Совершенствование системы документационного обеспечения управления персоналом

Весьма условно локальные  нормативные акты, объединенные в  систему, можно подразделить на следующие подгруппы.

Документы, системно связанные с контрактом (типовым  трудовым договором) между работодателем  и сотрудником:

1. Должностные инструкции (типовые).

2. Трудовые договоры / контракты.

Документы, системно связанные с общими правилами компании (правилами внутреннего трудового распорядка или положением о дисциплине):

1. Кодекс поведения  сотрудников компании.

2. Положение о персонале  компании.

3. Положение о подготовке  персонала компании.

4. Положение об аттестации  персонала компании.

5. Положение о системе  найма сотрудников компании.

6. Положение о мотивации  и оплате труда персонала компании.

7. Положение о бенефициях  персонала компании.

8. Положение о коммерческой  тайне компании и режиме ее  соблюдения.

Документы вспомогательного характера, используемые в работе кадровой службы компании:

1. Договор с рекрутинговым  агентством по поиску и подбору  персонала.

2. Договор о даче  объявлений в СМИ (в том числе  и электронные) по поиску и  подбору персонала.

3. Шаблоны анкет кандидата, сотрудника компании.

4. Некоторые образцы  кадровой документации, которую  необходимо вести на предприятии  (например, воинский учет).

5. Примерный список  вопросов, задавая которые кандидату  на замещение вакантной должности,  можно выяснить максимум информации о данном человеке.

6. Различные методики  проверки информации о кандидатах.

7. Документы (акты сдачи-приемки  и/или приемки-передачи дел), регламентирующие  механизм получения материальных  ценностей, сдачи материальных  ценностей, исключения задолженности по различным направлениям работы (особенно в случае увольнения и ухода в отпуск).8

Таким образом, логично  будет применять систему, состоящую  из отдельных локальных нормативных  актов. Думается, что изменять отдельные  документы, внося коррективы, вызванные жизнью, значительно проще (не надо делать многочисленные редакции общего документа и, соответственно, каждый раз заново знакомить всех сотрудников с ним под личную роспись), быстрее (можно более оперативно реагировать на происходящее) и дешевле (меньше затраты на разработку, согласование и распечатку).

Определяя виды локальных  нормативных актов необходимо упомянуть  такой важный аспект, как право  принятия локального нормативного акта

Как уже отмечалось выше, работодатель принимает локальные  нормативные акты единолично (через органы управления организацией) или с учетом мнения представительного органа работников.

Единолично (без учета  мнения представительного органа работников) принимаются: штатное расписание, должностные  инструкции, приказы, распоряжения, имеющие нормативное содержание.

Акты, устанавливающие  условия труда, по общему правилу  принимаются с учетом мнения представительного  органа работников. К ним относятся:

локальные акты, устанавливающие  нормы труда, независимо от их наименования (ст. 162 Кодекса9);

графики сменности, которые, как правило, являются приложением  к коллективному договору (ст. 103 Кодекса);

локальные нормативные акты об оплате труда (положения об оплате труда) (ст. 135 Кодекса);

локальные нормативные акты о стимулирующих  выплатах (положения о премировании, надбавках, вознаграждении по итогам работы за год, за выслугу лет и т. п.) (ст. 144 Кодекса);

правила внутреннего трудового  распорядка, которые, как правило, являются приложением к коллективному  договору (ст. 189, 190 Кодекса).

По решению работодателя могут  приниматься и другие локальные  нормативные акты, например положение  о персонале, положение о порядке  ведения коллективных переговоров  в организации, положение об участии  работников в управлении организацией, положение о комиссии по трудовым спорам и т. д.

Надо отметить, что участие представительных органов работников в осуществлении  локального правотворчества может  рассматриваться как одна из форм социального партнерства, поэтому  даже при разработке локальных нормативных  актов, не указанных в Кодексе, целесообразно информировать представителей работников о намерениях работодателя и учитывать их мнение.

Если постоянно действующий  представительный орган работников в организации не сформирован, проект локального нормативного акта должен быть направлен представителям работников, избранным в соответствии со ст. 31 Кодекса.

В том случае, когда работники  не воспользовались своим правом избрать представителей, работодатель имеет право принять соответствующий  локальный акт единолично.

В отличие от коллективных договоров и соглашений, которые заключаются после проведения коллективных переговоров и действуют в течение определенного срока (до трех лет), локальные нормативные акты принимаются обычно по инициативе работодателя, процедура их принятия не определена (за исключением указания об учете мнения представительного органа работников), они могут быть как срочными (с указанием срока действия), так и постоянными (без указания срока действия).

В системе источников трудового  права локальные нормативные акты занимают низшее положение. Они не должны содержать норм, ухудшающих положение работников по сравнению с трудовым законодательством, подзаконными нормативными актами (указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, актами федеральных органов исполнительной власти), законами и подзаконными актами субъектов РФ, нормативными актами органов местного самоуправления, а также соглашениями и коллективными договорами.

Локальные акты, принятые с нарушением этого требования, являются недействительными и не подлежат применению с момента их принятия.

Резюмируя первую главу  настоящей дипломной работы необходимо сделать следующие выводы:

Оптимизация кадрового и документационного  обеспечения системы управления персоналом предприятия невозможна без системного подхода к этому вопросу.

