Служебные письма. Особенности оформления писем иностранным партнерам

Консультант

отдела прохождения документов

и делопроизводства Управления

документационного обеспечения  И.В.Ларионова

Специалист-эксперт

Архива Государственного Аппарата Н.Е.Юркевич

6. Дата.

 Оформляется словесно-цифровым  способом. Печатается ниже реквизита  "Подпись" от границы левого  поля. Например:

 

15 марта 2007 года

 

7. Номер.

Состоит из буквенно-цифрового  индекса. Печатается ниже реквизита "Дата" от границы левого поля. Например:

 

2.6-18/216

 

8. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

Располагается в пределах нижнего поля справа и проставляется  в момент изготовления документа.

 

Глава 2 Разновидности писем в деятельности организации

Первым письмом в составленной переписке является письмо-извещение. Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью  их привлечения или приглашения  к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени  и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать  другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения, содержащие карту  участника, анкету участника, программу  мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может  быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение -отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно  или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения  руководитель организации или заместитель  руководителя, отвечающий за организацию  и проведение мероприятия. Письма-извещения  могут подписываться и несколькими  руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Этот вид письма используется организациями, предприятиями или  учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может  быть изменение цен, сроков поставки; открытие нового производства, филиала, представительства; производстве нового вида продукции и т.п... В данной переписке письмо-извещение используется для уведомления фирмы - потенциального покупателя партии компакт-дисков о выходе нового альбома популярной группы.

Письмо-подтверждение - служебное  письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или  других материалов, ранее достигнутые  договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная  договоренность, в тексте письма следует  коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать  их, и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на)».

Письмо-подтверждение может  заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко  носят типовой характер и рассылаются  органами власти и управления различных  уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

Информационные письма могут  содержать приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем  организации.

Следующее письмо - это письмо-запрос. Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании  могут содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация  не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы  составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются  руководителем организации или  официально уполномоченным на это должностным  лицом.

В деловой переписке этот вид письма используется для получения  информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара. В  коммерческой, переписке составленной в этой работе письмо-запрос используется для выяснения фирмой - потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт-дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Третье письмо - это ответ  на запрос. Письмо-ответ - служебное  письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным  или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал  автор в инициативном письме, при  условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором  письма-просьбы ошибки переносить в  письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее  письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от№...»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому  письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи  с ...».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда  может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в  запросе содержалась просьба  выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). В случае, если в запросе содержалась только просьба прислать образец, то ответом может стать высылка образца с сопроводительным письмом. Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке.

Если в коммерческой переписке  наступает такая ситуация, что  ожидаемый ответ одного из партнеров  по каким-либо причинам не поступает  и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание.

Содержание и тон письма-напоминания  зависит от того, насколько важны  для предприятия сведения или  действия, задерживающиеся в связи  с отсутствием информации от партнера. В зависимости от этих факторов письмо может содержать одну или две  части. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые  будут приняты в случае дальнейшего  отсутствия вестей от партнера. В том  случае, если информация не является важной или если никаких обязательств еще  и не было, то вторая часть письма опускается. В приведенной ниже переписке  письмо-напоминание написано без  второй части так как обязательств фирмой дано не было и кроме того отправители письма заинтересованы в сохранении партнерских отношений  с получателями.

Письмо-просьба - служебное  письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать  обоснование просьбы и изложение  самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать  в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в  случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью  глагола «просить»: «Просим Вас  провести... Просим Вас предоставить ... Просим Вас сообщить»... и т.д. Просьба  может формулироваться и без  глагола «просить», например: «Надеемся  на положительное решение вопроса... Надеемся, что Вы сочтете возможным  рассмотреть наше обращение» и т.п.

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести ...)... Одновременно просим Вас...». (см Приложение №2)

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы  и в принципе это может быть любое письмо. В данной ситуации просьба содержала среди иных сведений и просьбу гарантировать  поставку и упомянутые в предшествующих письмах скидки. Поэтому ответом на письмо-просьбу здесь будет гарантийное письмо. Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может  оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор  сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем  организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Гарантийное письмо в общем  случае содержит подтверждение определенных обещаний или условий и адресуются обычно организации или частному лицу. В описанной ситуации она содержит подтверждение сроков поставки и скидок.

Письмо-заказ - это вид  делового письма, содержащий обращение  покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в  определенном количестве, при оговоренных  условиях. В нашем случае это обращение  к продавцу, содержащее просьбу поставить  компакт-диски на ранее оговоренных  условиях в количестве 4000 штук.

Ответом на заказ в общем  случае может являться, подтверждение  заказа с вытекающей из этого высылкой товара и возможно сопроводительного  письма, отказ или нечто посредственное с фразами типа “заказ принят к рассмотрению”, “в данный момент заказ не может быть выполнен” и т.п. Также может быть выслано предложение о замене товара, по каким-либо причинам не высылаемого, другим ему подобным. Но в переписке приведенной в данной работе такого ответа быть не может, так как фирмой-продавцом были даны твердые гарантии относительно сроков и условий поставки.

В связи с условиями, гарантированными фирмой-продавцом, диски должны быть высланы в течение трех дней с  момента получения заказа. Поэтому  компакт-диски высылаются с приложением  к ним сопроводительного письма. Сопроводительное письмо и составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. В принципе, сопроводительные письма оправдывают  себя только в том случае, когда  они содержат какие-либо дополнительные сведения или разъяснения по поводу присылаемого. Но в приводимом здесь  случае сопроводительное письмо используется в двойном качестве - с одной  стороны, это сопровождение партии компакт-дисков, с другой - сопровождение  дополнительных каталогов выпущенных и планируемых к выпуску дисков. В принципе, для каждого из этих случаев в отдельности сопроводительное письмо не требуется, но для их совокупности оно вполне уместно.

Письмо-подтверждение служит для подтверждения получения  каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма  покупатель посылает это письмо для  подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Коммерческое предложение  или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также  может посылаться как ответ на запрос. Существует два вида оферт: свободная и твердая. Свободная оферта - предложение, рассылаемое как правило сразу многим потенциальным покупателям и не влекущее за собой какого-либо обязательства со стороны продавца. Твердая оферта, напротив, подразумевает обязательство продавца поставить предлагаемую партию товара на тех условиях, которые указаны в письме. Твердая оферта обычно посылается с условием ответа в течение определенного времени. Оферта как правило несет в себе следующую информацию: количество товара, качество товара, упаковка, цена, сроки поставки, условия платежа, срок действия оферты и т.д.

Письмо-сообщение - служебное  письмо, которым автор информирует  адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.