Шпаргалка по "Документальное обеспечение управления"

 

31. документ «протокол» (определение, реквизиты, правила  составления).

Это документ, в котором фиксируется  ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, (16), 18, 20, (21), 22, (23), (28).

В зависимости от вида заседания  выбирается форма протокола: краткая, полная или стенографическая. Краткий  протокол фиксирует обсуждавшиеся  на заседании вопроса, фамилии докладчиков  и принятые решения, рекомендуется вести только в таких случаях, когда заседание стенографируется.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса  и выработку решения по каждому  вопросу.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание доклада и выступлений участников заседания. Все высказывания, мнения, прозвучавшие реплики и вопросы, замечания, позиции; позволяет документировать подробную картину заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке формата А4. датой  протокола является дата заседания, если оно продолжалось несколько  дней, то датой протокола включает дата начала и окончания.

Номером протокола является порядковый номер заседания, заголовок к  тексту, как правило отражает вид  заседания и согласуется с  названием документа. Текст протокола  состоит из двух частей: вводная  и основная.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана  с употреблением устойчивой терминологии – председатель, секретарь присутствовали. Эти слова пишут с большой  буквы от левого поля. Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую и в строчку, если присутствующих более чем 7-10 человек, то указывают их общее количество и рядом пишут, регистрационный лист прилагается. К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют.

водная часть заканчивается повесткой дня. Словосочетание «повестка дня» пишется от левого поля, заглавными буквами, с красной строки начинают запись пункта повестки дня, нумеруют их арабскими цифрами, вопросы располагают по степени важности и сложности. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали – выступили  – постановили (реже РЕШИЛИ), при  чем для каждого вопроса в  отдельности, которые пишут прописными буквами от левого поля. После них  ставится двоеточие, перед словом СЛУШАЛИ ставиться порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждается несколько вопросов. С красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в именительном падеже. Затем ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада или сообщение. Если текст доклада представлен докладчиком, то вместо краткого изложения доклада пишут, доклад прилагается.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной  строки пишут инициалы и фамилии  выступавших в именительном падеже. После, с большой буквы пишут  содержание выступлений, которые излагаются от первого, третьего лица и в безличной форме. Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают, выступление прилагается. «вопросы и ответы» фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова вопрос и ответ не пишут, записывают ФИО выступающего и краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление, начинают эту часть  со слова ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, которые пишут от левого поля и  отделяют от предыдущей части текста двумя интервалами.

Постановляющую часть строят по схеме ДЕЙСТВИЕ – ИСПОЛНИТЕЛИ  – СРОК. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение  или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные  вопросы, то его делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с красной строки.

В ходе заседания, обычно составляется черновик протокола. В течение 5 дней протокол уточняется, добавляется и  оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывает председатель и секретарь. Протоколы хранятся не менее 10 лет и могут передаваться в архив.

 

32. документ «выписка  из протокола» (определение, реквизиты,  правила составления).

Это документ, представляющий собой  точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

Реквизиты: 08, 10, 11, 12, 14, 18, 20, 22, (25), 26, (28).

Выписки из протокола воспроизводят  все реквизиты бланка, вводную  часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий обсуждение вопроса, часть СЛУШАЛИ, часть ПОСТАНОВИЛИ. Выписку подписывает секретарь, он же составляет заверительную надпись, состоящую из слова ВЕРНО, указание должности лица, заверяющего выписку, личные подписи, расшифровки и даты. Если выписка предоставляется в другую организацию, то она заверяется печатью.

 

33. формы организации  делопроизводства.

В зависимости от структуры входящих и исходящих документов, у также  их количества, в системе делопроизводство может быть централизованным, децентрализованным и смешанным. При централизованной системе делопроизводства приемом, регистрацией, контролем исполнения, отправкой документов и формированием их в дело занимается одноструктурное подразделение (секретариат, канцелярия или общий отдел). При децентрализованной системе, все виды работ с документами производятся в самих структурных подразделениях. При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием и отправка, а в отдельных случаях – контроль за исполнением документов) производят в каком-либо одном отделе канцелярии, а остальные в др. отделах предприятия.

 

34. состав и учет  объема документооборота.

В процессе управления предприятиями  требуется быстрая и качественная В процессе управления предприятиями  требуется быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой происходит от места составления или поступления на предприятия до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным лицам организации. Это движение документов принято называть документооборотом.

 

35. Основные этапы  документооборота.

Под документооборотом принято  понимать движение документов с момент их получения или создания до отправки или исполнения.

Научная организация документооборота — залог успеха в управленческой деятельности. Ведь принятие и исполнение управленческих решений во многих

случаях зависит от правильной организации  документооборота. Чем короче путь движения документа, тем быстрее  он дойдет до исполнителя.

Работа по совершенствованию документооборота начинается с изучения движения документов. Анализируется тот путь, который они проходят по инстанциям, чтобы, по возможности, его сократить. Устраняются причины, из-за которых происходит задержка документации, необоснованное ее согласование и визирование, дублирование операций. Для этого составляются специальные оперограммы, позволяющие наглядно представить путь движения документов через промежуточные инстанции, чтобы обосновать его целесообразность.

Особую важность при организации  документооборота представляют правила оформления документов, которые разрабатываются непосредственно на предприятиях. Они регламентируют их движение с момента создания и до выхода в свет или до исполнения.

Очень часто задержка документов происходит оттого, что их передают не по назначению: вначале они поступают к первому  руководителю, затем его заместителю и лишь потом уже к непосредственному исполнителю. Эти задержки можно ликвидировать, установив точную регламентацию в должностных инструкциях и инструкциях по делопроизводству. Наибольший эффект достигается тогда, когда документ попадает сразу же к исполнителю или проходит по схеме руководитель — исполнитель.

На практике предприятия разрабатывают  перечни документов, где указываются должностные лица-исполнители. Делопроизводственные службы направляют документ тому руководителю, который принимает окончательное решение.

Существенную роль в ускорении  движения документной информации играют средства оргтехники, применяемые в управленческом труде. Так, при визировании документов и их согласовании используются копии, полученные е помощью множительной техники. Это позволяет одновременно согласовывать документ с несколькими должностными лицами и значительно экономить время. Немаловажное значение имеет также правильная организация приема и обработки документации.

 

36. хранение документов в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия  после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить  в специальных папках. В конце  рабочего дня папки с документами  закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают  в папки и хранят в соответствующих  отделах предприятия. Ответственность  за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено  право пользования ими и которые  отвечают за их сохранность. Ответственность  за пользование гербовой печатью  несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

 

37. контроль за исполнение  документов.

Порученного задания является одной  из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения задания  осуществляет руководитель или специально уполномоченные лица, контроль по существу – это оценка того, на сколько правильно, удачно и полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или  служба ДОУ. Контроль за сроками исполнения можно разделить на текущий и  предупредительный. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (для исполнения обращения граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих  организаций, и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан в самих  документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов, срок исполнения указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Для документов, содержащих сложное  задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей предприятия. Это может  быть ручная характеристика, но в настоящее  время все чаще используется автоматическая система контроля исполнения документов.

На контролируемых документах необходимо проставлять штамп-контроль.

Документы снимаются с контроля и считаются исполненными при  наличии подписи исполнителя, удостоверяющей, что задание или поручение  выполнено.

 

38. работа с письменными  обращениями граждан.

Тема по заявлениям и жалобам  ведется отдельно от других видов  делопроизводства (кадрового и общего), специально названными должностными лицами, а личная ответственность за состояние  этой работы возлагается на руководителя предприятия. Поступающие письма граждан регистрируются в спец. журналах или на карточках установленной формы. После регистрации письма передаются руководителям организации, которые лично предпринимают необходимые меры к разрешению поставленных в письма вопросов или поручают эту работу своим заместителям.

После исполнения документа, делается запись в регистрационном журнале  или по карте с указанием результата рассмотрения, даты, номере, ответа и  кому сообщено о результатах. Ответы на письма могут давать в устной или письменной форме руководителями предприятий или др. уполномоченными лицами.

Заявления и жалобы граждан должны быть рассмотрены в срок до одного месяца, а не требующие дополнительной проверки – безотлагательно или  не позднее 15 дней со дня поступления.

Контроль за рассмотрением писем , а также за исполнением принятых по ним решений возлагается на назначенных для этой цели должностных  лиц. Решение о взятии письма на особый контроль, а также о снятии с  контроля после его исполнения принимает руководитель предприятия.

 

39. номенклатура дел.  Виды номенклатуры.

Группирование документов в дело предприятия  осуществляется с помощью номенклатуры.

Номенклатура дел – это систематизированный  список наименования дел, заводимых  в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения и утверждения в установленном порядке. В зависимости от поступающей документации, структуры предприятия, ответственность за работу номенклатуры возлагается на канцелярию или секретаря.

Для составления номенклатуры дел  назначается комиссия в составе руководителя структурного подразделения, ведущих специалистов и работника архива.

Номенклатура дел бывает индивидуальная, типовая и примерная.

Индивидуальная разрабатывается  для одного предприятия, а типовая  и примерная – для предприятий с однотипным характером деятельности и составления документов.

В крупных организациях рекомендуется  использовать сводную форму номенклатуры дел, отражающую документы всего  предприятия.

 

40.формирование дел.

Для правильной организации и лучшего  использования, документы группируются в дело. В практике делопроизводства выявлены критерии группирования документов в дело, получившие название признаков заведения дел. Таких признаков 6:

1. номинальное объединение документов по их наименованию
2. предметно-вопросный – это группирование документов по одному вопросу
3. корреспондентский побор документов по переписке с определенными корреспондентами
4. авторский – это объединение документов одного автора
5. географический – объединение документов нескольких корреспондентов, находящихся на разной территории
6. хронологический – подбор документов за определенный период.