Законодательная и нормативная регламентация документирования организационно-распределительной деятельности

     Этот же закон устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

      Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть – 22 декабря 1995г.  Гражданский кодекс РФ  устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

     Наряду с Гражданским кодексом РФ Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Определяют обязанности обществ по хранению документов, в частности документы обществ должны храниться по месту нахождения их исполнительных органов (это указано в статье 50 пункт 2 закона «Об акционерных обществах» и статье 89 пункт 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

     Федеральный  закон «Об Архивном деле в Российской Федерации» устанавливает обязательность хранения документации государственных и частных предприятий, организаций и учреждений в государственных архивах по истече-нии определенного срока и после проведения экспертизы ценности документов.

      В законе «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ, от 11.12.2002 N 165-ФЗ) в 16 статья определяет обязательность ведения официального делопроизводства на русском языке и официальном языке республики.

     Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ) устанавливает виды бланков, на которых используется Государственный герб.

     В законе «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мет происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. прописан порядок приобретения товарного знака, право пользования, размещение на бланке документа. Так же установлен запрет на регистрацию товарных знаков, представляющих собой государственные гербы, флаги и эмблемы; официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций; официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия или сходных с ними до степени смешения.

     Закон Российской Федерации «О техническом регулировании» от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.  

     Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

      Таким образом, законодательная регламентация определяет ту информацию, которая обязательно должна входить в тот или иной документ, виды документов, необходимые для той или иной деятельности, а нормативная регламентация, которую мы рассмотрим ниже, определяет то, как именно эта информация должна располагаться в документе, чтобы он имел юридическую силу.

2.2 Нормативная регламентация

     Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.

     Общее методическое  руководство постановкой делопроизводства  в Российской Федерации осуществляют архивные органы, Так как наиболее ценные документы после их использования передаются на постоянное хранение в государственный архив. Не случайно основные нормативные документы были разработаны во ВНИИДАТ – Всесоюзном научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела.

     Основным нормативным документом в делопроизводстве, в котором предъявляются общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления по-прежнему остается Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), одобренная коллегией Главархива СССР в 27.04.88. ГСДОУ, являясь, по сути, общегосударственной инструкцией по делопроизводству, служит «нормативно-методической базой для совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, повышения их качества, работы службы документационного обеспечения на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств».

     Составной частью ГСДОУ является альбом образцов форм и примеров основных организационно-распорядительных документов. Альбом схем-плакатов предназначен для работников аппарата управления, специалистов служб документации министерств (ведомств), предприятий, основанных на различных формах собственности.

     Унифицированные формы некоторых ОРД были разработаны в начале 1980-х годов, перерабатывались в 1993 году и в настоящее время входят в состав альбома унифицированных форм организационно-распорядительной документации (УСОРД), содержащего также инструктивные и методические материалы по применению этих форм. Рекомендации УСОРД необходимо учитывать при составлении и оформлении ОРД.

     Вопросы организации работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля за исполнением и др., описаны в Основных положениях ГСДОУ. Технологические решения по основным задачам делопроизводства, содержащиеся в ГСДОУ, могут быть использованы и в традиционных (ручных) и в автоматизированных (с использованием ПЭВМ) системах обработки информации.

     В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

     В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой Российской Федерации 06.07.92 была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. В ней устанавливается единый порядок организации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти с целью обеспечения своевременного выполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ и совершенствования документационного обеспечения деятельности структурных подразделений министерств, ведомств и территориальных органов федеральной исполнительной власти. На данный момент действует новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, созданная на базе инструкции 1992 г. Типовая инструкция является своего рода ориентиром и используется в качестве основы при подготовке инструкций по делопроизводству самыми разными организациями.

     ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является самым известным стандартом в сфере документационного обеспечения и наиболее широко используется в деятельности организаций. Стандарт устанавливает реквизиты, применяемые при оформлении организационно-распорядительных документов, правила оформления реквизитов, требования к структуре бланков документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

     Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядитель-ной документации (УСОРД) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

     - федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

     - предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

     ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» устанавливает определения основных понятий, используемых в данном стандарте (печать, оттиск печати, клише печати и др.). Для нас представляют интерес следующие два определения:

     - печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

     - оттиск – изображение клише печати на бумаге.

     В связи с тем, что ГОСТ Р 51141-2001 различает понятия «печать» и «оттиск печати», в ГОСТ Р 6.30-2003 было внесено изменение в название соответствующего реквизита: в стандарте 1997 г. реквизит назывался «печать», в ГОСТ Р 6.30-2003 – «оттиск печати».

     ГОСТ Р 51141-2001 устанавливает технические требования к печатям, сырью, материалам для изготовления клише печати, штемпельной подушке и штемпельной краске, а также технические требования по защите печати с изображением Государственного герба Российской Федерации от подделки.

     Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Правила содержат унифицированные формы документов, создаваемых при организации оперативного хранения исполненных входящих, исходящих и внутренних документов, т. е. формы номенклатуры дел, описей, листа-заве-рителя дела и др.

     Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72. Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела.

     Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов организации является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

     Негосударственным коммерческим и некоммерческим организациям (в том числе общественным объединениям и организациям) полезно воспользоваться специальным Методическим пособием Московского городского объединения архивов (Мосгорархив), в котором изложены основные требования к процессу систематизации документов в делопроизводстве, подготовке дел к передаче на архивное хранение и обеспечению сохранности и использования документов в архиве. Особый интерес данное пособие представляет для организаций с относительно небольшим и средним объемом документооборота, в которых отсутствуют ведомственные архивы как самостоятельные структурные подразделения, и в штате которых нет специалистов соответствующего профиля. В пособии определены права и обязанности должностного лица, назначенного ответственным за хранение и использование документов, отложившихся в деятельности организации.

     Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению делопроизводства должны учитываться специалистами организаций и предприятий всех организационно-правовых форм.

2.3 Юридическая сила документа

      Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

     Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее: