Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

     Договор  944 г. заключен также с Византией с целью восстановления между двумя государствами мирных отношений. Договор состоит из длинного заголовка, в котором указана цель договора, написанная выше, состав русской делегации, подчеркивается обязательность письменного составления договора, на языках обеих сторон, место хранения экземпляров договора.

     В  тексте договора русский князь  Игорь был назван великим князем  «русским», что свидетельствует о росте международного престижа Руси, в отличие от договора 911 г., в котором князь Олег был просто назван «светлым» князем. 

     Большое  внимание в договоре 944 г. уделяется  установлению правил торговли, также регламентируется порядок приема на военную службу наемников из Руси и Византии. В остальном текст договора 911 г. подтверждал  текст договора 944 г.

     В  подтверждение клятвы со стороны  Руси в конце ставился крест  и писались имена всех послов, то есть с русской стороны подписи не было, а с греческой стороны  император ставил собственноручную подпись и совершал христианский обряд – честной крест.

     Кроме  подписи договор обычно удостоверяли  печатью. В Древнерусском государстве печати были из воска: желтого, красного и зеленого привешивались на документ. Кроме того, печати также различались по размеру. Для внутри государственных документов применялись восковая печать меньшего размера, для документов, предназначенных для взаимодействий с другими государствами – большего.

     Договоры Руси с Византией – древнейшие источники письменного права, дошедшие до наших дней. Рассматривая их с позиции документоведения, можно охарактеризовать их как первые организационные документы, устанавливающие правила поведения и разрешения определенных ситуаций.

     В первой половине ХI в. князья стали издавать законодательные акты - уставы и кодексы, которые регулировали аспекты внутренней жизни государства. Первым документом, определившим правила поведения в обществе, понятия «преступления» и «проступка», виды преступлений и степень наказания за каждый из видов, порядок взимания пошлин и их размер, распределения обязанностей и размеры доходов княжеских чиновников: вирников и мостников, являлась «Русская Правда».

     Первыми  распорядительными документами  Древней Руси были различные  грамоты. Сначала это были жалованные  грамоты, которые давали право  на владение землей, их раздавали князья своим дружинникам за хорошую службу. Однако грамоты носили юридический характер до тех пор, пока был жив обладатель грамоты. Наследственное право на владение вотчиной наследником скреплялось владельцем при его жизни на обороте грамоты. В жалованной грамоте обязательно присутствовали реквизиты засвидетельствования: подпись, печать, скрепа.  

     Уставные  грамоты определяли порядок местного  государственного управления и самоуправления, они давались на основе челобитья жителей определенной территории, охраняя их права от произвола местной власти. Их важность и правомочность подтверждалась подписью князя или царя, скреплялась печатью и, как правило, хранилась в монастырях и церквях. 

      Период с ХV по ХVII вв. получил  название «приказное делопроизводство» по названию первых государственных учреждений – приказов, они выполняли все важнейшие функции административного управления. Приказ возглавлял приказной судья, в ведении которого находились 1-3 дьяка. В ведении дьяков находились подьячие, которые в зависимости от знаний, стажа и опыта разделялись на «старых», «средней руки» и «молодших». В обязанности старшего подьячего входило составление проекта документа, средний подьячий  собирал информацию для подготовки документа, также он сверял беловик с черновиком и ставил подпись, которая называлась «справа», она удостоверяла соответствие белового документа черновому, младший подьячий переписывал документ набело (в то время существовало понятие чернового и белового документа), Юридическую силу документ обретал только после подписи дьяка - «приписи». В то время вообще было особенное отношение к подписи: все документы подписывались думными дьяками и только договорные грамоты с другими государствами подписывались князьями. 

     Все  документы писали на пергаменте. Его изготавливали из выделанной особым образом телячьей, бараньей или козлиной кожи. Пергамент в документах называли «хартией» или «телятиной». Пергамент очень дорого стоил и поэтому когда документ терял свою ценность, пергамент счищали, подравнивали и снова использовали для записи информации.

     В  то время документы имели форму  свитка, то есть один лист пергамента  подклеивался к другому узкой  стороной, длина таких свитков  достигала нескольких сот метров. В месте склейки дьяк проставлял свою подпись таким образом, чтобы она захватывала оба листа, он это делал для того, чтобы исключить фальсификацию документа, то есть, чтобы никто не подклеил другой лист. Такую технику делопроизводства называли «столбцовой», она сохранялась до 1700 г., когда Петр I издал «Указ о писании всяких судных дел на гербовой бумаге в тетрадях…», который узаконил документы на бумаге.

