Коммуникации в деятельности органов государственной власти

СЕВЕРО-КАВКАЗСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ

 

Кафедра государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему:

 «Коммуникации в деятельности органов

государственной власти»

 

 

                                                         

                                                    Выполнила:

                                                                    студентка 536 группы

                                                           факультета ГМУ

    Куценко Ксения

                                                                                

                                                                           Научный руководитель:  

          А.К. Тер-Акопян    

 

 

 

                                   

 

 

Ростов-на-Дону

2005 год

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

Введение …………………………………………………………………………………..3

 

Гл. I. Роль коммуникаций в системе управления

1. Сущность коммуникационного процесса ………………………………………4-6
2. Виды коммуникаций ……………………………………………………………..6-9
3. Модели и функции внутрикоммуникативных сетей…………………………..9-11

 

 

Гл. II. Информация как фактор оптимизации системы управления

• Информация как основа государственного управления.

Требования  к управленческой информации……………………………………….12-17

2. Нормативно- правовые основы информационного обеспечения государственной службы РФ……………………………………………………………………………17-26

Заключение  ……………………………………………………………………………...27

Список  используемой литературы……………………………………………………..28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Россия стала  открытой страной в мировом информационном пространстве. Ученые мира предсказывают, что в наступившем веке будут происходить мощные цивилизационные сдвиги во всех сферах. В настоящее время в России в условиях большой прозрачности процесса принятия управленческих решений коммуникация приобретает все большее значение в деятельности органов государственной власти. Государственные органы начинают принимать меры по совершенствованию практики коммуникации, созданию условий для делового общения.

Коммуникативная подсистема – «важнейшая составляющая государственного управления. Это – сложнейшая система: совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении; совокупность связей, взаимоотношений в системе государственного управления и управленческих отношений; пространство, в котором формируются и функционируют органы власти, характеризующиеся с точки зрения реальных связей и взаимодействий». ¹

В проблематике данной темы сконцентрирую внимание на аспекте социального взаимодействия (объект изучения). В работе выявлю барьеры и препятствия, которые затрудняют взаимопонимание и сотрудничество участников управления, а также осмыслю тенденции, технологии, меры, помогающие упорядочить коммуникативную подсистему (предмет изучения). Актуальность и специфика коммуникационного процесса  определило цель и задачи моей работы.

Цель работы: раскрыть особенности процесса коммуникации и выявить информационное обеспечение государственной службы.

Поставленная  цель определила решение следующих  задач:

1. Охарактеризовать элементы, виды, функции коммуникации.
2. Проанализировать управленческую информацию, как фактор оптимизации системы управления.
3. Сформировать нормативно-правовую базу информационного обеспечения государственной службы (на примере РФ).
4. Систематизировать знания смежных учебных дисциплин.

Гл. I. Роль коммуникаций в системе управления

1. Сущность коммуникационного процесса

 

Термин «коммуникация» (от лат. communication делаю общим, сообщение, передача). В смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.² Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди численно больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей.³

В системе  массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении. Управленческие коммуникации — это целостная совокупность информационных связей, взаимодействий между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали и с внешней общественной средой.

В понятии  «коммуникация» нужно видеть двойной  смысл. Во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий информативную, эмотивную (побуждает эмоции; мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты. Во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.

Взаимодействие  имеет объективную и субъективную стороны. Объективная — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия, это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная  сторона — это сознательное отношение  людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.    

Социальная  роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу⁴. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия. Коммуникацию в системе управления нужно осознать как официально, юридически целенаправленное регламентируемое движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за этими субъектами определенной автономности, самостоятельности, самодеятельности, индивидуальности.⁵

Если  рассматривать какой-либо орган  государственной  власти как организацию, то с позиции теории социального взаимодействия его можно определить как форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции, как социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей. Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

а) систему  официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;

б) распределение функций (горизонтальная специализация);

в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);

 г) систему коммуникаций – средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчёты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая  деятельность носит преимущественно  коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляемое в результате тесной функциональной связи участников управления, может рассматриваться как коллективное единство, а элемент понимания - необходимая личностная составляющая коммуникативного процесса. Понимание должно присутствовать всегда, даже в том случае, если процесс общения не сопровождается личным контактом.

Коммуникационные  потоки пронизывают все жизненное  пространство организаций управляющей системы. Здесь очень важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры. Структуру коммуникативного процесса обычно представляют из четырех базовых элементов:

• Отправитель, лицо, генерирующее идею, или собирающее и передающее информацию.
• Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.
• Канал, средство передачи информации.
• Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.⁶

Социологическими  исследованиями установлено, что в  среднем 70-90 % всего своего времени руководители затрачивают на коммуникации, на межличностные контакты. В ходе передачи информации по коммуникативным каналам происходит обмен идеями, знаниями, опытом. Поэтому коммуникации являются основным источником и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.

 

1.2.Виды коммуникации

Управленческие  коммуникации образуют несколько связанных и относительно самостоятельных блоков:

А — коммуникации, обслуживающие органы власти и управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в федеральных и региональных органах власти и управления, в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающие непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.

Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношений госаппарата.

В — коммуникации, обращенные к обществу, это та часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.⁷

Виды  коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении  показаны на рис.2

Коммуникации  в организации представляют сложную многоуровневую систему связей, которые охватывают как саму организацию, представляя собой внутреннюю коммуникацию между ее подразделениями, так и ее внешнее окружение – внешнюю коммуникацию. Внутренняя, в свою очередь, делиться на вертикальную и горизонтальную. Вертикальная коммуникация идет как по нисходящей (сверху сообщается подчиненным о стратегических и тактических целях, задач), так и по восходящей (информация идет в обратном направлении, сообщение о результатах выполнения принятых решений).

Социологические исследования свидетельствуют, что две трети коммуникативной деятельности руководителя составляет нисходящая коммуникация, ориентированная на сообщение подчиненным цели и задачи их деятельности, выделение ее приоритетов; в  передачу им распоряжений, установок, требований; доведение до них критериев эффективности работы и ее оценки; достижения признания и вознаграждения с целью мотивации эффективного труда.⁸

 

 

Рис.2 Виды коммуникации.

 

Горизонтальная  коммуникация в отличие от вертикальной устанавливается между равноуровневыми, равноправными сотрудниками  и подразделениями организации. Как показывает практика, чем больше прав делегируется руководством на низшие уровни иерархии управления, тем выше эффективность горизонтальной коммуникации.

Есть и другие классификации коммуникации выделяют формальные и неформальные. Одним из первых, кто попытался сформулировать принципы деловых формальных коммуникаций в организации, был Анри Файоль. По его мнению, коммуникации представляют собой однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры. Согласно принципам коммуникации, с одной стороны предписывалась необходимость использовать все формально-иерархические звенья при передаче информации, запрещалось прерывать линии коммуникации и «перепрыгивать» при передаче «через голову» непосредственного руководителя. А с другой – допускались наиболее короткие взаимодействия между работниками разного функционального назначения, но находящимися на одном иерархическом уровне («мостик Файоля»).⁹

Неформальные  в отличие от формальных возникают спонтанно; они основаны на личных и нерегламентированных взаимоотношениях. Большой вклад в изучение неформальных коммуникаций был внесен представителями школы человеческих отношений Э. Мэйо, У. Диксоном, Д. мак – грегором, Ч. Барнардом. Они, во-первых, обратили внимание на то, что коммуникации в организации не ограничиваются официальными сообщениями. А, во-вторых, указали на важную роль неформальной структуры отношений в организации деловых коммуникаций и на двусторонний характер коммуникации.