Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам

Письмо-сообщение может  быть инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может  начинаться с обоснования или  непосредственно с изложения  сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что ...

Доводим до Вашего сведения, что ...

Считаем необходимым поставить  Вас в известность о ...

Ответы на оферту могут  содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями  оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком  случае акцептом (англ. Accept - принять). В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка. Если покупатель согласен не со всеми пунктами предложения, то он посылает контрпредложение, где излагает свои условия. Если продавец не согласен со всеми ..... до тех пор пока не признают несовместимость предлагаемых условий или не достигнут согласия. В нашей ситуации фирмой-продавцом присылается предложение партии компакт дисков другого исполнителя, но получает отказ из-за низкой популярности этого исполнителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Любой документ, создаваемый  в обществе, входит в соответствующую  систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной  классификации систем документации, видов и разновидностей документов. При необходимости используется эмпирически сложившееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той  или иной системе начинается с  разделения всех документов на официальные  и документы личного происхождения.

Официальные документы в  зависимости от обслуживаемой ими  сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость  объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых  являются следующие системы документации:

-        организационно-правовая  документация;

-        плановая  документация;

-        распорядительная  документация;

-        информационно-справочная  и справочно-аналитическая документация;

-        отчетная  документация;

-        документация  по обеспечению кадрами (по  личному составу);

-        финансовая  документация (бухгалтерский учет  и отчетность);

-        документация  по материально-техническому обеспечению;

-        договорная  документация;

-    документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством  целевого назначения и в комплексе  обеспечивают документирование той  или иной управленческой функции  или вида деятельности.

В данной работе были рассмотрены  особенности стиля написания  коммерческих писем; изучены определения  и области применения каждого  делового письма; была описана хозяйственная  ситуация и составлена схема коммерческой переписки связанной с описанной  хозяйственной ситуацией. Также  была написана коммерческая переписка, содержащая двенадцать писем, расположенных  в таком порядке, чтобы в наибольшей степени удовлетворять выбранной  хозяйственной ситуации.

Все вышесказанное позволяет  заявить, что все поставленные задачи были разрешены.

Список использованных источников

 

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. М.: Бизнес школа «Интел - Синтез» 2006-326.

2. Глушков В.М. Основы  делопроизводства. М.: «Интел - Синтез»  2005-459.

3. Лихачев М.Т. Документы  и делопроизводство: справочное  пособие. М.: «Экономика» 2004-317

4. Друздев А.Р. Документирование. М.: «Приор» 2005-216

5. Исаенко А.Н. Система управления документооборотом. М.: «Эко» 2004-311

6. Кирсанова М.В. Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства. М.: «ИНФРА-М» 2006-302

7. Кирсанова М.В., Аксенов  Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное  обеспечение управления: Учебное  пособие – 2 изд. – М.: «ИНФРА-М» 2006-437

8. Кочетков Г.Б. Делопроизводство  в системе управления. М.: «Новосибирск: НГАЭиУ» 2006-221

9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: «ПРИОР» 2005-317