Законодательная и нормативная регламентация документирования трудовых правоотношений

При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации, учреждении, фирме заверяются подписью руководителя организации или начальника отдела кадров и печатью. 
 

Организация обязана выдать работнику его  трудовую книжку

в день увольнения с внесенной в нее  записью об увольнении. 

Если  работник выходит на пенсию, то производится “на основании списка работников пенсионного возраста подборка трудовых книжке. По данным личной карточки и  трудовой книжки уточнение общего стажа работы, в том числе стажа непрерывного и льготного. Регистрация заявления работника. Консультации уходящего на пенсию. Запись в заявление о предоставляемых документах. Заполнение и подпись “Представления”. Комплектование документов для представления в органы социального обеспечения. Запись в книгу учета лиц, уходящих на пенсию.” 

В трудовой книжке органами социального обеспечения  ставится штамп “Пенсия назначена” в разделе “Сведения о назначении пенсии”. 

В тех  случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Он вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка и без нее он недействителен. 

Работник, отвечающий за кадровую документацию, ведет книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним, бухгалтерией ведется – приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. 

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправления  производятся администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь. 

При наличии  в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной; при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки. Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. 

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет. 

Таким образом, правильное оформление, ведение  и хранение трудовых книжек играет огромную роль в жизни каждого  человека, так как это важнейший документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 

Совокупность  документов, в которых зафиксированы  этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному  составу (кадрам, персоналу). 

Эти документы являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении на протяжении длительного срока. 

Обязательное  ведение кадровой документации на любом  предприятии предусмотрено соответствующими общегосударственными законодательными и нормативными актами: Кодексом законов о труде Российской Федерации, Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, Типовыми нормами времени на работы по комплектованию и учету кадров и другими. 

Следовательно, одной из наиболее важных функций  кадровой

службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений. 

В частности  большое внимание нужно уделять  документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства. 

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством  работы с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка. 

“Одним  из основных правовых институтов законодательства о труде является трудовой договор. С его помощью граждане реализуют  свою способность к труду, определяют основные и дополнительные условия труда, а также прекращают трудовые отношения”. Он составляется в двух подлинных экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника. 
 

Каждый  пункт приказа по личному составу  – правового акта,

издаваемого по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций - должен быть сформулирован в строгом  соответствии с требованиями Кодекса  законов о труде Российской Федерации. 

Важнейшим документом по личному составу является трудовая книжка, которая также должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с законодательными и нормативными актами Российской Федерации, в частности с КЗоТ РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек. 

Согласно  статье 2 КЗоТ РФ каждый работник имеет  право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении  ответчика, а работодатель, не соблюдающий  трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело.  

В результате этого, ясно, что и в интересах  работника и в интересах работодателя – правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу. При этом работодатель имеет  

возможность осуществлять наиболее рациональное распределение работ, обеспечивающее эффективную организацию труда, а также определять степень загрузки работника и совершенство технологического процесса, а работник более определенно представляет свои трудовые обязанности и резервы повышения производительности своего труда. 
 

Список  источников и литературы. 

Источники. 

Инструкция  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях//Бюллетень Госкомтруда  СССР. – 1986. - № 1. 

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 14.04.1985г. № 95/9 – 18). – ЦБНТ Госкомтруда СССР. – М., 1988. 

Перечень  типовых документов, образующихся в  деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 1989. 

Распоряжение  мэра Москвы от 19.10.93 № 595-рм “Об утверждении  размеров штрафных санкций, налагаемых объединением “Мосгорархив” за нарушение действующего законодательства по архивному делу”. 

Кодекс  законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.94) – М.: изд-во Брандес, 1994. 

Федеральный закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.95 № 24 – ФЗ//Собрание законодательства РФ, 1995 № 8. 
 

Литература 

Андреева  В.И. Делопроизводство: требования к  документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 1994. 

Иритикова В.С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 1997. - № 1 – с. 20-27 

Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.: Юрид. Лит-ра, 1994. 

