Постановка делопроизводства в ЗАО "Банк Русский Стандарт"

Приказы  (распоряжения)  регистрируются  в  журнале  регистрации.

Документы регистрируются один раз. В ЗАО «Банк Русский Стандарт» все документы регистрирует централизованно секретарь. Форма регистрации-журнальная.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение  круга вопросов, которые предстоит  в  нем отразить. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание.

Изучение и анализ, а  так же порядок составления  организационно-распорядительной документации  в ЗАО «Банк Русский Стандарт»  показал, что документы составлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

 

 

 

 

4. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И  ОФОРМЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ЗАО «Банк Русский Стандарт»

 

Информационно–справочные  документы являются неотъемлемой частью документации ЗАО «Банк Русский Стандарт». Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно–справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Этот комплекс документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного  работодателя состав и порядок оформления информационно–справочной документации определяется самостоятельно в локальных  нормативных актах по делопроизводству⁶.

К информационно–справочным документам относятся: докладная записка; служебная записка; объяснительная записка; предложение; представление; заявление; протокол; акт; телефонограмма; справка; переписка.

В составе информационно–справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу,  касающегося одного работника,  в зависимости от адресата  может быть внутренней или  внешней).

2. Отчётно–справочная (характеризуется  четкой периодичностью (годовой,  квартальной и тому подобное) представления её адресатам и  наличием типовых форм, сводных  таблиц, итогов, в зависимости от  адресата может быть внутренней  или внешней (например, отчетная  документация, представляемая в  государственные органы статистики).

3. Справочно–аналитическая  (выдается по разовым или периодическим  запросам с различных уровней  управления, имеет сводный, обобщающий  характер, разнообразие запрашиваемых  показателей (пол, возраст, образование,  наличие правительственных наград  и так далее), в зависимости  от адресата может быть внутренней  или внешней).

Рассмотрим некоторые  информационно–справочные документы, имеющие наиболее важное значение для  кадровых вопросов.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой–либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Докладные записки могут быть двух видов: внешняя и внутренняя.

Служебная записка – записка о выполнении какой–либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги. Текст  служебной записки, как правило, состоит из двух разделов: обоснования (изложения причин составления); предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Обязательными реквизитами  служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка: обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Обязательными реквизитами  представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному  должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

Обязательными реквизитами  заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, адресат, фамилия, должность  заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается  адрес заявителя: индекс, адрес места  жительства, телефон), текст, подпись.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Ведущим принципом для  составителей акта является – установление фактического состояния дел и  достоверное их отражение в акте. Во время работы комиссии ведутся  черновые записи, которые содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения, они  являются основой составления актов⁷.

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно - справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию; проверять правильность записи обратной связью; текст - не более 50 слов; не использовать трудно выговариваемые и редкие слова; записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы. Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов.

Самым значительным видом  информационно - справочных документов являются деловые письма. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами. Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо. Виды служебных писем:  письмо – просьба,  письмо – предложение,  письмо – претензия,  письмо – запрос,  письмо – извещение,  информационное письмо,  письмо – отказ,  письмо – напоминание,  сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит  из реквизитов:  наименование министерства или ведомства,  название организации,  адрес организации (почтовый, телеграфный),  номер телефона, факса, телетайпа,  номер счета в банке,  дата, номер,  ссылка на индекс и дату входящего  документа,  адресат,  заголовок,  текст,  приложения,  подпись,  печать,  фамилия и телефон  исполнителя,  гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, объективность, ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной  и основной. В вводной части  излагаются факты, послужившие поводом  для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.⁸

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений  на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы бывают развёрнутые (полные) и краткие.

Протокол оформляется  на общем бланке форматом А 4.

Текст протокола состоит  из вводной и основной части. Во вводной  части приведены данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа, излагается «Повестка  дня».

Основная часть строится в следующей последовательности: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» –  «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Все реквизиты и их части, кроме формы заседания, печатаются от левого поля.

Обязательными реквизитами протокола являются:

1. наименование организации;
2. наименование документа (Протокол);
3. номер протокола;
4. дата заседания;
5. место заседания;
6. текст протокола;
7. подписи.

