Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

Положительными новеллами  Трудового кодекса РФ является, на наш взгляд, признание локальных нормативных актов частью системы трудового законодательства (в широком смысле как совокупности правовых актов, содержащих нормы трудового права) — ст. 5 ТК РФ, а также признание за работодателем права в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативно-правовыми актами, коллективным договором и соглашениями принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права — ст. ст. 8, 22 ТК РФ.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ, в отличие от ранее действующего КЗоТа РФ, уже не относит коллективный договор к локальным нормативным актам организации, выделяя его наряду с трудовыми договорами и соглашениями, в отдельную группу источников трудовых норм, принятых в договорном порядке (ст.9 ТК РФ).

Возможности урегулирования трудовых отношений коллективным договором  значительно расширены: Трудовым кодексом предусмотрено принятие в организациях Правил внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), также установлено, что  для коммерческих организаций системы заработной платы, размеры тарифных ставок, окладов, различного вида выплат устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами организаций. Здесь, конечно, имеются в виду традиционно принимаемые в организациях Положения об оплате труда или о мотивации персонала.

Независимо от организационно-правовой формы в коммерческих организациях целесообразно иметь иные Положения, обеспечивающие социально-трудовую сферу  и развитие персонала организации - об обучении, об адаптации, об аттестации, о социальных гарантиях и льготах персонала; Положения, обеспечивающие деятельность структурных подразделений организации - о порядке создания, реорганизации и ликвидации филиалов (представительств), о внутреннем коммерческом расчете; Положения, регулирующие выполнение тех или иных функций, распространяемых на все или многие подразделения организации - о договорно-правовой, о претензионно-исковой работе и пр. При отсутствии указанных выше документов деятельность коммерческой организации в определенных сферах не будет эффективной.

В корпоративном законодательстве, обеспечивающем правовое регулирование  хозяйственных обществ и товариществ, значение локального нормотворчества  существенно возрастает. В ГК РФ и Законах о хозяйственных  обществах содержится большое количество диапозитивных норм и определяющее значение в правовом регулировании тех или иных отношений в этом случае имеет усмотрение самой коммерческой организации в лице компетентных органов управления.

Устав хозяйственного общества, имеющий статус учредительного документа, при отсутствии развитой системы локального нормотворчества не сможет обеспечить адекватное правовое регулирование деятельности общества. Во-первых, излишняя детализация устава неудобна для его пользователей, к числу которых относятся не только сами акционеры (участники), но также и государственные органы и организации, банки и другие кредитные организации, контрагенты по договорам: поставщики, потребители и пр. Во-вторых, законодательство предусматривает определенный правовой режим принятия и государственной регистрации изменений учредительных документов. Необходимость внесения изменений в устав потребует, как правило, созыва общего собрания, которое квалифицированным большинством должно принять соответствующее решение. Внесение изменений в учредительные документы, в отличие от внутренних документов, требует государственной регистрации, которая хотя и осуществляется теперь в упрощенном порядке, но все равно влечет за собой организационные и материальные затраты.⁶

Чтобы освободить себя от ненужных проблем, на наш взгляд, не следует перегружать устав излишней детализацией, большим количеством процедурных норм; оптимальным представляется разработка системы локальных нормативных актов хозяйственного общества. Обеспечивая упорядоченность всей деятельности хозяйственного общества — управленческой, производственно-хозяйственной, финансовой, социальной, развития персонала и пр., локальное нормотворчество становится механизмом организации корпоративного управления. При этом следует внимательно относиться к положениям федеральных законов о хозяйственных обществах о возможности свободы усмотрения общества и способе ее выражения: если в законодательстве содержится право хозяйственного общества урегулировать какой-либо вопрос только в уставе общества, то этот вопрос должен быть "прописан" именно в уставе, а не во внутренних документах.

Принимаемые хозяйственными обществами не противоречащие законодательству внутренние документы имеют обязательную силу для таких групп субъектов  отношений, как органы управления общества, акционеры (участники), структурные подразделения, администрация, работники. Внутренние документы организации, принятые в соответствии с законодательством, должны иметь обязательную силу и для судов общей юрисдикции, арбитражных судов, в частности, при рассмотрении любых споров, вытекающих из внутренней деятельности общества, например, из взаимоотношений органов управления и акционеров (участников), администрации и работников.

Пока хозяйственным  обществом не разработана система локальных нормативных актов, правомерность и защищенность его деятельности находится под вопросом. Всякая неполнота, недостаточная детализация, непроработанность процедур может повлечь за собой негативные последствия в виде отмены решений органов управления общества, признания сделок недействительными и пр. К сожалению, понимание этого обстоятельства приходит, как правило, в критических обстоятельствах или конфликтных ситуациях. Помня об этом, необходимо заблаговременно создать адекватную систему внутреннего регулирования деятельности организации.

Можно предположить, что  адекватность системы локального нормотворчества  определяется, на наш взгляд, ее непротиворечивостью, последовательностью, самодостаточностью, распространением на все сферы деятельности организации, учетом и соблюдением прав и законных интересов как субъектов правотворчества, так и его адресатов.

Одной из значимых причин разработки и применения внутренних документов является обеспечение баланса  интересов различных субъектов, принимающих участие в деятельности организации.

Существенное значение для эффективности правового  регулирования имеет как организация  процесса локального нормотворчества  — привлечение всех заинтересованных лиц для разработки документов и  учет их мнения, так и практика применения имеющихся правовых норм. "Некачественные", противоречивые правовые нормы или нормы, не содержащие механизма реализации, создают ситуацию, когда в процессе их применения субъекты соответствующих отношений вынужденно нарушают существующие предписания. В результате этого у персонала организации может формироваться негативная установка на игнорирование нормативных документов.

Для обеспечения эффективного применения многие внутренние документы  организации, касающиеся правового  регулирования социально-трудовой сферы, целесообразно принимать после широкого обсуждения в трудовых коллективах, профсоюзной организации. Ряд локальных нормативных актов в соответствии с требованиями действующего законодательства должен быть принят с учетом мнения или согласован с представительным органом работников. К числу таких документов, в частности, относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда, об аттестации персонала, о подготовке персонала. Перечень документов, принимаемых с учетом мнения представительного органа работников, может быть расширен по усмотрению самой организации, в рамках развития социального партнерства.

Важно отметить, что Трудовой кодекс РФ содержит отдельную статью 372, регулирующую порядок учета мнения выборного профсоюзного органа, представляющего интересы работников организации при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Таким образом, эффективность  системы локального нормотворчества  определяется целым рядом обстоятельств, в том числе заинтересованностью, квалификацией, активностью лиц, осуществляющих разработку и обеспечивающих применение внутренних документов в организации. Работа конкретного субъекта предпринимательской деятельности над созданием собственной системы локальных нормативных актов и ее совершенствование является длительным процессом, по существу не заканчивающимся никогда, требующим в пределах предоставленной законодательством свободы усмотрения, творческого подхода и новаторства.

Все выше изложенное позволяет  нам определить место локальных нормативных актов коммерческой организации в иерархии других нормативных актов, т. е. включить их в систему правового регулирования предпринимательской деятельности и обозначить их существенные черты.

Внутренние документы  или локальные нормативные акты:

— основаны на законодательстве и иных правовых актах и не могут  противоречить им;

— обеспечивают исполнение законодательства и иных правовых актов;

— принимаются в рамках диспозитивного дозволения и не в  противоречие законодательному императивному запрету;

— принимаются компетентными  органами управления коммерческой организации  в установленном порядке и  не нуждаются в утверждении или  одобрении какими-либо иными, в том  числе органами государственного управления, если для определенных организационно-правовых форм в части правового регулирования соответствующих отношений не предусмотрено иное (например, для государственных и муниципальных унитарных предприятий в ряде случаев необходимо согласование с собственником имущества);

• распространяются на всех субъектов, участвующих во внутренних отношениях организации: органы управления, акционеры (участники), работники, администрация, структурные подразделения;
• в ряде случаев (в основном это касается социально-трудовой сферы и вопросов социального партнерства) принимаются с учетом мнения или по согласованию с представительными органами работников;
• учитываются судебными и иными правоохранительными органами при рассмотрении споров, вытекающих из внутренней деятельности организации.

Локальные нормативные  акты организации могут определять правовой статус органов управления, должностных лиц и структурных подразделений общества, порядок взаимоотношений между ними, правовой режим уставного капитала, вопросы распоряжения имуществом, распределения прибыли общества, управления персоналом, образования и использования фондов и резервов, и иные вопросы организации и деятельности компании.

1.2. Оптимизация  кадрового и документационного  обеспечения в системе управления  персоналом предприятия

В рамках рассмотрения заявленной темы необходимо сделать следующее предположение, касающееся оптимизации кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия: по настоящему эффективно система управления персоналом функционирует только тогда, когда каждый ее элемент функционирует на основании четкой регламентированной последовательности действий  («принцип разумного бюрократизма»). И здесь важное значение для системы управления персоналом приобретает система локальных нормативных актов,  которую в этом контексте можно рассматривать как элемент документационного обеспечения системы управления персоналом, направленного на регламентацию исполнения своих непосредственных обязанностей персоналом предприятия, регламентацию обеспечения предприятия человеческими ресурсами и других аспектов деятельности организации.

Подтверждая высказанную  идею, рассмотрим основные цели системы  локальных нормативных актов  в рамках обеспечения системы  управления персоналом:

• эффективное руководство и управление персоналом;
• заинтересованность сотрудников в продолжительной и продуктивной работе в компании;
• эффективное распределение финансовых ресурсов;
• интерактивное владение ситуацией (ежедневное отслеживание затрат, доходов и экономии средств, прогнозирование возможных расходов и не только на содержание персонала).

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

- определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);

- заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);

- работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);

- очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

- об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);

- об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);7

- о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.