Автор работы: Пользователь скрыл имя, 18 Февраля 2013 в 11:16, курсовая работа
Совокупность процессов по созданию документов и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности называется делопроизводством. Делопроизводство является функцией управленческой деятельности любого органа управления, где создают и обрабатывают документы. Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов.
Введение……………………………………………………………….…………3
I. Делопроизводство: сущность и основные понятия…………………..……..5
II. Структура делопроизводства и ее компоненты……………...……………11
III. Классификация документов в делопроизводстве……..……………….…15
Заключение……………………………………………………………………...25
Список литературы……………………………………………………………..26
Приложение: Классификация видов документов……
В большинстве учреждений используют смешанную форму.
Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.
Организационная структура канцелярии может включать в себя экспедицию, секретариат, машинописное бюро (компьютерная группа), контрольную группу, копировально-множительное бюро, архив.
Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:
- документирования;
- организации работы с документами.
В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.
Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
Эффективная организация работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.
Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
- используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
- сложившихся национальных традиций работы с документами;
- установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
- квалификации делопроизводственной службы предприятия.
Организация работы с
документами и правила
III. Классификация документов в делопроизводстве
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
3.1. По происхождению различают документы личные и официальные.
- документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
- официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, атгестат), трудовой стаж (трудовая книжка).
Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.
3.2. По способу документирования различают документы:
- рукописные письменные (текстовые);
- изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
- графические (документы, выполненные графическим способом);
- фотодокументы;
- фотодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);
- кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);
- документы, созданные с помощью компьютерной техники.
3.3. В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы:
- входящие (поступившие в организацию);
- исходящие (отправляемые из организации);
- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
Совокупность этих документов образует документооборот организации.
3.4. По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные:
- простые документы со- держат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо.
- сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.
3.5. По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования, и несекретные (простые):
- секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения.
- документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом “Для служебного пользования”.
3.6. По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми:
а) в индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.
б) в трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.
Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблоны текстовых редакторов).
в) типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, и составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры).
В документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текст- образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.
3.7. По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты:
а) подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.
Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространен- ной практикой.
Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.
б) копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ:
- факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск.
- свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все официально незаверенные виды копий не имеют юридической силы.
в) дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой “Дубликат”.
Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
3.8. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
3.9. В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие научные, технические, производственные (технологические).
3.10. Документы можно классифицировать по их назначению:
- распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений;
- планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях;
- учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
- регламентация отдельных направлений деятельности- в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.
3.11. По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы.
Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций.
Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:
1) информационные
функции (собственно
2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);
3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).
1. Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.
Таким образом, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а, следовательно, сохранение зафиксированной информации, возможность ее использования (доступность) составляют основное содержание информационной функции.
Документы, выполняя информационную функцию, обладают определенной информационной емкостью (информационным потенциалом), то есть характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется такими показателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.