Шпаргалка по "Документальное обеспечение управления"

Документы данного периода располагаются  в начале, поступившие позже –  в конце.

Дело – совокупность документов или документ, относящийся к определенному  вопросу или участку деятельности. Каждое дело должно содержать 200-250 листов. Подготовив дело, следует перейти к следующим этапам работы:

- описание дела на обложке

- брошюрование 

- нумерация листов

- составление заверительной надписи.

На  дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле. Такие документы сгруппированы в дела, подшиты в твердую обложку и переплетены.

Документы, хранящиеся до 10 лет оформляются  проще: учет их ведется по номенклатуре дел без нумерации листов, описи и подшивки в папку. В течение года по служебной необходимости документы из дела извлекают, в этом случае на место изъятых документов укладывается лист-заместитель. При выдаче дел на временное пользование на их место кладется карточка-заместитель.

41. экспертиза ценности  документов.

Завершительным  этапом работы с докумен6тами в текущем  делопроизводстве является подготовка дел к передаче в архив предприятия  для дальнейшего их хранения и  использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться 1 год, после окончания текущего года к ним еще раз обращаются за справками, а работа с такими документами завершается. В начале нового календарного года по истечении указанного срока, дела должны быть сданы в архив предприятия.

Подготовка к сдаче дел в архив начинается с проведения экспертизы научной и практической ценности документов. Она осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией предприятия, которая назначается руководителем и должна составлять не менее 3-5 человек, под председательством одного из руководящих служащих. Экспертная комиссия руководствуется в своей работе действующими правилами, инструкциями и т.п.

Отбор документов и дел на уничтожение  оформляется автором. Тексты рассматриваются  экспертной комиссией предприятия, соответствующие нормам – утверждаются руководителем.

42. передача документов  в архив.

Предприятие ведется по графику, подтвержденному  руководителем. В архив предприятия  передаются дела постоянного и долговременного  хранения через год после завершения работы с ними в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передаются в архив на усмотрение руководителя.

Архив принимает дела и учитывает их в регистратуре, вместо дел выдаются регистрационные карточки. Заведующий архивом рассматривает вопрос о принятии дел на собраниях. Производится опись кол-ва принятых дел и дел постоянного хранения, составляется в 4 экземплярах. Один экземпляр высылается должностному лицу, сдавшему дело, а остальные – остаются в архиве предприятия.

Документы, подлежащие к гос. хранению остаются в архиве в течении установленного срока, а затем передаются в гос. архив.