Как представляется системно вопросы  обеспечения системы можно решить с помощью комплекса локальных  нормативных актов регламентирующих все аспекты кадровой работы на предприятии  и объединенных в систему.

Даже краткий обзор вопросов, подлежащих локальному регулированию в рамках конкретной организации, показал, что их решение требует большого внимания, осторожности и специальных правовых знаний. Поэтому будет рациональным распределить огромный объем работы, которую надо для этого проделать, между кадровой службой организации и юристами

 Правовое регулирование вопросов  принятия локальных нормативных  актов модернизировалось, усложнилось  и требует оперативных и продуманных  решений по оптимизации системы  и содержания этих актов у  конкретных работодателей.

Количество и объем обязательных к принятию для любого работодателя локальных нормативных актов  с принятием нового Трудового  Кодекса РФ увеличились. Соответственно, увеличились возможности организации  к упорядочиванию своей деятельности.

 

       ГЛАВА 2 ОЦЕНКА  И АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ 

                                               КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

2.1. Общая  характеристика ООО «Лидер-М»

 

 

Следуя логике построения работы, предваряя аудит деятельности кадровой службы, необходимо дать краткое  описание анализируемого предприятия.

Общество с ограниченной ответственностью «Лидер-М». учреждено в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Полное фирменное наименование Общества:

Общество с ограниченной ответственностью «Лидер-М».

Сокращенное наименование: ООО «Лидер-М».

Общество является юридическим лицом и имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе. Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных Федеральным Законами, если это не противоречит предмету и деятельности, определенно ограниченным Уставом общества.

Общество в  праве в установленном порядке  открывать банковские счета на территории Российской Федерации и ее пределами. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Основной целью деятельности Общества является извлечение прибыли.

Общество вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные  правительством Российской Федерации, включая, но, не ограничиваясь следующими:

• добыча нефти, газа и другого минерального сырья;
• переработка нефти, газа и продуктов их переработки;
• хранение нефти, газа и продуктов их переработки;
• реализация нефти, газа и продуктов их переработки;
• переработка нефтешламовых отходов;
• утилизация, складирование, перемещение, размещение, захоронение, уничтожение промышленных и иных отходов;
• проведение на территориях хозяйственных и природных объектов рекультивационных и иных восстановительных работ;
• поиск, разведка и разработка нефтяных и газовых месторождений;
• строительство скважин всех видов назначения;
• строительство объектов обустройства месторождений нефти и газа;
• строительство объектов по переработке, хранению нефти, газа и продуктов их переработки;
• строительство объектов по переработке нефтешламовых отходов;
• оказание сервисных услуг и работ в поиске, разведке, строительстве, добыче, переработке, хранении нефти и газа и продуктов их переработки;
• оказание транспортных услуг и услуг специальной техникой и механизмами;
• создание сети автозаправочных и газозаправочных станций и оказание услуг по заправке автотракторной техники;
• сбор, закупка, реализация вторичного сырья и деловых отходов производства;
• выполнение других видов деятельности не запрещенных законодательством Российской Федерации.

Согласно уставу сфера  деятельности предприятия достаточно обширная, однако основой его функционирования является утилизация нефтепродуктов и  торгово-посредническая деятельность, связанная с реализацией нефтепродуктов.

Штат общества состоит из 117 человек и классифицируется на работников административного аппарата и работников производства. Последние включает как работников непосредственно участвующих в производстве, так и участвующих в эксплуатационных работах (работники вспомогательной сферы).

Охарактеризуем организационную  структуру управления общества, которая  наглядно представлена на рисунке 1.

Анализируя действующую  организационно-функциональную структуру  исследуемого предприятия, следует  отметить: во главе его организационной  структуры, как и любого предприятия, отдельным звеном выделен руководитель – Генеральный директор, связующий и контролирующий всю функциональную деятельность предприятия и всех процессов связанных с ней.

Организационная структура управления ООО «Лидер-М» относится к линейно-функциональному типу. Особенностью данной структуры управления является наличие комбинаций линейных и функциональных связей. В организации данного типа каждый работник подчиняется только одному руководителю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Организационная структура управления ООО «Лидер-М»

 

 

Функциональным руководителям  предоставлено право непосредственного решения вопросов, отнесенных исключительно к их компетенции. В связи с этим при такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив.

При линейной организации  управления распределение должностных  обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально  нацелен на выполнение производственных задач организации.

Все полномочия - прямые (линейные) - идут от высшего звена  управления к низшему. В числе преимуществ линейной организации - ответственность, установленные обязательства, четкое распределение обязанностей и полномочий; оперативный процесс принятия решений; простота в понимании и использовании, возможность поддерживать необходимую дисциплину. Этот тип управленческой структуры обычно ведет к формированию стабильной и прочной организации.

2.2. Аудит  деятельности кадровой службы

 

Состояние кадровой работы в современных условиях неоднозначно. Следует сказать, что кадровая работа традиционно находилась на периферии внимания руководителей предприятий. Зачастую отсутствует четко сформулированная кадровая политика предприятий и организаций, кадровая работа не носит системного характера. Определенные проблемы создает низкий организационный статус служб управления персоналом;