Постановка делопроизводства в ЗАО "Банк Русский Стандарт"

Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы сразу  сортируются по исполнителям.

Предварительное рассмотрение и распределение поступивших  документов осуществляет главный специалист.

К руководителю поступают  документы, касающиеся основных вопросов деятельности органа местного самоуправления, по принципиальным вопросам или несущие  новую информацию. Остальные документы  передаются непосредственно исполнителям-специалистам. Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится в  день их поступления. Срочных документов – немедленно. Если документ предназначен к исполнению нескольким лицам, то с  него снимается копия или устанавливается  очередность исполнения.

Такова схема движения входящих документопотоков ЗАО «Банк Русский Стандарт». Согласно выявленных аспектов работы над входящими документами, мною была составлена оперограмма движения входящих документов в ЗАО «Банк Русский Стандарт».

Теперь рассмотрим исходящие  документопотоки ЗАО «Банк Русский Стандарт».

Документы, отправляемые ЗАО «Банк Русский Стандарт», передаются почтовым способом. Также отправка корреспонденции может быть осуществлена путем отправления корреспонденции с помощью электронной связи. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, документов в электронном виде. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными в журнале регистрации исходящей корреспонденции с указанием почтового адреса, электронного адреса. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Документы, предназначенные к почтовому отправлению, оформляются в строгом соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. В случае обнаружения недостатков в оформлении документов, документы возвращаются исполнителям.

Электронные копии входящих и исходящих документов хранятся в базе данных, или в базе данных структурных подразделений, подготовивших  их в течение всего делопроизводственного  года.

Регистрация и отправка исходящей  корреспонденции, подписанная руководителями организации производится главным  специалистом канцелярии.

Таковы этапы работы с  исходящей документацией. На основе выделенных этапов работы с исходящими документами в администрации  района, я составила оперограмму  движения исходящих документов в  ЗАО «Банк Русский Стандарт».

Следующий вид документационных потоков в ЗАО «Банк Русский Стандарт»– внутренние документы.

Прохождение внутренних документов на этапах их  подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными должностными лицами передаются в юридический  отдел для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству. Оформленные документы передаются на подпись директору. После подписания документы регистрируются в канцелярии.

Размноженные экземпляры зарегистрированы распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются  структурным подразделениям (должностным  лицам), в ведении которых находятся  рассматриваемые вопросы.

Передача документов между  структурными подразделениями (должностными лицами) осуществляется главным специалистом канцелярии. Документы передаются с  соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной  форме.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются  аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики  в процессе исполнения. Каналы электронной  почты и факсимильной связи в  ЗАО «Банк Русский Стандарт» используются при необходимости срочной отправки документа. Информация, отправленная электронной почтой, обладает юридической силой, если имеет электронную подпись. Отправляя документ электронной почтой, его бумажный вариант в обязательном порядке остается в учреждении. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи специалист руководствуется следующими требованиями:

• Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения и т.д.), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не превышает пяти страниц;
• Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
• Запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
• Подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
• Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно. В журнале регистрации входящей корреспонденции регистрируются поступивший вслед за факсограммой документ с оригинальными подписями;
• Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за исполнением  факсимильной техники, установленной  в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное  в резолюции руководителя ЗАО «Банк Русский Стандарт» первым (если исполнителей несколько). Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа: сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу. Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

Исполнение документа  в данном учреждении предусматривает: изучение существа вопроса, сбор и обработку  необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату. Специалист-исполнитель определяет необходимое количество экземпляров  документа, передает на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем  в четыре адреса, исполнитель готовит  указатель на рассылку.

Срок исполнения служебных  документов определяется директором или  заместителем директора и указывается  в резолюции. Если документ не может  быть исполнен в установленный срок, ответственный специалист-исполнитель  не позднее, чем за три дня до его  истечения письменно согласовывает  с директором организации изменение  срока, о чем ставит в известность  канцелярию.

Если поступивший документ является ответом на запрос или в  нем не содержится ссылка на предыдущую переписку, исполнитель подбирает  переписку по данному вопросу.

