Сущность делопроизводства

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функцию, так как он возникает в силу определенной общественной потребности. Однако значение того или иного документа, выполняющего социальную функцию.

Политическая  функция документа тесно связана  с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, то есть о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в  том, что ее основная задача - передача информации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как частный информационный случай, так как ее содержание - это организация и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведениями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, двусторонним, многосторонним:

- односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

- двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно связанных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

- многосторонний обмен информацией происходит с помощью документов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы).

В настоящее  время резко возросли коммуникативные  возможности документа, так как  резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей  с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, число пользователей, меняется технология документационного обеспечения управления.

2. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления.

В правовой функции  документ выступает как регулятор  различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа  выражается в фиксации, закреплении  и применении правовых норм и правоотношений.

Учетная функция  документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Документы, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифицированные формы, утвержденные государственными органами, в которых заранее разработана определенная структура представления информации.

3. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, моральных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную  функцию документа лучше всего  выполняет комплекс документов, характеризующих определенную область деятельности (технику, науку, живопись). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художественного творчества, моральные и эстетические принципы на определенном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм поведения.

Документ также  выполняет функцию исторического  источника. Эта функция документа  изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки будет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функция, но, в то же время, эти документы  выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие  оперативный характер, время действия которых ограничено (политическая, коммуникативная, управленческая, правовая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. В современных условиях совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Во второй главе курсовой работы были рассмотрены подходы к классификации документов в делопроизводстве и основные их виды. На основании проведенного анализа можно сделать вывод, что документ представляет собой материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и в пространстве.

Документация создается  практически во всех сферах жизни  общества и отличается большим разнообразием, поэтому в практике делопроизводства принято классифицировать ее по ряду признаков.

В данной курсовой работе были рассмотрены следующие классификационные  группы документов: по происхождению, по способу документирования, по отношению к аппарату управления, по количеству затронутых в документе вопросов, по ограничению доступа к  документам, по способу изложения текста, по способу передачи документов, по степени подлинности, по срокам хранения.

Документы выполняют ряд функций, которые включают в себя: информационные функции, функции по обеспечению процесса управления и функции, носящие культурно-исторический характер.

Список  литературы

 

1.Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28)

2. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство).- 2-е изд.- М.: Инфра-М, 2012.- 304с.

3. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2007.- 480с.

4. Галахов В.В. Делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2011.- 345с.

5. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. и др.; под. ред. Т.В.Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.-359с.

6. Делопроизводство: Учебник для вузов /ТА. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред проф. Т.В. Кузнецовой М.: МЦФЭР, 2004.-544с.

7. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы / В.В. Галахов и др.-М.: ТК «Велби», 2006.-456с.

8. Делопроизводство. Учебник для вузов / Под ред. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др.- М.: МЦФЭР, 2004.- 544с.

9. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие.- М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2005.-504с.

10. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями.- 4-е изд.- М.: Омега- Л, 2007.-319с.

11. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство. Учебное пособие.- М.: Проспект, 2004.- 402с.

12. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления.- М.: ТК Велби, 2007.- 402 с.

Приложение 1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классификация видов документов