Витоки професії документознавець

Канцелярія на чолі з директором була складним утворенням, що об’єднувало  відділення (столи), начальників «відділень, секретарів і необхідну кількість  писарів». Чітка державна регламентація оформлювання документів, зокрема їх структури і змісту, обумовила наявність у спеціальному законодавчому акті спеціальної частини, присвяченої письмоводству. Вивчення «Загального заснування міністерств» засвідчує ставлення до діловодства як технології розроблення та прийняття рішень. Канцелярія відігравала важливу роль у структурі міністерства, а її очільник мав не менший ранг, ніж директор будь-якого діючого департаменту. Стосовно статусу секретарів (статс-секретар, обер-секретар, державний секретар), то слід погодитись із Г. Ю. Коньковою, яка зауважила високий рівень їхнього авторитету, що відповідав 1–5 класам «Табелі про ранги» (1722). Недарма міністр внутрішніх справ Російської імперії П. О. Валуєв у щоденнику записав: «Державний секретар – усе».

Аналітичне розв’язання питань технологічного змісту, пов’язаних із документуванням і функціонуванням  документів, сприяло виданню «Керування до наочного вивчення адміністративного  порядку проходження паперів  у Росії» (1858). Наслідком ухвалення  цього й інших нормативних актів, що деталізували окремі моменти діловодства, став вищий рівень підготовки управлінських документів та організації роботи з ними. Як зазначала В. Ф. Янкова, відбувалася спеціалізація канцелярій центральних органів влади (передусім міністерств), а також установ розгалуженої системи місцевого управління, виокремлювалися функції т. зв. «загального діловодства» й остаточно формувалися різні види діловодства, удосконалювався порядок оформлювання документів, що втілювалося в їхній уніфікації.

Уніфікація стала магістральним  напрямом розвитку документування. Її сплеск припав на час реорганізації  державного апарату. Ретельна дослідниця теми А. М. Сокова – зазначила, що тим, хто займався уніфікацією, було властиве сприйняття документа як цілісного, органічного симбіозу соціальної (змістової) і матеріальної (формальної) частин. Причому змістова частина його виявилася більш відкритою до змін, ніж формальна, що, зрештою, і підтвердили час та досвід. Видання детальних описів і суворих приписів щодо необхідного переліку реквізитів, встановлення єдиного розміру й виду (простий, гербовий) аркуша паперу (1833) та інші заходи вдосконалення внутрішньої і зовнішньої форм документа прискорили перегляд мовного аспекту документування з метою усунути штучне протистояння між сучасним мовленням та «канцелярськими» словесними архаїзмами.

Промовисто звучало питання  оформлення документів згідно з установленими  зразками, які через порушення  вимог не набували юридичної сили. Нагальність проблеми віддзеркалилася  в підтримці традиції укладання своєрідних «письмовників», «азбук», «письмоводителів», «секретарів-письмоводителів», «кабінетних секретарів» попередніх століть модернізованого кшталту. Додаткова прискіплива увага практиків до композиції текстової частини документа виявилася продуктивною. Поступове закріплення кутового розташування реквізитів і, як наслідок, зміна внутрішньої структури документа спричинили появу бланків спочатку в рукописному, а згодом – поліграфічному виконанні. Досягненням ХІХ ст. А. М. Cокова назвала виготовлення бланків друкарським способом. Уже в 1830-х рр. у нормативно-правових актах з’явилась вимога обов’язкового застосування бланків з метою «пришвидшення проходження і зменшення завантаженості канцелярських службовців».

Витворення нової уніфікованої форми документа – фіксованої побудови його структури (розташування реквізитів) й організації тексту, як головного реквізиту – миттєво не витіснило попереднього досвіду, наприклад колезького діловодства. Проте їхнє співіснування увиразнило переваги одного й вади іншого, сприяючи бурхливому поширенню різного обсягу збірок бланків, побудованих згідно з загальними вимогами законодавства і трансформованих під впливом «побажань» конкретних відомчих норм. Зовнішні характеристики видів документів із зразками їхнього оформлення на бланковій основі подавалися у «Формах донесенням і поданням департаменту зовнішньої торгівлі» (1834), «Формах канцелярському діловодству» (1841) міністерства державних маєтностей, «Інструкціях про порядок діловодства по Департаменту уділів» (1883) тощо, які ілюструють адаптацію загальних правил документування до специфіки діяльності установи. Розвиток техніки фіксації інформації (машинопис, множильні пристрої), а з ним і форм документів сприяли їхній уніфікації, що також детермінувало становлення теорії діловодства.

Отже, у ХІХ ст. на зміну  стихійній уніфікації документів прийшло  усвідомлене впорядкування документованої управлінської інформації, а обов’язкове  дотримання встановленої форми документа  набуло законодавчої сили. До цього часу складанню формулярів-зразків документів передувала практика, а з реформами В.П. Кочубея – М.М. Сперанського пов’язане завчасне визначення клаузул, обов’язкових для того чи іншого типу документа. Клаузули не тільки формалізували документ, а й полегшували роботу канцелярій, економлячи час для виконання різних операцій, пришвидшуючи «складення» документів, стандартизуючи їх. Розробленню обов’язкових формулярів різних видів документації, до якого вдався В. П. Кочубей, повинна була сприяти ще й ідентифікація документа, тобто усталений перелік реквізитів мав визначати «належності [...] не тільки до свого відділення, а й до свого столу і до самої справи», стаючи підставою для підтвердження їхньої оригінальності.

Дослідники відзначили видове урізноманітнення внутрішньої, зовнішньої управлінської документації, що відбиває і вмотивовує нову реальність їхнього побутування. Формам і видам документів дореволюційного діловодства (до 1917 р.) присвячено чимало праць, написаних спеціально в руслі документознавчої проблематики чи опосередковано до неї. Обговорюючи це питання, фахівці солідарні стосовно перспектив вивчення історії систем документації державного управління, що відкриє можливість розкрити закономірності формалізації й уніфікації структурних документних елементів.

У XIX ст. відбулася також чітка спеціалізація діловодства різних галузей державного управління (судова, військова, відомства духовних справ та ін.). Це конституювало уніфіковані системи відомчої документації. За 1802–1823 рр. у томах першого зібрання законів Російської імперії є понад 35 законодавчих актів із питань діловодства з додаванням різних формулярів документів. Якщо ж урахувати тематичні нормативні матеріали міністерств, то кількість їх сягне 150. Особливою активністю відзначалися міністерства внутрішніх справ та фінансів, а також Синод. Найвищий рівень регламентації й уніфікації всіх видів документів було досягнуто, на думку фахівців, у військовому відомстві47. Нагромадження традицій у галузі документування призвело до створення стійких формулярів, а поширення міністерського діловодства сприяло утвердженню тенденції до однопредметності, звуженню тематики і зменшенню обсягу інформації. Нормативно вводилися дві форми уніфікації текстів службових документів – трафаретна і таблична.

Тоді же спостерігалося різке зростання обсягів документальних потоків із відчутнішим домінуванням т. зв. «масової документації». Окрім апробованих історичним досвідом і закріплених нормативно-правовими актами систем документації, зовнішніх сполучень між управлінськими структурами, удосконалювалася документація «внутрішньої діяльності» колегіальних органів – накази, протоколи, розпорядження тощо. Показове прагнення уряду впорядкувати діловодство, скоротити обсяг документопотоків через зменшення листування між відомствами. Спеціальною постановою від 1852 р. Державна рада рекомендувала міністерствам і відомствам вишукувати можливості скорочення листування і спрощення канцелярського провадження.

Справедливим є висновок про те, що «основні засади побудови документаційних систем завжди втілюють принципи й завдання системи управління, яку вони обслуговують». Орієнтування на збереження в Росії сильної централізованої влади з урахуванням триваючого територіального розширення імперських володінь, здійснення контролю над уже анексованими землями, ефективне керування в поєднанні з «великими реформами» спричинили модернізацію документування й документальної комунікації, що продукувало теоретичне осмислення здобутків діловодства. Серед практичних наслідків такого реформування слід назвати скорочення обсягу документообігу у зв’язку з послідовними діями у цьому напрямі верховної влади, уряду, що виявилось, зокрема у делегуванні управлінських повноважень нижчим установам і посадовим особам.

Науковці одностайно відзначили неабияке значення реформ 1860–1870 х рр. для діловодних процесів, масштабів і обсягів документостворення.

2. Розвиток справочинства  та становлення професії документознавець

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з  допомогою яких  ми пізнаємо історію  своєї країни.

Необхідність у складанні  документів виникає одночасно з  появою писемності. Саме нагальна потреба  в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної  документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування  та передачі інформації.

Після створення давньоруської  держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорі Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодитирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської  доби загинула. Збереглися лише окремі з них – найдавніші рукописні  книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам’ятками писемності і літератури а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами  тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, донину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий – ХІV століття.

Найважливішим історичним документом є наш найдавніший  літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма  ведення діловодства виникли  у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги з’явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Я.Р.Даткевич  вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми  діловодства, не можна ігнорувати наявність  актових книг в італійських, західнонімецьких центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.

Величезний масив актових  книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В  кожному повіті функціонували три  судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у  судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною  системою: спочатку акти записувалися до чернетки – “протоколу” –  за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик – індикту.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Актове діловодство  проіснувало на території Правобережної  України до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках – писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв’язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV – початок  ХVІ ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував  від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення  офіційних текстів добре видно  з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим.

У діяльності приказів ХV- ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу – суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла  до складу Росії. У травні 1710 року гетьманом  став генеральний писар Пилип  Орлик, автор “Пактів”, або так  званої “Бендерської Конституції і  вільностей Запорізького війська”. Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.

Діловодство в установах  до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна  з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалося Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року “Генеральний регламент” державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

У ”Генеральному регламенті”  докладно розкрито функції кожного  підрозділу колегії. Найважливіші документи  складав секретар, інші, за вказівкою  секретаря, - канцеляристи. Частину  документів писали за “генеральним формуляром”, тобто за обов’язковими формами.

Для відносин між вищою  владою і владою на місцях встановлювалися  відповідні види документів залежно  від місця станови за ієрархічною  градацією.

Для полегшення знаходження  документів складали арфі віти установ  та осіб, які мали до них якесь відношення. Були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді є з’явилася назва “архів”.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли  указами, регламентами, інструкціями, протоколами. До 1775 року важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.