Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам

После обращения следует  текст, который принято начинать словами "Имею честь сообщить" либо излагается в произвольной форме.

Письмо заканчивается  комплиментом. Могут использоваться следующие комплименты (в адрес  Президента, Посла или Министра иностранных  дел): "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр (, принять  уверения в моем весьма (самом ( высоком ( глубоком, искреннем уважении".

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется  в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями в "весьма высоком  уважении", то и отвечать рекомендуется  аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться  другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С  глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением" и другие. В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют  личная подпись лица, направляющего  письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и  фамилия полностью. При оформлении письма за подписью Председателя Государственного Аппарата указываются, как правило, имя и фамилия полностью.

В соответствии с принятыми  в большинстве зарубежных стран  стандартами адрес зарубежного  корреспондента располагается, как  правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц  письма.

Допускается также оформление реквизита "Адресат" в соответствии с правилами внутренней переписки, в правом верхнем углу.

Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии  и полного наименования официальной  должности лица, которому направляется письмо. Например, при оформлении адреса в левом нижнем углу первой страницы он оформляется следующим образом:

Господину Бруно Халлеру,

Генеральному секретарю

Парламентской ассамблеи

Совета Европы

В ряде случаев, в зависимости  от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его  титул. Например:

Его Превосходительству

господину (И.Фамилия),

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название  страны)

или:

Е.П. г-ну (И.Фамилия),

Чрезвычайному и Полномочному Послу

(официальное название  страны)

В других случаях в состав реквизита "Адресат" включаются также  наименование организации, фирмы, название города и страны.

Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной  строки.

Частные письма полуофициального характера

Такого рода письма посылаются лично знакомым официальным лицам  в случаях, когда необходимо высказать  благодарность, просьбу, а также  в целях ускорения решения  какого-либо вопроса путем обращения  к лицу, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых  в официальном порядке по тем  или иным причинам нецелесообразна. Ими могут быть личные и семейные события того или иного лица (день рождения, продвижение по службе, получение  награды, рождение ребенка в семье, а также траурные события и  другие).

Частные письма полуофициального характера пишутся большей частью на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона  листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим: "Уважаемый  господин Министр", "Уважаемый  господин Директор", "Уважаемый  господин Сенатор" и тому подобное.

Заключительный комплимент в частном письме обязателен и  зависит от служебного или общественного  положения адресата и характера  отношений автора с адресатом.

Частное письмо может быть написано от руки. Этим автор подчеркивает свое уважение к лицу, которому посылается письмо.

Номер на письме не указывается, дата и личная подпись необходимы.

Звание и полная фамилия  адресата пишутся только на конверте.

В особых случаях при оформлении писем в адрес зарубежных корреспондентов  следует придерживаться той формы  письма, которую рекомендуют Управление межпарламентских связей и Департамент  государственного протокола МИДа России.

Телеграммы оформляются  на бланках установленной формы.

Право подписи телеграмм  категории "Высшая правительственная" в Государственной Думе имеют: Председатель Государственного Аппарата, заместители  Председателя Государственного Аппарата.

Правом подписи телеграмм  категории "Правительственная" пользуются: председатели комитетов и комиссий Государственного Аппарата; руководители фракций и депутатских групп; депутаты Государственного Аппарата; Руководитель Аппарата Государственного Аппарата и его заместители.

При оформлении телеграмм  печатаются следующие реквизиты:

1. Подробный адрес  (куда:)

(кому:)

Указывается полный телеграфный  адрес, содержащий все адресные атрибуты, необходимые для обеспечения  ее доставки адресату без розыска  и наведения справок, в том  числе наименование организации, должность, инициалы и фамилия получателя или  инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.

При подаче телеграммы с  одним и тем же текстом до трех (включительно) адресов отправитель  должен представить столько экземпляров  телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой из этих телеграмм указывается только тот  пункт, куда следует доставить телеграмму.

При адресовании телеграммы в четыре и более адресов прилагается список адресов (список не может содержать более 20 адресов), составленный и подписанный исполнителем. К списку прилагается один экземпляр телеграммы.

Если телеграмма направляется в один город, но адресуется нескольким организациям (без слова "Копия"), адрес на бланке необходимо печатать, каждый раз повторяя название города:

Архангельск Законодательное  собрание области

Архангельск Администрация  области

Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам, причем один адрес основной, а в  остальные идут копии телеграммы, то адресаты указываются следующим  образом:

Архангельск Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Адресаты на бланке телеграммы с одним и тем же текстом, отправляемой в разные города, необходимо писать следующим образом:

Архангельск Законодательное собрание области

Копия: Администрация области

Волгоград Начальнику дороги

Копия почтой: Москва МПС

Все адресаты, находящиеся  в одном городе, должны быть сгруппированы  и написаны вслед за наименованием  города.