Кузнецова Т.В. и др. Секретарское дело /Т.В. Кузнецова, Г.А.Серова, В.И. Андреева, Н.А. Литвинцева. – М.: журн. “Секретарское дело”, 1996. – 490 с.: им. – (Спец. вып. Журн. “Секретарское дело”). 

Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. – М.: Приор, 1996. 

Стенюков  М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению  деятельности предприятия. М.: Приор, 1996. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ТРЕБОВАНИЯ  К КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ЮРИДИЧЕСКИХ  ЛИЦ 

В любой  организации должен быть составлен  и утвержден для внутреннего  пользования ряд кадровых документов, наличие которых предусмотрено  действующим законодательством. В  связи с этим нужно отметить следующие документы.  

1. Штатное  расписание.  

Необходимым условием, предшествующим подбору работников во вновь создаваемую организацию, является составление и утверждение  штатного расписания. Штатное расписание должно утверждаться генеральным директором, по крайней мере, один раз в год. Значение этого документа чрезвычайно велико. Так, например, оно позволяет определять количество имеющихся на данный момент вакансий для приема на работу. В случае необходимости приема на работу новых сотрудников штатное расписание может быть без особого труда изменено. Однако более важным моментом для работодателя представляется то, что в случае увольнения кого-либо из сотрудников в связи с сокращением штата (п.1 ст. 33 КЗоТ) он будет иметь возможность доказать в суде невозможность трудоустройства данного работника и законность его увольнения с точки зрения преимущественного права на оставление на работе. Здесь необходимо отметить, что проблема увольнения работников в связи с необходимостью сокращения штата не является монополией крупных фирм и зачастую возникает и в небольших организациях. В случае возникновения трудового спора с работником судьей обязательно будет истребовано штатное расписание, и в том случае, если оно не будет представлено суду либо будет составлено ненадлежащим образом, выиграть такой спор может быть очень непросто.  

Необходимо  также отметить, что действующее  законодательство не предусматривает  обязанности работодателя доводить штатное расписание до сведения работников.  

2. Должностные инструкции.  

Следующим этапом формирования кадровой документации юридического лица является разработка должностных инструкций для своих  сотрудников. Разработка должностных  инструкций также очень важна  для работодателя, так как в  ней четко определены обязанности работника, что облегчает, в частности, наложение взысканий на недобросовестных работников. В связи с этим следует иметь в виду, что все, за что может быть наказан работник, работающий без должностной инструкции,— это опоздание или самовольное оставление рабочего места, появление на работе в нетрезвом состоянии, совершение хищения.  

Должностные инструкции должны быть разработаны  для каждой имеющейся в штатном  расписании должности. Работники в  обязательном порядке должны быть ознакомлены  с должностными инструкциями под роспись. При получении должностной инструкции работник расписывается в том, что с содержанием инструкции он ознакомлен и с ее требованиями согласен. Желательно, чтобы весь комплект должностных инструкций был готов до начала приема сотрудников на работу. Это позволит работодателю сразу включать ее в трудовой договор (контракт) с каждым работником. При составлении должностной инструкции следует максимально подробно описать характер поручаемой работнику работы.  

Если  же должностные инструкции составлены уже после того, как штат сформирован, следует также довести их содержание до сведения работников под роспись. Введение таких должностных инструкций с момента их вручения работникам возможно в случае, когда обязанности работников остаются без изменений. Если же обязанности работника изменяются либо меняется название занимаемой им должности по сравнению с прописанной в трудовом договоре (контракте), то в этом случае используется механизм изменения существенных условий труда, предусмотренный ст. 25 КЗоТ, в соответствии с которой работник должен быть письменно уведомлен за два месяца до начала применения новых условий труда, и если он не согласится продолжить работу на таких условиях, то он может быть уволен по п. 6 ст. 29 КЗоТ по истечении указанного срока.  

В том  случае, если в должностной инструкции упомянуты те или иные документы, которыми работник должен пользоваться в процессе выполнения возложенных на него обязанностей, работодатель обязан обеспечить предоставление работнику этих документов.