Требования к оформлению реквизитов текста документов

     Цифровой  способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

     Дата  документа оформляется арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

     Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

     Разрешается оформлять даты по международным  правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

     Всегда  необходимо писать о, если цифра в  месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная  цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом  дата проставляется и в других реквизитах.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

     Дата  должна проставляться лицом, подписывающим  или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько  организаций (две или более), то датой  документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

     Датируются  также все стадии оформления и  обработки документа. По этим датам  можно установить, где произошла  задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

     Регистрационный номер документа (реквизит 12).

     Регистрационный номер документа – это его  условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при  регистрации. Для него отведено место  в бланке документа рядом с  датой. Регистрацию проводят  децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

     Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

       При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

     На  документах, составленных совместно  несколькими организациями, проставляются  порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

     При угловом расположении реквизитов регистрационный  номер располагается от второго  положения табулятора в одной  строке с датой документа. 

     Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

     Важным  реквизитом является ссылка на номер  и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и  включает его исходящий регистрационный номер и дату.

     Получив ответный документ, по этому реквизиту  надо подобрать копию инициативного  документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному  ответу и только вместе пускать в  работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

     В служебном письме может не быть заголовка  к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

     До 1972 г. эти сведения указывались в  первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

     Место составления или  издания документа (реквизит 14).

     В общем бланке, на том месте, где  в бланке для письма проставляется  ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

     При угловом расположении реквизитов отметка  о месте составления или издания  документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.     

     Адресат (реквизит 15).

     Не  менее важным является знание порядка  адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается  документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

     Реквизит  «адресат» максимально может  состоять из следующих составных  частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);
• почтовый адрес.

     Каждая  из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

     Состав  реквизита «адресат» меняется в  зависимости от адресата и вида составляемого  документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

      Директору базы

      Соколовой В.Н.

     Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

      Начальнику  отдела маркетинга

      Феоктистову П.С.

     Должность получателя и его фамилия указываются  только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность  доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

      Российский  государственный

      гуманитарный  университет

      Историко-архивный институт

      Зав. кафедрой

      проф. Логунову А.П.

     В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

      113556, Москва, ул. Цветочная   

      д.45, кв. 35

      Фиалковой А.В.

     Полный  почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

      Ответственному  редактору

      журнала «Деньги»

                                                                       103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

     При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается  обобщенно. Чаще всего это документы  в адрес подведомственных организаций. Например:  

            Директорам  школ

     При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

     Допускается центрировать каждую строку реквизита  «Адресат» по отношению к самой  длинной строке. Например:

 

     На  одном документе рекомендуется  помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается  только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил  документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

       Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

     Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

     Если  составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

     Гриф  утверждения документа (реквизит 16).

     Гриф  утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется  на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

     Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

     При утверждении документа должностным  лицом гриф должен состоять из слова  УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности  лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

      УТВЕРЖДАЮ

      Генеральный директор АО «Реал»

                                   И.С.Виноградов

      25.12.03

     Если  документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

      УТВЕРЖДЕНО

      Протокол  общего собрания

      акционеров

  от 15.01.03 №1

     Допускается в реквизите «Гриф утверждения  документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: