Требования к оформлению реквизитов текста документов

     – личная подпись;

     – расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

     Вице-президент  Ассоциации

     Региональных  предприятий  Личная подпись А.А.Борисов

     или на бланке

       Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

Исполнительный  директор

         ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В.Лари

Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по  научной работе по научной работе

Личная  подпись  Ю.Г.Демидов  Личная подпись К.И.Игнатьев

     При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

     В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель  комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова

      Личная  подпись А.С.Красавин

      Личная  подпись О.И.Рысков

     Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

     Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

     Документ  должен быть подписан тем же должностным  лицом, чья расшифровка фамилии  проставлена. Документ теряет юридическую  силу, если подписывается другим должностным  лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

     В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в  таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института       личная подпись А.К.Аверкин

     В связи с применением современных  средств передачи информации может  применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».   

     Гриф  согласования документа (реквизит 23).

     Согласование  – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

     Каждое  из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие  организации или должностные  лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической  службой (юристом) организации имеет  целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

     Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

     Внешнее согласование может проводиться  двумя способами:

     – согласование с конкретным должностным  лицом;

     – согласование, осуществляемое с помощью  другого документа (письма, протокола  и др.).   

     В состав грифа согласования в первом случае входят:

     – слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

     – должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

     – личной подписи;

     – расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

     – даты согласования.

       Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор  Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная  подпись А.Г.Грязнов

Дата

       Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо  Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

     или

СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания Правления

Российской  государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

     Гриф  согласования располагают ниже подписи  от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

     Визы  согласования документа (реквизит 24).

     Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель  юридического отдела

Личная  подпись А.С.Орлов

Дата

     При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель  юридического отдела

Личная  подпись А.С.Орлов

Дата

     Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

     Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном листе согласования.

     Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

     Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

     Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

     Согласование  проводиться внутри учреждения и  вне его.

     Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

     Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

     В случае несогласия с документом, наличия  замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная                      Расшифровка

подпись                    подписи

Дата

     Место визы – ниже подписи или на левом  поле документа на последнем листе  того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

     Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных  органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

     В учреждении должен быть перечень важнейших  документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

     При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.    

     Оттиск  печати (реквизит 25).

     Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).⁵