Реквизит «Наименование  организации» соответствует наименованию, закреплённому в Уставе ЗАО «Банк Русский Стандарт»⁹. Наименование располагается центровано.

Реквизит «Наименование  вида документа – «ПРОТОКОЛ» печатается центровано прописными буквами.

Реквизит «Дата документа» оформлена в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими  цифрами.

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («Слушали», «Выступили», «Постановили», «Решили»). Текст чётко структурирован, составлен на государственном языке Российской Федерации.

В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего  печатают с новой строки в форме именительного падежа.

 С красной строки  начинают запись пунктов «Повестки  дня». Пункты пронумерованы  арабскими  цифрами.

В основной части текста содержится столько же разделов,  сколько пунктов включено в повестку дня.

Слово «Слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня.

Протокол подписывается председателем  и секретарём.

Таким образом, информационно–справочные документы ЗАО «Банк Русский Стандарт», являются основанием для издания приказов по личному составу.

Изучение и анализ, а  так же порядок составления  информационно-справочной документации  в ЗАО «Банк Русский Стандарт»  показал, что документы составлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

 

 

 

 

 

5. ДОКУМЕНТООБОРОТ В ЗАО «БАНК РУССКИЙ СТАНДАРТ»

Организация документационного  обеспечения управления в ЗАО «Банк Русский Стандарт» предусматривает назначение ответственного за ведение делопроизводства, разработку технологии внутреннего делопроизводства, не противоречащей правилам, форм и методов внутреннего учета служебных документов и контроля исполнения поручений.

На  сотрудника,  ответственного  за  ведение делопроизводства  в возлагается выполнение следующих  обязанностей: получение,   регистрация,   учет   входящей   корреспонденции,   контроль   за прохождением документов в организации; регистрация   и  учет  документов,   подготовленных  и   оформленных  самой организацией, передача на отправку исходящих документов; своевременная передача полученной корреспонденции руководителю организации, а после получения указаний - непосредственному исполнителю; ознакомление сотрудников с распорядительными и информационными документами; систематическое информирование руководителя организации о состоянии исполнения документов и поручений в организации; выдача сотрудникам дел и документов для работы, контроль за их возвращение и сохранность; ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел в ЗАО «Банк Русский Стандарт»,   подготовка   проектов   номенклатуры   дел   подразделения   на очередной год; участие в проведении экспертизы ценности документов, подготовка и сдача дел на архивное хранение; получение во временное пользование архивных дел, возвращение их по истечении сроков пользования; хранение и учет бланков документов, штампов и печатей, контроль правильности их использования; ознакомление вновь принятых работников с настоящей инструкцией и другими нормативными документами по ведению делопроизводства.

Доставка документов в  ЗАО «Банк Русский Стандарт» осуществляется средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

Порядок приема и первичной  обработки документов централизованный. Всю исходящую и входящую корреспонденцию  принимает и проверяет главный  специалист. При получении документов проверяется правильность их доставки, ошибочно полученная корреспонденция  возвращается отправителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция  принимается под расписку. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях или от посетителей, передаются главному специалисту. После  вскрытия специалист проверяет правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа  и всех приложений. Для факса также  проверяет как общее количество полученных страниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так  и их читаемость. В случае неполного  получения факсимильного сообщения  или плохого качества отдельных  страниц об этом сообщает отправителю. Если документы поступили по почте, специалист вскрывает все конверты, за исключением имеющих надпись  «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту можно установить адрес  отправителя. Не подлежат уничтожению  в ЗАО «Банк Русский Стандарт» конверты с вложенными в них договорно-правовыми документами; претензиями; актами сверок взаимных расчетов, определениями и решениями арбитражных судов и судов общей юрисдикции и их повесток;  актами, постановлениями и перепиской по всем делам об административных правонарушениях; документами от контролирующих органов, налоговых служб и службы судебных приставов-исполнителей, которые передаются с корреспонденцией исполнителю. Сохраняются конверты от документов, поступающих с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. При получении по почте просроченного финансового документа специалист составляет акт о дне получения документа, подписанными двумя сотрудниками ЗАО «Банк Русский Стандарт» и работником почты. На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера.