Организация как открытая система: преимущества и ограничения

АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ЗАО «БЕССЕРСТРОЙ»

     Большая часть организаций находится и функционирует в рыночной среде. А рыночная среда-это всегда широта пространственных связей, комплексных элементов, организационных систем, экономических процессов и взаимодействий. Все это определяет повышенную подвижность, изменчивость, сложность составляющих частей этой среды, которая и является внешней для участников системы рынка: производственных, торговых и других организаций.  Каждое их действие возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. В таких непростых условиях необходимо выживать, доказывать свою конкурентоспособность, вести четкую скоординированную политику по совершенствованию своей системы, которая в первую очередь подвержена влиянию извне. В данной работе мной будет рассмотрена строительная организация - ЗАО «БессерСтрой» и влияние факторов ее внешней среды. Организации строительного комплекса подвержены значительному числу рисков, которые невозможно застраховать или страхование в некоторых случаях является неэффективным. Поэтому для организаций строительного комплекса очевидна необходимость разработки новых решений, направленных на минимизацию рисков, основанных на формировании механизма управления. Подъем экономики России, а также стремление большей части населения к улучшению своих жилищных условий обусловили актуальность жилищного строительства. Жилищное строительство является одним из приоритетных направлений развития России до 2030 года. Повышение конкурентоспособности экономики России в среднесрочной перспективе требует новой политики в жилищном строительстве.  

Характеристика  ЗАО «Бессер-Строй»

Закрытое акционерное  общество «БессерСтрой» образовано путем реорганизации в форме выделения в 2002 году в соответствии с Гражданским кодексом РФ на основании решения внеочередного общего собрания акционеров ЗАО «Трест 49» о реорганизации.

Местонахождение Общества и его почтовый адрес: 188300 г. Гатчина, Ленинградская область, Соборная, дом 11/1.

Общество является юридическим  лицом и правопреемником имущественных  прав и обязанностей ЗАО «Трест 49»  в части разделительного баланса  ЗАО «Трест 49» на 01.12.2008г. Форма собственности – частная. Основные направления деятельности ЗАО «БессерСтрой»: 

- выполнение проектных  работ

- выполнение строительно-монтажных работ

- инжиниринговые услуги.

К числу дополнительных видов  деятельности относятся:  
- производство строительных материалов, изделий и конструкций  
-  оказание платных услуг населению 

- сдача в аренду производственных и непроизводственных зданий и помещений. 
Регулирование взаимоотношений с покупателями, поставщиками сырья и материалов осуществляются на договорных отношениях. Регулирование взаимоотношения с услугами банка осуществляется на основании договора по обслуживанию расчетного счета. 

Общая численность персонала  – 55 человек. Из них: Руководители – 6 человек, специалисты – 12 человек, служащие – 8 человек, рабочие – 29 человек. 
Управление осуществляется в зависимости от направления их деятельности и имеет различные черты: от бюрократическо-авторитарного управления в производственных подразделениях, до элементов органического в подразделениях производства строительных материалов и конструкций. Решением и устранением возникающих в коллективе проблем и вопросов занимается специальная комиссия по социальным вопросам, в состав которой входят: юрист, инженер по охране труда и рабочий.

Внешняя среда  открытой организации ЗАО «БессерСтрой»

Одним из способов определения  окружения и облегчения учета  его влияния на организацию состоит  в разделении внешних факторов на две основные группы - силы прямого  и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия  включает факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе также прямое влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Факторы среды косвенного воздействия обычно не влияют на операции организаций также заметно, как факторы среды прямого воздействия. Тем не менее, руководство должно их учитывать. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия. К основным факторам среды косвенного воздействия относятся: технология, состояние экономики, социокультурные и политические факторы, а также взаимоотношения с местными управляющими организациями.

Результаты анализа внешней среды «БессерСтрой» представлены в таблице 1.

Наименование фактора	Степень значимости	Характеристика воздействия
Факторы прямого воздействия
Поставщики:  1.Материалы  2.Капитал  3.Трудовые ресурсы	Наиболее важные источники  сырья для производства основных видов продукции на ЗАО «БессерСтрой» приходится закупать за пределами региона, что приводит к повышению цен на них из-за высоких транспортных расходов. Остальные менее значимые виды сырья закупаются в пределах региона. Поставщики для фирмы являются очень значимым фактором, потому как любая задержка поставок, увеличивает сроки выполнения работы, а следовательно и издержки.  Организация зависит от непрерывного притока материалов. Достаточно значимый фактор, потому как капитал необходим для функционирования и развития организации.  Для эффективной деятельности организации, для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, необходимо ее обеспечение персоналом нужных специальностей и квалификации.	Организация - это механизм преобразования входящих элементов в выходящие. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Зависимость между организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - пример воздействия среды на операции и успешность деятельности организации.  Используется метод поддержание значительного объема запасов. Однако запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и хранение.  В качестве потенциальных инвесторов могут выступать: банки, программы федеральных учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя компании или покупающие ее облигации. Организация не испытывает жесткой потребности в рабочей силе. Так как уже обладает необходимым количеством персонала.
Законы и государственные  органы	Трудовое законодательство, многие другие законы и государственные  учреждения влияют на организацию.  Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Практически непрерывно разрабатываются и пересматриваются своды законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов потребителя, о финансовой защите и т.п. При этом объем работы необходимой, чтобы отслеживать и соответствовать  действующему законодательству, постоянно  возрастает.	Организации обязаны соблюдать  не только федеральные  и местные законы, но и требования органов  государственного  регулирования.  Местные органы власти требуют от предприятия приобретения лицензий, ограничивают возможности выбора места для ведения работ, облагают налогами.
Потребители	Выживание и оправдание существования  организации зависит от ее способности  находить потребителя результатов  ее деятельности и удовлетворять  его запросы. Значение потребителей для организации очевидно.	Необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодействия организации с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры может быть довольно значительным.
Конкуренты	Важнейший фактор, влияние  которого невозможно оспаривать. Для эффективного бизнеса необходимо не только обнаруживать, но и постоянно изучать конкурентов. Необходимо выяснить, какой товар предлагают Ваши конкуренты, как организован их бизнес, их сильные и слабые стороны.	У организации есть достаточно серьезные конкуренты, среди которых OOO «ДСК», который на данный момент является лидером в данном регионе. Многие конкуренты устанавливают цены ниже, чем уровень цен ЗАО, что, естественно, не может не сказываться на уровне спроса.
Факторы косвенного воздействия
Технология	Многое оборудование в  организации устарело, поэтому для  улучшения эффективности и качества работы организации целесообразно  идти в ногу с теми разработками, от которых зависит их деятельность. Современный процесс воспроизводства основных фондов не отвечает тенденциям развития производства и требованиям НТП.	Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой  продукты можно изготавливать и  продавать, на скорость устаревания  продукта, на то, как можно собирать, хранить, и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают потребители от организации.
Состояние экономики	Состояние экономики может  сильно повлиять на возможности получения  организацией капитала для своих  нужд.  На данном этапе времени существующие тенденции оказывают благоприятное влияние на организацию в целом. В связи с наметившейся стабилизацией и незначительным экономическим ростом происходит оживление строительства, как в регионе, так и в целом по стране, увеличиваются объемы ремонтных работ.	Состояние мировой экономики  влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организацией капитала, так как при ухудшении экономической обстановки банки ужесточают условия получения кредита и повышают ставки процента. Так же, при снижении налогов происходит увеличение массы денег, которые люди могут потратить на цели не первой необходимости и, тем самым, способствовать развитию бизнеса.
Социокультурные факторы	Социокультурные факторы, и  прежде всего, жизненные ценности, традиции, установки, достаточно сильно влияют на организацию. Социально-культурные факторы  влияют на формирование спроса населения, на трудовые отношения, уровень заработной платы и на условия труда. К этим факторам относится и демографическое состояние общества.	В данной организации молодые  рабочие хотят иметь больше независимости и социального взаимодействия на работе. Многие рабочие и служащие стремятся к работе, которая требует большей гибкости, обладает большей содержатель-ностью, не ущемляет свободу и пробуждает в человеке самоуважение. Многие работники (особенно молодые) не считают, что всю свою трудовую жизнь  проведут в одной организации. Эти установки становятся особенно важными для менеджеров в отношении их основной функции - мотивации людей с учетом целей организации.
Политические факторы	Политическая компонента является малоподвижным фактором, а следовательно на данном этапе оказывает слабое воздействие на организацию. Политическую компоненту на данном этапе можно охарактеризовать как относительно стабильную.	Политическую компоненту макроокружения организации на данный этап времени  в целом по стране можно охарактеризовать как относительно стабильную. Это  результат эффективной и грамотной деятельности властей, направленной на создание максимально комфортных условий развития отечественного бизнеса, государство стоит на страже его интересов и способст- вует развитию.
Отношения с местным населением	Первостепенное значение имеет отношение к организации местного населения, той общественной среды, в которой организация функционирует. В связи с этим выделяют также в качестве фактора социально-культурного окружения --независимые средства массовой информации, которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг.	Организации должны прилагать целенаправленные усилия для поддержания хороших отношений с местным сообществом. В ЗАО «БессерСтрой» эти усилия выражаются в форме финансирования некоторых школьных мероприятий, благотворительной деятельности (ассоциации детей инвалидов  в регионе)

 

Таблица 1. Внешняя среда ЗАО «БессерСтрой»

     На данном этапе систему управления организации можно охарактеризовать как нестабильную и дезинтегрированную, поскольку руководство уделяет мало внимания внутренним и внешним факторам воздействия, слабо развита корпоративная культура и мотивация. Весьма не четко определена совокупность тех задач, решение которых будет играть на перспективу, на будущие достижения компании в строительной отрасли. ЗАО «БессерСтрой» занимается только насущными проблемами и решает их по мере поступления, не думая о возможности их повторения и о том, что придется вновь прикладывать максимум усилий, а где-то прибегать к дополнительным финансовым затратам. Поэтому помимо выработки стратегий на каждый день необходимо составлять долгосрочные планы, которых у компании пока нет. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: миссия, цели, структура, задачи, технология и люди. Кадровый потенциал у ЗАО «БессерСтрой» неплохой, но также есть пробелы. Всех условий для высокого уровня производительности не создано. Компания не имеет системы норм корпоративного поведения, включающей общепризнанные ценности, установки в рамках организации. Нужно повышать квалификацию работников, увеличивать количество и качество стимулов, мотивировать их на достижение максимального результата. Внедрение новых технологий также первостепенно.  Внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Поэтому управление - один из главных моментов предпринимательской деятельности, важнейший фактор ее успеха. Руководителю компании предстоит овладеть этим искусством, тогда и только тогда ему и его компании не составит труда разобраться во всех тех многочисленных факторах, которые окружают организацию и которые приведены в таблице. Для примера я приведу несколько рекомендаций, которыми можно воспользоваться в составлении собственного плана по организации управления, труда, бизнес-процессов, структурирования и т.д.:

-    упорядочение  задач в соответствии с важнейшими  точками процесса;

- приведение управленческих  задач в соответствии с принципами  компетентности и ответственности  (согласование компетентности и  ответственности, согласование "поля  решения" и доступной информации, способность компетентных функциональных  единиц принять к решению новые  задачи);

-   обязательное распределение  ответственности (не за сферу, а за «процесс»); -   короткие пути управления;

- баланс стабильности  и гибкости; способность к целеориентированной самоорганизации и активности;

-  желательность стабильности  циклически повторяемых действий.¹¹

   В данной главе была рассмотрена организация ЗАО «БессерСтрой». На ее примере мы увидели, как много зависит от внутреннего содержания и окружения компании и как важно выработать стратегию своего развития, создать условия для быстрых темпов роста. Также реализовывать все свои возможности, направленные на улучшение внутренней структуры и смягчения влияния извне для укрепления позиций компании  и повышения ее конкурентоспособности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      За всем многообразием организаций самого различного профиля стоит обширная сеть систем, ориентированных на их гармоничную, динамичную, бесконфликтную деятельность, на согласованную работу всех частей внутри каждой организации. Безусловно, необходимо стремиться к тому, чтобы на протяжении всего времени функционирования организации все было так, без трудностей и серьезных сбоев. А для этого важно наладить те самые системы, по которым организации согласуют работу своих внутренних органов, а также устанавливают  длительные и прочные связи с внешней средой, влияние которой, как мы успели убедиться велико. Пришли к выводу о том, что организация – это единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы. В связи с этим американский специалист Р. Уотермен в разработанной концепции эффективного управления подчеркнул, что по мере развития общественного производства и наступления постиндустриальной эпохи развитие предприятий становится решающим образом связано с уровнем реагирования на изменение факторов внешней среды. "В современном деловом мире более чем в какие-либо эпохи единственным постоянным фактором являются перемены. Но почему-то не переводятся организации, которые действительно управляют изменениями, постоянно приспосабливая к ним свои аппаратные службы, стратегии, системы, выпускаемую продукцию и культуру, чтобы пережить потрясения и обернуть себе на пользу обстоятельства, подрывающие их конкурентоспособность. Преодолевая кризисы, терзающие другие компании, они каждый раз становятся сильнее".¹² Также в курсовой работе описаны системные свойства организации, которая характеризуется в первую очередь, своей целостностью, адаптивностью, динамичностью, свободного вхождения чего-либо извне и отдачи продуктов деятельности во внешнюю среду. На основе ее влияния можно сделать вывод о сложности и многогранности элементов окружения организаций, являющихся неотъемлемым и необходимым условием существования открытой организации. Тем самым в курсовой были разрешены поставленные задачи и достигнута основная цель.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Анфилатов В.С. Системный анализ в управлении / В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. – М.: Финансы и статистика, 2009.
2. Баранников А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. – М. Гриф МО РФ; 2007.
3. Богданов А. А. Тектология: (Всеобщая организационная наука). В 2-х книгах.: Кн.1\2. - Москва: Экономика, 2009
4. Волкова В.Н., Денисов А.А. Основы теории систем и системного анализа: Учебник для студентов вузов. – СПб.: СПбГТУ, 2007. 
5. Демчук О.Н., Ефремова Т.А. Теория организации. (Учебное пособие), 2009
6. Журнал «Менеджмент в России» № 2' 2008. Теоретические основы понятия "интеграция" и принципы ее осуществления
7. Журнал «Менеджмент в России» № 2' 2011. Производительность и издержки организационной системы: теоретический подход и практические выводы
8. Лапыгин Н.Ю. Теория организации. - М.:ИНФРА-М,2008г
9. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов. - СПб.: Питер, 2005.
10. Мескон М. и др. Основы менеджмента: Учебник / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури: Пер. с англ. – М.: Дело, 2006.
11. Менеджмент (Современный российский менеджмент):Учебник /Под ред.Ф.М.Русинова и М.Л.Ризу.М:ИД ФБК-Пресс,2007
12. Мильнер Б.З. «Теория организации»,2010.
13. Переверзев М.П., Шайденко Н.А., Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебник. – 2-е изд., доп. и перераб. / Под общ. ред. проф. М.П. Переверзева. М.: ИНФРА-М, 2008.
14. Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.:МЦФЭР,2007г.
15. Словарь бизнес-терминов, http://dic.academic.ru/ 2009г.
16. http://gendersoc.ru ;Термин организация и его многозначность

¹ Н.Ю.Лапыгин Теория организации. - М.:ИНФРА-М,2008г.

² Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.:МЦФЭР,2007г.

³ Там же.

⁴ Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.:МЦФЭР,2007г.

⁵ http://gendersoc.ru ;Термин организация и его многозначность

⁶ Акимова Т.А. Теория организации: Учеб. Пособие для вузов. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.

⁷ Баранников А.Ф. Теория организации. Учебник для вузов. – М. Гриф МО РФ; 2007.

⁸ Демчук О.Н., Ефремова Т.А. Теория организации. (Учебное пособие) ,2009

⁹ Там же.

¹⁰ Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для ВУЗов.-СПб.:Питер,2008

¹¹ Волкова В.Н.,Денисов А.А.Основы теории систем и системного анализа:Учебник для студентов вузов.-Спб:СпбГТУ,2007