Знаки и знаковые системы в документировании

 

Введение

 

Текстовое документирование является одним из самых древних  способов фиксации информации. Оно  возникло тогда, когда появилась  необходимость  передавать информацию через пространство и  время. В  результате текстового документирования возникает текстовой документ. Это документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Ранее, до появления  текстового документирования, использовались без документные способы передачи информации, например,  такие как: язык жестов, язык костров, язык барабанов и другие подобные способы, но они были  ограничены пространством и довольно кратковременны. Уже в глубокой древности человек осознал необходимость преодоления этих недостатков, чтобы полученные знания могли быть переданы последующим поколениям.

Для текстового способа документирования средством  запечатления информации является письмо или письменность.

Письмо это знаковая система  фиксации речи, позволяющая с помощью  графических элементов (знаков или  изображений) передавать речевую информацию (целые сообщения, отдельные слова, слоги и звуки) на расстояние и закреплять ее во времени.

Письменность это совокупность письменных средств, фиксирование и  передача информации объединенной одной  системой письма или одним алфавитом.

В современном мире, несмотря на развитие различных  технологий, текстовое  документирование по-прежнему остается актуальным. Для хранения и воспроизведения  информации, закрепленной текстовым  способом документирования, не требуются  ни какие специальные приспособления (например, техническое оборудование, электричество).  Так же актуальность этого способа документирования подтверждается развитием информационного общества, для которого характерно стирание географических, геополитических границ.

 

Понятие документирования. Кодирование информации

 

Вспомним еще  раз определение документа: информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным  человеком способом для ее передачи в пространстве и времени. Из определения  следует, что документ не существует в готовом виде. Его нужно создать, т.е. зафиксировать необходимую информацию в стабильной форме. Процесс закрепления (фиксации) информации на материальном носителе называется документированием.

В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Поэтому в делопроизводстве термин «документоведение» и определение этого понятия стандартизованы. Согласно ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», документирование – это «запись информации на различных носителях по установленным правилам». В свою очередь, правила документирования определяются как «требования и нормы, устанавливающие порядок документирования». Правила документирования устанавливаются либо правовыми нормативными актами, либо вырабатываются традицией.

В соответствии со статьей 5 Федерального Закона РФ «Об  информации, информатизации и защите информации», «документирование информации является обязательным условием включения  информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органам государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Обмен информацией  в социальной коммуникации осуществляется в знаковой форме. В процессе документирования происходит преобразование социальной информации из одной знаковой формы в другую, т.е. кодирование информации, без которого невозможна реализация основных функций документа – функции закрепления и передачи информации в пространстве и времени.

Для преобразования информации используются различные  коды:

• алфавитный,
• цифровой,
• алфавитно-цифровой,
• рельефно-точечный,
• штриховой,
• алгоритмический и др.

Одним из основных свойств кода является его условность. Иначе говоря, любой код представляет собой результат договора между людьми. Это создает предпосылки для произвольного изменения кодов, в частности, алфавита (его сокращения либо, напротив, добавления новых букв).

Важной чертой кода является его понятность для всех участников коммуникационного процесса. В случае, если код непонятен реципиенту, возникает коммуникационный барьер, который может быть преодолен с помощью переводчика, с использованием специальных программно-технических средств и т.п.

Для кода характерна зависимость от вида материального носителя и, напротив, независимость от фиксируемой информации. Иначе говоря, одна и та же информация может быть записана посредством самых разных кодов, на различных языках, однако выбранный код подойдет для записи далеко не для всех видов носителей.

 

 

Знаки и знаковые системы. Их классификация

 

Информация  фиксируется на материальном носителе с помощью знаков и знаковых систем. Существует особая научная дисциплина – семиотика, которая занимается изучением природы, видов и функций знаков, знаковых систем и знаковой деятельности человека.

Эти вопросы с древнейших времен, начиная с Платона и  Аристотеля, интересовали философов  и лингвистов. Термин «знак» ввел в  научный оборот английский просветитель Джон Локк в конце XVIII века. Важную роль в становлении науки о знаках сыграли немецкие ученые – филолог Вильгельм Гумбольдт и логик Г.Фреге, швейцарский языковед Фердинанд де Соссюр, а также американский математик Чарльз Пирс, предложивший и само название новой науки – семиотика.

Понятие знака, наряду с понятием информации, относится к фундаментальным  научным философским категориям, поскольку человек не только пользуется знаками, но и живет в мире знаков.

Знак – это материальный объект (вещь, физическое явление, изображение, символ, слово и т.п.), который служит для замещения какого-либо иного материального или идеального объекта, предмета. При этом замещаемый знаком объект или явление называется денотат, а мысленный образ, представление о данном объекте или явлении – концепт. Наименование объекта или явление, принятое в человеческом обществе – имя (слово, символ).

Форма знака может быть различной – как подобного  обозначаемому объекту, так и  не иметь с ним ничего общего.

Одну из первых классификаций  знаков предложил Ч.С.Пирс, разделивший все знаки на три группы:

• иконические – качественно или структурно сходные с обозначаемым объектом (произведения живописи, рисунки, фотографии и т.п.);
• индексальные – имеющие определенные причинно-следственные связи с предметом или явлением;
• символические – связанные с обозначаемым объектом по договоренности между участниками коммуникационного процесса.

Уже сама форма  иконических и индексальных знаков позволяют догадаться об их содержании даже незнакомому с ними адресату. В отличии от них символические знаки по своей форме не дают никакого представления об отображаемом ими предмете, объекте или явлении, поскольку не имеют с ним ничего общего. Это могут быть буквы, цифры, точки, линии, отверстия и т.п. Например, знак сложения «+» никак не связан с обозначаемой им арифметической операцией. Поэтому связь символических знаков с замещаемым ими объектом или явлением определяется особым соглашением между людьми, обусловливающим использованием соответствующего значка для передачи данного смысла.