При оперативном решении  вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки  на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между  поступлением документа и его  доставкой исполнителю), о датах  промежуточного исполнения (запрос сведений. Телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются  на свободных от текста местах.¹⁰

Работа с письмами, предложениями, заявлениями, жалобами граждан ведется  на основании Федерального закона №59-ФЗ от 02 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»¹¹.

Директор ЗАО «Банк Русский Стандарт» проводят личный прием граждан в установленные дни и часы. При личном приеме граждан их устные обращения регистрируются в журнале.

Прием и регистрация обращений  осуществляется ответственным лицом  в приемной руководителя.

Все поступившие письменные обращения граждан регистрируются в журнале регистрации по утвержденной форме в дни их поступления. Не подлежат регистрации и рассмотрению письма, предложения, заявления и  жалобы. Указанные виды документов формируются в дело временного срока  хранения.

После исполнения заявления, жалобы в журнале проставляется  отметка об исполнении. С момента  поступления обращений и регистрации  начинается отсчет срока их исполнения. Конверты к ним сохраняются и  прикладываются к документу.

Письма граждан исполняются  не позднее 30 дней со дня их регистрации, а не требующие дополнительной проверки и изучения – не позднее 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий  день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего  нерабочему дню.

Текст ответа дает исчерпывающую  информацию на все поставленные в  письме вопросы и сведения о результатах  его рассмотрения. При подтверждении  сведений, изложенных в жалобе, в  ответе указывают, какие приняты  меры к виновным должностным лицам.

На письма граждан в  левом нижнем углу лицевой или  оборотной стороны документа  указывается отметка об исполнении документа и направлении его  в дело.

Основой построения поисковых  систем в учреждении является регистрация  документов.

Регистрации в ЗАО «Банк Русский Стандарт» подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также создаваемые  – внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или  создания.

Документы, не подлежащие регистрации  в учреждении:

• Письма, присланные в копии для сведения;
• Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;
• Заявки, графики, наряды;
• Информация, присланная для сведения;
• Рекламные извещения, плакаты, программы конференций;
• Прейскуранты цен, их копии;
• Поздравительные письма, пригласительные билеты;
• Бухгалтерские документы;
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
• Отчеты (месячные, квартальные, полугодовые);
• Планы;
• Акты приема-передачи;
• Справки проверок работы подведомственных учреждений.

Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче документа  из одного подразделения в другое он повторно не регистрируются.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости  от названия вида документа, автора и  содержания. Например, отдельно регистрируются постановления и распоряжения руководителей  органов местного самоуправления, служебная  переписка, обращения граждан и  др.

Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в местах исполнения и создания документов.

Документы, передаваемые или  принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в канцелярии.

Документы регистрируются в  регистрационно-контрольной форме, а именно журналах.

Регистрационный номер документа  состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных возможностей, может дополняться буквенным  или цифровым индексом структурного подразделения, индексом  по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, первой букве фамилии  гражданина, подавшего заявление  и др. составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой  чертой или дефисом ( 25/01-05, А-235).¹²

Контролю подлежат все  зарегистрированные документы.

• Контроль исполнения документов в учреждении включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов. Контроль исполнения документов должен быть упреждающих.

При постановке документа  на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о  контроле, которую обозначают буквой «К».

Контроль за исполнением  документов осуществляет организационный  сектор, в структурных подразделениях – начальники структурных подразделений.

Сроки исполнения документов в учреждении исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших  – с даты регистрации.

При определении продолжительности  срока исполнения документа учитывается  содержание документа и практические возможности его исполнения. Сроки  исполнения указываются в самих  документах (постановления, приказы, распоряжения, решения) или фиксируются в резолюции  руководителя.

В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются  типовые сроки исполнения:

• Договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора; ответ на предложения о заключении договора до 10 дней после получения договора.

Письма-поручения и письма-запросы  вышестоящих учреждений и

организаций к указанному в них сроку или в течение  десяти дней.

• Письма, предприятий, учреждений, организаций – десять дней.
• Предложения граждан – в срок до одного месяца (если не требуют дополнительного изучения).
• Протокол разногласий – составление и направление в десятидневный срок, рассмотрение в двадцатидневный срок.
• Соглашение дополнительное: подписание не позднее трех дней с момента получения.
• Телеграммы, требующие срочного решения – до двух дней, остальные десяти дней.¹³