Постановка делопроизводства в ЗАО "Банк Русский Стандарт"

Если исполнение документа  связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до одного месяца с обязательным уведомлением об этом автора документа.

Срок исполнения документа  может быть изменен только лицом, который его установил.

Обо всех случаях изменения  срока исполнения документов ответственный  исполнитель информирует организационный  отдел для внесения изменений  в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостановить исполнение документов, а также отменять их имеет право  только автор документа.

Для соблюдения установленных  сроков исполнения в случае, когда  документ пересылается на исполнение в подведомственное учреждение с  последующим информированием о результатах рассмотрения, для исполнителя указывается срок ожидаемого ответа.

Контроль исполнения документов осуществляется по журналам регистрации  входящих документов. При журнальной форме учета документов в журналах делается отметка о принятии документа  на контроль.

Документ считается исполненным  лишь тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ

Промежуточный ответ, как  и запрос по исполняемому документу, не может являться основанием для  признания документа исполненным.

Руководитель ЗАО «Банк Русский Стандарт» ежемесячно обобщает данные об исполнении документов, анализирует причины несвоевременного исполнения. На основе анализа хода и результатов контроля исполнения разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля.

При составлении дел ЗАО «Банк Русский Стандарт» руководствуется регламентом, штатными расписаниями, планами и отчетами по работе.

Структурные подразделения  составляют самостоятельные номенклатуры дел. Номенклатура составляется и подписывается  сотрудником, ответственным за делопроизводство в отделе, утверждается руководителем  отдела.

Сводная номенклатура дел  печатается в двух экземплярах. Наименования разделов в номенклатуре даются по функциональному принципу: руководство, кадры, архив, бухгалтерский учет и  т.д. По окончании года в конце  номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел. Объем сводной Номенклатуры дел составляет 15 страниц, включающих 9 разделов.

Экспертиза   ценности  документов   проводится  для   определения практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности общества и в его  подразделениях, с целью отбора их для дальнейшего хранения или  уничтожения.

Дела формируются в  ЗАО «Банк Русский Стандарт» централизованно. Исполненные и законченные делопроизводством документы в десятидневный срок сдаются исполнителем в организационный сектор для формирования их в дела. Контроль за правильным формированием дел осуществляется канцелярией.

В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения и по личному  составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного хранения передаются в архив не позднее, чем через три года после их завершения  в делопроизводстве.

Дела временного хранения передаче в архив не подлежат.

Передача дел в архив  осуществляется по графику, составленным архивом , согласованному с руководителями структурных подразделений и  утвержденных руководителем организационного сектора.

Документооборот в ЗАО «Банк Русский Стандарт» состоит из следующих потоков: поступающих (входящих) документов; отправляемых (исходящих) документов; внутренних документов. Объем документооборота очень большой, поэтому для быстрой обработки документированной информации, работа с документами должна быть очень грамотно поставлена и высокорегламентирована. Обработка каждого типа документопотоков в ЗАО «Банк Русский Стандарт» реализуется в специфичной для каждого вида документопотоков совокупности выполняемых операций. Этапы работы с документопотоками закреплены в Инструкции по делопроизводству¹⁴. В ЗАО «Банк Русский Стандарт» регистрируемые документы делятся на входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные. Регистрация документов производится централизовано в канцелярии. Итак, процесс регистрации документов является важной операцией, с помощью которой главный специалист организационного канцелярии ведет учет большого количества документов, находящихся в документообороте ЗАО «Банк Русский Стандарт», а также следит за ходом исполнения данных документов. Номенклатура ЗАО «Банк Русский Стандарт» отвечает требованиям федеральной нормативной правовой базы создания номенклатуры дел в организациях. Процедура передачи дел в архив достаточно емкий процесс, в который входит формирование документов в дела, организации и проведения экспертизы ценности документов, составление описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также актов о выделении дел к уничтожению, передача документов постоянного срока хранения после истечения пятилетнего срока ведомственного хранения на постоянное хранение  в архивный отдел

 

 

 

 

 

Заключение

Организация работы с документами  – это обеспечение оптимальных  условий для всех видов работ  с документами. Значение документа  для предприятия трудно переоценить. Современное управление предприятием- это в значительной степени непрерывная  череда процессов составления и  перемещения документов. Степень  совершенства технологической системы  работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения  руководства ЗАО «Банк Русский Стандарт» документированной информацией.

Изучив и проанализировав  работу службы ДОУ, я пришла к  выводу, что работа выполняется в соответствии с нормативными документами (должностные  инструкции, положениями).

Особое место в управленческой деятельности ЗАО «Банк Русский Стандарт» занимают служебные организационно–распорядительные документы. Они в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Различаются по форме и содержанию.

К распорядительным документам в ЗАО «Банк Русский Стандарт», издаваемым в условиях единоличного принятия решения, относятся приказы.

Документы информационно–справочной группы играют служебную, вспомогательную  роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие  от распорядительной документации информационно–справочные документы не являются обязательными  для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

        Движение  документов в организации   с момента их создания или  получения до завершения исполнения  или отправки называется документооборотом  . Проведя анализ организации  документооборота ЗАО «Банк Русский Стандарт» я пришла к выводу , что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость  получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому в ЗАО «Банк Русский Стандарт» рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота  связана  с быстротой прохождения и  обработки документов. Ускорение  документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее  достигается за счет обращения в  ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также  более четкое распределение функций  между структурными подразделениями  ЗАО «Банк Русский Стандарт»  и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Источники

1. Конституция (Основной закон) Российской Федерации: офиц. текст.- М.: Маркетинг, 2001.- 39с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Принят Государственной

Думой 30.11.1994 № 51-ФЗ Часть  первая (в ред. от 21.07.2005).

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 2003.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
5. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования,  утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от  12. 03. 2007 № 28-ст.
6. Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «О порядке обращений со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах власти».
7. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба РФ» (ред. От 14.12.2006).
8. Постановление Правительства РФ от 08.11.2005 № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти».
9. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
10. Федеральный закон РФ от 02.05.2005 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
11. Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
12. Федеральный закон от 04.12.2006 № 202-ФЗ «Об архивном деле В РФ» (с изменениями от 13.05.2008 № 68-Ф).
13. Устав Закрытого акционерного общества «Банк Русский Стандарт» [Текст]: утвержден Решением Общего Собрания акционеров, 09.04.2003г  – Москва, 2003
14. Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.
15. Регламент  по  документационному  обеспечению  управления  в  ЗАО «Банк Русский Стандарт»  от 18.08.2003г.

Литература

1. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб., 2004.
2. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. – Изд. 2-е, перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К̊», 2006. – С. 3-31, 74-115.
3. Ларьков, Н.С. Документоведение: уч. пособие / Н.С. Ларьков. – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427,[5] c.
4. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М., 2006.

 

Интернет-ресурсы

1. Нормативная база, журналы «Делопроизводство», «Секретарское дело» -  [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.termika.ru, свободный.
2. Сайт журналов «Секретарское дело», «Делопроизводство» http: // www.top-personal.ru.
3. Сайт государственного стандарта по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» http: // www.edu.ru
4. Официальный сайт ЗАО «банк Русский Стандарт» http://www.rsb.ru/

¹ Басаков М.И. Современное делопроизводство: Учебное пособие. Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. С.57

² Официальный сайт ЗАО «банк Русский Стандарт» http://www.rsb.ru/

³ Официальный сайт ЗАО «банк Русский Стандарт» http://www.rsb.ru/

⁴ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

⁵ Регламент по  документационному обеспечению управления  в ЗАО «Банк Русский Стандарт»  от 18.08.2003г.

⁶ Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М., 2006.

⁷ Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М., 2006.

⁸ Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.

⁹ Устав Закрытого акционерного общества «Банк Русский Стандарт» [Текст]: утвержден Решением Общего Собрания акционеров, 09.04.2003г  – Москва, 2003

¹⁰ Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.

¹¹ Федеральный закон от 02.05.2005 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

¹² Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.

 

¹³ Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.

.

¹⁴ Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Банк Русский Стандарт» от 10.09.2003 г.