Если телеграмма адресована организациям, расположенным в городах  областного или краевого подчинения, необходимо также указывать наименование соответствующей области или  края. Например:

Коломна Московской

Уссурийск Приморского

2. Текст.

Текст телеграммы может начинаться с обращения к должностному лицу.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание), с обозначением знаков "точка", "запятая", "кавычки", а также  знака "скобка" полными словами  либо соответствующими символами.

Знаки "тире", "восклицательный", "вопросительный", "дробная  черта"; знаки арифметических действий ("плюс", "минус"), параграфа  могут указываться либо полными  словами, либо соответствующими символами.

Знак "номер" может указываться  либо полным словом, либо сокращенным  словом "нр".

Другие знаки могут  указываться только полными словами.

Цифры в телеграмме могут  указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Числа, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами. При отсутствии цифр нельзя допускать  прочеркивания (-), а следует писать слово "нет".

Если слово в тексте пишется через дефис (например: по-прежнему, из-за, научно-исследовательские, строительно-монтажные и тому подобное), то надо ставить черточку.

Текст телеграммы печатается шрифтом Times New Roman Cyr N 12 и N 14 через 2 интервала, как правило, прописными буквами. Объем текста не должен превышать 90 слов (одна машинописная страница). В тексте нельзя делать вставки.

Если в телеграмме дается ответ на поступивший документ, в  тексте телеграммы приводится ссылка на его номер и дату.

3. Подпись.

Подпись в телеграмме оформляется  отдельной строкой. В подписи  указываются должность и фамилия  лица, подписавшего телеграмму. Допускается  указывать также инициалы имени  и отчества.

4. Номер и дата.

Печатаются ниже реквизита "Подпись".

5. Наименование  и адрес отправителя.

Реквизит состоит из слов "Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации" и  фамилии исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Служебная записка (записка) подается вышестоящему руководителю по вопросам, требующим документального  оформления, и с учетом важности поднимаемого в ней вопроса. Существо вопроса излагается кратко, приводится аргументированное обоснование (при  необходимости с приложением  справочных или аналитических материалов).

Служебная записка оформляется, как правило, не на бланке и имеет  следующие реквизиты:

1. Адресат.

Служебные записки адресуют Председателю Государственного Аппарата и его заместителям, Руководителю Аппарата Государственного Аппарата, руководителям депутатских объединений, комитетов, комиссий, руководителям  структурных подразделений Аппарата и другим должностным лицам.

В состав реквизита "Адресат" входят наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому адресуется служебная записка. Составные  части реквизита пишутся в  дательном падеже. Инициалы и фамилия  выделяются шрифтом более яркой  насыщенности. Например:

Наименование должности  в реквизите "Адресат" располагается  в правом верхнем углу первого  листа документа. Максимальная длина  строки не должна превышать 8 ( 9 см и ограничивается правым полем. Наименование должности, инициалы и фамилия адресата выравниваются по левому краю в границах, отведенных для реквизита.

2. Заголовок. 

Заголовок располагается  ниже реквизита "Адресат" и оформляется  аналогично заголовку к служебному письму.

В служебных записках небольшого объема заголовок может отсутствовать.

3. Текст. 

Текст служебной записки может начинаться с обращения к соответствующему руководителю (должностному лицу), которое выделяется шрифтом более яркой насыщенности.

Печатается от границы  левого поля шрифтом Times New Roman Cyr N 12 через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

4. Приложение.

Если служебная записка  имеет приложения, названные в  тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если служебная записка  имеет приложения, не названные в  тексте, их наименования необходимо перечислить  с указанием количества листов в  каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложения: 

1. Справка по итогам работы Архива Государственного Аппарата в первом полугодии 2006 г. на 4 л. в 1 экз.

2. Расчет потребности Архива Государственного Аппарата в компьютерной и организационной технике на 3 л. в 1 экз.

5. Подпись. 

Служебные записки подписываются  должностными лицами в пределах прав и компетенции, установленных должностными инструкциями, и в соответствии с  распределением обязанностей. В состав реквизита "Подпись" входят полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы и фамилия. Например:

Начальник отдела учета

и систематизации законодательства

Правового управления А.П.Любимов

Наименование должности  печатается с выравниванием по левому краю в границах, отведенных для  реквизита. Длина самой длинной  строки не должна, как правило, превышать 8 ( 9 см. Инициалы и фамилия размещаются на расстоянии не менее 12,4 см от границы левого поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещение ее в сторону площади, отведенной для личной подписи.

При подписании служебной  записки несколькими лицами, занимающими  равные должности, их подписи располагают  на одном уровне. При подписании служебной записки несколькими  лицами, занимающими разные должности, их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  уровню занимаемых должностей. Например: