Требования к оформлению реквизитов текста документов

           УТВЕРЖДЁН

           решением  общего собрания

           акционеров  от 05.04.2003 № 14

     или

           УТВЕРЖДЕНО

           Приказом  ВНИИДАД

           от  05.04.2003 № 82

     Гриф  утверждения документа располагается  в правом верхнем углу документа  от 5-го положения табулятора (расшифровка  фамилии в грифе оформляется  от 6-го положения табулятора). При  утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

     Утверждение санкционирует содержание документа  или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

     Если  документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

     Резолюция (реквизит 17).

     Резолюция – «надпись на документе, сделанная  должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

     Филимоновой П.С.

     Свяжитесь с транспортным отделом

     и подготовьте график поставки к 05.08.03

     Личная  подпись 28.07.03

     Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

     Если  в резолюции указано несколько  исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

     В оформление реквизита «Резолюция»  новым стандартам внесено принципиально  дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

     На  документе резолюцию обычно размещают  между реквизитом «Адресата» и текстом  документа.

     Резолюция переносится секретарём в регистрационную  форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В  этом случае срок исполнения документа  берётся из резолюции.

     Заголовок к тексту (реквизит 18).

     Закончив  составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставке тары; Положение – О бухгалтерии и т.п.

     Но  в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

     Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем  углу документа над текстом и  значительно облегчает обработку  документа и работу с ним, так  как не читая всего текста, можно  получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

     Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

     На  бланках организаций место для  заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита  

     Отметка о контроле (реквизит 19).

     Данный  реквизит проставляется либо должностным  лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

     Если  документ требует исполнения и берётся  на контроль, на нём проставляется  отметка о контроле в виде буквы  «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

     Её  цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется. 

     Правила оформления реквизитов основной части

     Текс  документа (реквизит 20).

     Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации⁴ и субъектов Российской Федерации.

     При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовок, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

       Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

     В документах коллегиальных органов  текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

     В документах устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

     - от первого лица единственного  числа («считают необходимым», «прошу  выделить»);

     - от третьего лица единственного  числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

     Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

     Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

     Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:  

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на    

                        5 л. в 1 экз.

                        2. Правила подготовки  и оформления документов  Управления  

                        Регионального кредитования  на 7 л. в 2 экз.

     Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

       Приложение: письмо  Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение  к нему, всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут «Приложении №» с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                           Приложение  № 2

                                           к приказу Росархива

                                           от 05.06.2003 № 319

     допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

     Правила оформления реквизитов оформляющей части

     Подпись (реквизит 22).

     Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

     В состав реквизита «Подпись» входят:

     – наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);