     Важнейшим  документом того времени стал  сначала  «Судебник» 1497г., вобравший в себя «Русскую Правду» и псковскую «Судную грамоту», затем «Судебник» 1550 г., который рассмотрим подробнее, так как в нем узаконены некоторые правовые вопросы документирования. В статье 28 написано, что в случае приостановления дела до представления дополнительных доказательств дьяки должны записанные ими речи истца и ответчика держать у себя. При поручении подьячим переписать дело начисто, дьяк обязан, проверив правильность переписанного, приложить к нему свою руку. Во избежание изъятий или перестановок отдельных листов дела из столбца по сставам ставились дьяками подписи так, чтобы каждая оказывалась на двух соседних листах. Подписанные таким образом, и заверенные печатью дела хранились у дьяка. Во избежание подлога подьячим запрещалось держать дела у себя и выдавать их сторонам без соответствующего оформления. В противном случае, истец без возобновления процесса получает просимое за счет не уследившего за подьячим дьяка. Подьячий же несет уголовную ответственность как за должностное преступление. При этом наказание подьячего разнится в зависимости от того, выдан ли этот документ в приказе, или за городом или на подворье, т. е. по пути домой или дома. Вынесение списка или дела из приказа для передачи его стороне подтверждает злую волю передававшего, его сговор со стороной, либо свидетельствует о нарушении им порядка хранения документов, запрещающего вынос их из приказа. Отсюда новая дополнительная для русского законодательства мера наказания — увольнение с должности с запрещением занимать такую должность и в дальнейшем.

     В ст. 29 впервые  определен порядок оформления протокола судебного заседания. Его составлял дьяк. Судный список писался дьяком начерно. При переписывании протокола набело воспрещается присутствие заинтересованной стороны. Вместе с тем в случае возникновения неясности и необходимости уточнения данных записи, бояре имеют право опросить ту или иную сторону, не разрешая ей, однако, ни исправлять, ни даже знакомиться с текстом. Окончательно составленный протокол читался только судье. Статья 59 выделяет новый вид должностного преступления — подписка, то есть подделка документов и наказание за него.

     «Судебник»  был более точен в формулировке  предписаний, например в вопросе о применении наказаний за подлог судебных актов, отсутствие печати, подписи, совершения судебных процедур за пределами ведомства. Хранения судебных решений у подьячих, а не у дьяков. Умышленная и неумышленная утрата документов, а также адресование одного и того же документа в разные ведомства привели к необходимости составления копий. После отправки подлинника в делах оставлялись их копии (отпуски) для подтверждения факта совершенного действия. 

     К организационно-распорядительным  документам того времени можно  отнести грамоты, указы и приговоры, которые направлялись подчиненным от царя и Боярской думы, наказы – указания царя воеводам. Существовали также системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и так далее. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств.

     Документ того  периода представлял собой сплошной  текст, в котором реквизиты почти не выделялись. Но в некоторых документах можно проследить определенную последовательность в их расположении. Поэтому определить вид документа можно было, только прочитав его, выявив расположение реквизитов  и наличие устойчивых словесных формулировок. Например, приговоры обычно начинались с даты составления, далее следовал царский титул, в приговоре присутствовала формулировка – «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

     В это время  появились, так называемые, «образцовые»  книги, включившие в себя образцы некоторых видов документов. Но они нигде официально не были закреплены, то есть организационно-распорядительные документы по-прежнему не были никак официально регламентированы, регламентированы были отдельные реквизиты в документе «Судебником» 1550 г., и только в ХVII в. в связи с реформами Петра I, был издан «Генеральный регламент» 28 февраля 1720 г., с которого можно начинать отсчет законодательной и нормативной регламентации работы с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения, хранения. Система делопроизводства стала называться «коллежской». Рассмотрим Генеральный регламент подробнее с точки зрения регламентации документов.

      В IV гл. Генерального регламента написано, что есть указы его величества и сената должны быть написаны, а не словесно переданы и обязательно «заручены», по нашему мнению имеется ввиду подписание указа. Кроме того, указы необходимо «неотложно исполнять» и письменно это фиксировать  - «вносить в книгу», а неисполненные указы держать на столе, что бы не забывать о том, что их нужно исполнить. Прописаны сроки исполнения указов, по которым требуется сбор информации из губерний. Если без причины документ не выполнен в срок, за это следует наказание в виде штрафа.

     В VI гл. описан  порядок решения различных вопросов  коллегиально, обязательное внесение мнения всех членов собрания по данному вопросу в протокол письменно, принятие решения и затем это решение «…от слова до слова от нотариуса в протокол внесено, и по том для отправления в канцелярии  и  конторы  отданы  быть  имеют…».

     XIII гл. посвящена  печати, в ней говорится о видах  печати, месте хранения, о том что, в случае фальсификации документа в зависимости от важности дела, преступник может быть даже лишен жизни. XVI гл. описывает порядок приема корреспонденции в коллегии и наказание за намеренное утаивание документов.

     XXIX гл. определяла  обязанности секретаря в канцелярии. Он был главным в канцелярии и руководил действиями всех чиновников, входящих в ее штат. В его обязанности входила подготовка дел к слушанию в присутствии, причем важные дела он готовил сам, иные распределял между канцеляристами и следил за их подготовкой, лично докладывал подготовленные дела на заседании присутствия. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе, о чем написано в XXX гл., кроме того XXX гл. нормативно регулирует содержание протокола и обозначает местонахождение некоторых реквизитов. Таким образом, в протоколе «вверху листа» документа пишется дата, затем список присутствующих и потом уже сам текст, после которого - принятое решение. Кроме того, нотариус «должен сей протокол помесячно сшивать», переписывать на чистовик и нумеровать страницы, следить за исполнением дел.

     В XXXIII гл. Генерального регламента значительное внимание уделяется порядку регистрации документов. Основной целью регистрации документов был учет и обеспечение их сохранности – этим занимался регистратор. Так же установлена методика регистрации, состав регистрационных форм, а также правила их заполнения. При регистрации проводилась систематизация документов, так как документы делили на определенные группы, для которых должны были быть заведены определенные регистрационные книги. Следовательно, можно сделать вывод о том, что на документах XVIII в. в соответствии с требованиями законодательства «номер документа» и «дата документа» являлись обязательными реквизитами.

     XXXIV гл. фиксирует  наличие генеральных формуляров (образцовых писем), в соответствии с которыми составляются документы. Этим занимаются канцеляристы.

     В системе  организационно-распорядительной документации  ХVIII в. выделяются два основных вида документа - указ и протокол. С помощью них осуществляются административные функции на всех уровнях управления. На фоне выделения этих двух видов происходит процесс изменения общего состава организационно-распорядительных документов по сравнению с предыдущим периодом. Жалованные грамоты становятся актами, устанавливающими исключительно права и обязанности отдельных лиц или их категорий, меняется масштаб их применения, таким образом, они становятся из распорядительных документов организационными. Генеральный регламент в списке толкований иностранных речей дает жалованным грамотам новые, соответствующие этому масштабу и назначению грамот, названия - «дипломы» и «патенты». Грамоты Генеральный регламент определяет как официальные документы, посылаемые в иностранные государства. Это однозначно свидетельствует о том, что они перестают быть распорядительными документами. Наказы воеводам, которые в XVII в. были в чистом виде распорядительными документами, в XVIII в. приобретают характер инструкции и носят статус законодательного акта, устанавливающего единые требования, то есть становятся организационными документами.

     Помимо Генерального  регламента был опубликован еще  ряд различных законодательных актов по составлению и оформлению различных видов документов, однако, Генеральный регламент, бесспорно, остается наиболее значительным в законодательном массиве XVIII в.

     Следующим  важным законодательным актом,  определяющим систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами, является «Общее учреждение министерств», принятое 28 января 1811 г. «Общее учреждение министерств» установило единообразие системы делопроизводства министерств – от создания документов до их архивного хранения. Этот документ устанавливал единые принципы ведения делопроизводства во всех центральных учреждениях России, а в специфических областях, например в здравоохранении существовали «частные учреждения» - законодательные акты, регламентирующие делопроизводство  в данной области.

     Подготовка  проекта документа начиналась  в одном из столов, затем он последовательно передавался в отделение, департамент, министру, подвергаясь на каждом этапе корректировке. В этом состоит одно из основных отличий министерского делопроизводства от коллежского. В XVIII в. вся подготовительная работа для принятия решения и оформления его в соответствующей форме велась в канцелярии коллегии, а в XIX в. чиновники всех структурных подразделений министерства принимали участие в подготовке проекта решения, которое оформлялось в канцелярии министра или канцелярии департамента в зависимости от того, кто подписывал документ – министр или директор департамента. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, поскольку основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной регистрационной формой – журнал.