Шпаргалка по "Документальное обеспечение управления"

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, излагаются цели, задачи и  суть проведенной работы, ее результаты. Эта часть акта м.б. оформлена  в виде таблицы, позволяющей обеспечить высокую информативность текста. В некоторых актах текст м. иметь третью часть – выводы, заключения, предложения комиссии.

При необходимости, в конце текста даются сведения о количестве экземпляров  и месте их нахождения. Акт подписывает председатель и все члены комиссии, а также все лица, принимавшие участие в составлении.

Дата место составления акта должна соответствовать дате и месту  активного события, акт оформляется  на общем бланке А4, внутренние акты м.б. оформлены не на бланке. Для ряда актов требуется подпись руководителя и заверение печатью предприятия.

С актом ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они  затрагивают в акте. После подписи  составителей ставится отметка «с актом  ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и дата».

Особую  группу образуют акты, устанавливающие  факты повреждения, порчи и недостачи  груза иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, выполняется  без помарок, подписок и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, отвечающего за перевоз груза).

 

22. документ «договор»  (определение, реквизиты, правила  составления).

Договор – один из наиболее распространенных юридических документов, устанавливающий права, обязанности и ответственность за их выполнение.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, 25.

Заключение  договора обычно начинается с предложения  его заключить, т.е. направления оферты.

Оферта  должна содержать основные условия  предлагаемой сделки. Принятии предложения  другой стороной считается акцептом (согласие). Обмен документами между  сторонами может происходить  по средствам почтовой, телеграфной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту.

Договорные  отношения могут быть также установлены  путем предоставления одной из сторон проекта договора, получив его, другая сторона рассматривает и если нет возражений, подписывает. Один экземпляр договора возвращается стороне, составившей проект. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкая формулировка прав и  обязанностей сторон

- возможность расторжения договора  одной из сторон

- санкции к каждой из сторон  за невыполнение обязательств

- соответствие пунктов договора  Федеральному закону о защите  прав потребителей и другим  законодательным актам.

- соответствие подписей, печатей,  дат, юридических адресов.

При указании цены договора, необходимо следовать требованиям статьи 317 ГК РФ, устанавливающей, что денежные обязательства должны быть выражены в рублях. Допускается упоминание других валют, но только формулировки (подлежит оплате в руб., сумме, эквивалентной сумме иностранных валют). Несоблюдение этого правила приведет к признанию этого договора не действительным.

Коммерческий договор храниться 5 лет, после истечения срока договора или условий его выполнения. Договора на большую сумму или имеющие важное значение могут быть переданы в архив. Договор с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой ценности других стран следует хранить не менее 10 лет.

 

23. документ «справка»  (определение, реквизиты, правила  составления).

Это документ, подтверждающий какие либо факты или события.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, (12), (14), 15, (18), 20, (21), 22, (25), (28).

Виды справок:

- справки, подтверждающие и списывающие  факты или события в производственной  деятельности организации или  предприятия. Эти справки составляют по указанию вышестоящей организации или по указанию руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит из двух частей: В первой излагают факты, послужившие поводом для написания этой справки, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справках не приводят, это отличает их от докладной записки. Датой справки является дата ее подписания. Справки составленные по указанию вышестоящей организации подписывает руководитель, справки, составленные для руководителя – составитель, справки финансового характера – руководитель и главбух. Заверяют такие справки печатью. Справки, выходящие за пределы предприятия оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами. Справки на производственную тематику составляют в двух экземплярах, один из которых направляют адресату, а второй подшивают в дело.

- справки, удостоверяющие юридические факты, подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности и т.д. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5. Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть справки. Текст начинается с указания ФИО в именительном падеже. В конце справки указывают название организации, куда оно представляется, заверяется подписью и печатью.

 

24. документ «докладная  записка» (определение, реквизиты,  правила составления).

Это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 15, 18, 20, (21), 22, (27), (28).

По содержанию, д/з подразделяются на: инициативные, информационные, отчетные. Инициативные – составляются с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются не только какие-то факты, но и конкретные предложения, рекомендации или выводы. Информационная д/з составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы. Отчетные д/з – информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений, результатах проверки и т.д.

Текст д/з делится на 2 части:

- изложение факто, послуживших причиной составления д/з.

- выводы и мнения составителя.

Текст д/з может состоять только из одной части, если речь идет об общеизвестных  фактах. Оформление д/з зависит от ее адресата: если она адресована руководителю данного предприятия, то считается внутренней и пишется на листе бумаги формата А4 или А5 с помощью компьютера, машинописным или рукописным способом, подписывает ее автор-составитель. Если документ выходит за пределы организации (в вышестоящую организацию), то считается внешним, и оформляется на общем бланке организации, формата А4, подписывается руководителем организации. Датой д/з считается дата ее подписания. д/з по основным вопросам предприятия хранится 5 лет.

 

25. документ «объяснительная  записка» (определение, реквизиты,  правила составления).

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа, плана, отчета, проекта ли объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Реквизиты: (08), 10, 11, (12), 15, (18), 20, 22, (28).

о/з можно разделить на 2 группы:

- документы, чаще всего сопровождающиеся  основной документ и поясняющие  содержание его отдельных положений.  Они оформляются на общем бланке  предприятия и подписываются  руководителями.

- составляют о/з по поводу  каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков, поведения отдельных лиц. Текст таких о/з должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства, как и внутренние д/з, они оформляются на чистых листах бумаги, подписывают составители.

 

26. документ «заявление»  (определение, реквизиты, правила составления).

Это документ, адресованный организации  или должностному лицу, и содержащий изложение какого-либо вопроса.