В семиотике имеется множество других классификаций знаков, использующихся в социальной коммуникации. Например, по способу восприятия обозначаемого объекта все многообразие знаков делят на зрительные, слуховые, осязательные, обонятельные и вкусовые. В человеческой коммуникации, включая документную, используются в основном первые три типа. Так, к зрительным и слуховым относятся языковые знаки (соответственно в письменной и устной форме). Для слепых людей важнейшим видом знаков являются осязательные.

По способу  воплощения знаки делятся на моментальные (нестабильные) и длительные (стабильные). К моментальным, представляющим собой акты действия в реальном масштабе времени и исчезающим сразу после использования, относятся например, звучащие слова, в то время как написанные слова являются стабильными знаками.

В соответствии со строением различают простые (элементарные) и сложные знаки.

В документоведении, ограниченном сферой документной коммуникации, применяются далеко не все знаки, а следовательно, необходима и своя классификация знаков. Попытки такой классификации предприняты, в частности, в работах А.В.Соколова, С.Г.Кулешова, Н.Н.Кушнаренко. вся совокупность знаков делится на языковые (знаки естественных и искусственных языков) и неязыковые (иконические, эмблемные и вещественные) знаки. К иконическим относят произведения живописи, фотографий, кинофильмы и т.п. Группа эмблемных знаков включает военную, спортивную, геральдическую, торгово-фирменную и иную эмблематику. Вещественные знаки представляют собой скульптуры, макеты, музейные экспонаты и т.п.

Среди языковых знаков подавляющее большинство  составляют символы. Однако и в зыках  имеются слова, которые похожи на означаемые предметы, явления (т.е. по существу иконические знаки). К ним, в частности, относятся звукоподражательные или звукоизобразительные слова: кукушка, гром, писк, чавкать, и-го-го, мяу-мяу, бр-р-р и другие.

Некоторые языковые знаки по аналогии с жестами относятся  иногда к индексальным, например, личные и указательные местоимения, а также  отдельные местоименные слова (я, ты, это, здесь, сейчас и др.).

К социальной коммуникации, а равно и в документной  деятельности, как правило, используют не отдельные знаки, а их объединения, которые называются знаковыми системами (например, нотная запись, шахматная  нотация, денежная система и т.п.). В основе объединения знаков лежит несколько критериев: общность функций, сходство форм и подобие структур.

Знаковая система  включает следующие составные части:

• набор элементарных знаков, отношений между ними;
• правила их комбинирования;
• правила использования знаков при передачи информации.

Комбинация  знаков также, в свою очередь, является знаком, но знаком составным, или сложным. К примеру, слова, предложения, составленные из отдельных букв алфавита, являются сложными составными знаками. Точно так же любой текст, написанный на каком-либо естественном языке, является сложным знаком.

Отношения между  знаками изучает особый раздел семиотики, называемый синтактикой. Отношения  между знаками и обозначаемыми  объектами изучает семантика, а  отношения между знаком и человеком – прагматика.

В случае, если знаковая система упорядочена набором  синтаксических, семантических и  прагматических правил, она образует язык. Языки появились в процессе эволюционного развития человеческого общества и постепенного освоения им информационного взаимодействия. Поэтому язык – это не просто код, но код с его историей. Язык необходим для мысленного расчленения окружающего нас мира на дискретные понятия и для классификации этих понятий.

Все многообразие языков принято делить на:

• естественные языки, возникшие стихийно на определенном этапе развития человеческого общества, и
• искусственные языки, специально разработанные человеком для конкретных целей (язык формальной логики, математический язык, языки программирования, информационно-поисковые языки и др.).

Строго говоря, естественные языки в действительности тоже являются искусственными, т.е. созданными людьми, обществом. Их лишь условно  называют естественными, чтобы отличать от языков, созданных для определенных конкретных целей. Причем своей наиболее развитой, совершенной формы естественные языки достигают только в процессе их превращения в языки письменные.

По справедливому  утверждения М.Ю.Лотмана, в любой  человеческой культуре, у каждого  народа существует не один, а минимум два языка, например словесный и изобразительный. По мере развития происходит расширение набора семиотических коммуникаций за счет прежде всего искусственных языков.

Любой естественный язык с некоторыми огрублениями можно  рассматривать, во-первых, как набор слов, находящихся в определенных отношениях между собой (словарь и грамматика), во-вторых, как совокупность правил комбинирования слов (синтаксис), наконец, как набор правил использования, функционирования (например, различные прагматические и коммуникативные постулаты).

Отношения, которые  существуют между знаками в знаковой системе, называются парадигматическими. К их числу относятся, в частности, синонимия, омонимия и другие. Омонимия – это явление, при котором  знаки, обозначающие совершенно разные объекты, могут совпадать. Например, в русском языке есть два разных слова, имеющие одинаковое написание: «реквизит». Это слова-омонимы, одно из которых обозначает совокупность предметов для какого-либо представления, зрелищной поставки, другое – элемент оформления документа.

В отличие от естественных, в искусственных языках омонимия практически отсутствует. Там, как правило, каждому знаку  соответствует один смысл, а смыслу соответствует один денотат. Особенно неприемлема омонимия в алгоритмических  языках, так как при машинной обработке текста программы необходима вполне определенная интерпретация каждого знака.

Синонимия же часто  встречается и в естественных, и в искусственных языках. Суть ее в том, что порой два различных  знака соотносятся с одним  и тем же денотатом.

Наряду с  парадигматическими отношениями между  знаками существуют также синтагматические отношения. Они возникают в процессе комбинирования знаков и обеспечивают существование текста.