соответствующих  подразделений.

Минимальный срок хранения документов установлен Федеральным  законом  “О бухгалтерском учете” – пять лет с правом уничтожения  только после проведения ревизии. Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая  проверка сохранности данных в течение  срока хранения носителей информации¹².

 

 

 

 

 

 

 

                                                Заключение

         Учёт документов на предприятии - является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации^ позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.

Контроль за исполнением документов — и принятых решений - одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

По окончании делопроизводственного  года производится сортировка по делам  всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течении года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают  составление описей дел постоянного  и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составить подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Организации, полностью перешедшие на безбумажный документооборот, имеют  возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под архивохранилища. Автоматизированные технологии позволяют  существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному  хранению.

 

                Библиографический список

             Нормативно-правовые акты и судебная практика

1.Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации» // Принят Государственной Думой  1 октября 2004 года С.4

2.Примерное положение  об архиве государственного учреждения, организации, предприятия. 18.08.1992 г. N 176

3. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2

 

4.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.

 

              Специальная, научная и учебная литература

 

5.  Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М.: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.

 

6.  Булюлина Е.В. Архивоведение / Е.В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.

 

7.  Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 320 с.

 

8.  Горфейн Г.М. Архивоведение / Г.М. Горфейн, Л.Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.

 

9.  Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2

 

10.  Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

 

11.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

 

12.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.

 

13.  Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.

 

14. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.

 

15. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. –М.: Ось-89, 2005. – 128 с.

 

16. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1986. – 239 с.

 

17. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря / Е.П. Смирнова. – М.: Омега-Л, 2005 – 152 с.

 

18. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.

 

19. Стенюков М.В. Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.

 

20. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.

 

21. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.

¹ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.        

² Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». С.6. 

³ Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия от 19.01.1995 г. N 2

⁴ Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.

⁵ Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия / Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2005. – 288 с.

⁶   Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 320 с.

⁷ Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.

⁸ Соколов В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2009. – 176 с.

⁹ Вигер А.М Секретарское дело / А.М. Вигер, О.П. Дорофьва, Е.К. Губская. – М.: Феникс, 2001 – 320 с.

¹⁰ Кузнецова Т.В. Делопроизводство и техническая документация / Т.В. Кузнецова, Е.А. Степанов, Н.Г. Филлипов. М.: Высшая школа, 2001. – 159 с.

¹¹ Крайская З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

¹² Непогода А.В. Делопроизводство организации / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2009. – 480 с.