Реквизиты: 10, 11, 15, 20, (21), 22, (28).

Документ может иметь форму  просьбы, заявления, жалобы.

З. о приеме на работу составляется в произвольной форме и пишется как правило от руки или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4.

На заявлении о приеме на работу ставится резолюция руководителя и  виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста. З. поступает в отдел кадров или должностному лицу, который работает с документами по кадрам, а затем издается приказ о приеме на работу.

З. о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, а в небольших организациях может составляться в произвольной форме, и написано от руки. З. о предоставлении учебного или академического отпуска, отпуска по уходу за членами семьи и т.п. должно содержать в тексте указание на соответствующие документы.

 

27. документ «доверенность» (определение, реквизиты, правила  составления).

Документ, предоставляющий доверенному  лицу право на совершение каких-либо действий от имени доверителя. Официальные  доверенности выдаются для совершения сделок, подписания документов, получения товарно-материальных или денежных ценностей или др. действий от имени предприятия.

Реквизиты: 08, 09, 10, 11, 12, 20, 22, 25.

В тексте официальной доверенности указывается должность, паспортные данные должностного лица, организация, в которой производится действие по доверенности; вид действия; образец подписи лица, получившего доверенность и срок действия доверенности.

Если действие, указанное в доверенности имеет отношение к денежным или  материальным ценностям, то она подписывается руководителем предприятия и главбухом, заверяется печатью. Доверенность может быть оформлена на бланке предприятия или на стандартном бланке, как правило, машинописным способом или от руки.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение з/п и др. выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пособий, стипендий, пенсий и т.д. Такие доверенности не требуют нотариального заверения.

Реквизиты личной доверенности: 10, 11,20, 22, 25, 26.

В тексте такой доверенности указывается:

- ФИО лица, выдавшего доверенность

- ФИО лица, которому выдали доверенность

- наименование организации, в  которой должны быть произведены  операции по доверенности

- содержание доверенности.

Удостоверение личной

доверенности производится руководителем организации, по устному заявлению заинтересованного лица. При этом руководитель должен установить личность человека, который предоставляет доверенность на засвидетельствование по документам, удостоверяющим личность доверенного лица.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре. При выдаче денег по доверенности, кассир обязан проверить паспорт или заменяющий его документ, удостоверяющий личность получателя.

Максимальный срок действия доверенности – 3 года, если не указан срок ее действия, то она сохраняет силу в течение 1 года со дня выдачи. Доверенность считается недействительной, если не указан срок выдачи.

 

28. документ «расписка» (определение, реквизиты, правила  составления).

Документ, удостоверяющий получение  каких-либо ценностей (денег, вещей, документов и т.п.).

Реквизиты: 10, 11, 20, 22.

Текст расписки состоит из указания должности, ФИО лица, получившего  ценности, затем данные лица, выдавшего  ценности; перечисление ценностей, с  указанием количества, а иногда и  цены, которая пишется цифрами  и в скобках прописью.

Составляется в одном экземпляре и хранится у лица, предоставлявшего ценности. При утрате ценностей она  является основанием к их взысканию.

Расписка подтверждает не только факт предоставления ценностей, но и дату их сдачи. На предприятиях торговли, расписки составляются в тех случаях, когда полученные от поставщика товары взяты на ответственное хранение.

 

29. документ «телеграмма» (определение, 

реквизиты, правила  составления).

Обобщенное название различных  по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей текста (по телеграфу).

Реквизиты: 10, 12, 15, 20, 22. Эти реквизиты  помещают над чертой, в той части  телеграммы, которая подлежит оплате.

Реквизиты: 08, 09, 11, 22, 25 – неоплаченные.

Категория и вид телеграммы указывается перед адресатом: простая, правительственная, срочная, с уведомлением о вручении. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прибыть к адресату за срок до 3 часов, а простая – до 6. Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителем.

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления. Телеграммы печатают на чистом листе  бумаги или на специальном бланке в 3 экземплярах: 1 – передают на телеграф; 2 – подшивают в дело канцелярии; 3 – передают в бухгалтерию.

Текст телеграммы печатается на 1 стороне  через 2 интервала прописными буквами, между словами делается пропуск 2 удара. Текст печатается начиная  с абзаца, далее – красная строка. Исправления, переносы, абзацы – не допускаются. Текст должен излагаться сжато, и состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допустить краткое доказательство.

Пишется телеграмма особым телеграммным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания, если знаки  препинания необходимы, то они пишутся сокращенно, строчными буквами – тчк, зпт, квч и т.п.

Цифровые данные, в том числе  даты в тексте указывают словами, чтобы избежать искажений при  передаче. Заканчивается указанием  ее индекса.

 

30. документ «телефонограмма» (определение, реквизиты, правила составления).

Обобщенное название различных  по содержанию документов, выделенных в связи с особой передачей  текста (по телефону и записывается получателем).

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 15, 14, 20, 22. А также  должность, фамилию передавшего телефонограмму, № телефона и время передачи.

Телефонограммы передают несложные  тексты до 50 слов, чаще всего – это  приглашения, напоминания о совещании. Текст должен быть кратким, четко  сформулированным и не содержащим труднопроизносимых слов. Подписывается телефонограмма руководителем или ответственным лицом. Телефонограмма составляется в 1 экземпляре на чистом листе бумаги и специальном бланке. Передающий зачитывает текст, а принимающий – записывает и принимает повторным чтением, при этом указываются все знаки препинания. Принимающий телефонограмму несет ответственность за правильность записи, содержания и направления на исполнение. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу – исполнителю.