Организация как открытая система: преимущества и ограничения

ОРГАНИЗАЦИЯ КАК  ОТКРЫТАЯ СИСТЕМА

Ключевые понятия «системного  описания» организации:

• Система – это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности; совокупность взаимосвязанных действующих элементов.⁸

•   Элемент – предел членения системы с точки зрения конкретной задачи.

• Иерархия – абстракция структуры системы с соподчиненными элементами, предназначенная для  изучения ее компонент и их влияния  на систему в целом.

• Связь – абстракция отношения между элементами (предметами реального мира).

• Развитие – процесс  модификации внутренней структуры  системы (появление и удаление объектов и связей между ними).

• Подсистема – часть  системы, которая изучается и  рассматривается самостоятельно и  сама обладает системными свойствами.

• Надсистема – система более высокого уровня, частью которой является рассматриваемая система. Сложность системы с большим количеством элементов проявляется в нелинейности, значительном числе степеней свободы, наличии «памяти» и других свойствах, приводящих к слабой предсказуемости поведения системы.

• Система закрытая – система, имеющая жесткие фиксированные границы. Ее действия относительно независимы от внешней среды.

• Система открытая –  система, характеризующаяся широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее.⁹

• Сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать; уровень вариантности каждого фактора.

• Адаптивность системы  – это приспосабливаемость системы  к изменениям внешних условий  с целью достижения какой-либо цели.

• Эргатичность – это свойство систем с трудно формализуемым взаимодействием технологических и человеческих факторов.

• Целеполагающие системы  – характеризуются некоторой  системой ценностей, на основании которой  система сама формирует для себя последовательность целей, уточняемых в зависимости от характера достижения предыдущих.

• Система управления –  это множество связанных друг с другом устойчивых контуров саморегулирования  системы, являющейся объектом управления .

Однако понятие «организация»  несколько шире понятия «система», так как отражает не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Именно эта двойственность природы понятия «организация» делает его трактовку намного содержательнее. В ходе изучения организаций в рамках системного подхода выяснилось, что социальная организация как система обладает рядом специфических свойств, которые отличают ее от других систем (биологических, технических и т.д.). В связи с этим возникла необходимость разработать специальную теорию систем применительно к организациям. Американский ученый Дж. Миллер определил следующие главные элементы системной модели организации:

·           организация представляется как «упорядоченность подсистем и компонентов в трехмерном пространстве в данный момент времени»;

·            организация может рассматриваться как сложный процесс, основой которого являются все изменения материальных объектов и информации;

·      в организациях присутствуют подсистемы, которые являются составными частями системы (управленческая, экономическая, технологическая и др.);

·            в организациях возникают организационные отношения (по поводу целей, межличностные, властные, информационные и т.д.);

·     в организациях протекают системные подпроцессы (властные, материально-энергетические и т.д.).¹⁰

Итак, при изучении организации  с позиций системного подхода  на первом плане выступают: а) деление  организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации. В следующий момент выделяют организации  закрытые и открытые.

     Понятие закрытой  системы возникло в физике. Это  система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

   Открытая система  предполагает динамическое взаимодействие  с окружающим миром. Организации  получают сырье и людские ресурсы  из внешней среды. Они зависят  от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Разграничение  систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. Возможна и обратная ситуация. Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты.

     Одна из  таких черт - это признание взаимозависимости  между системой и внешним миром.  Существует граница, отделяющая  систему от ее окружения. Изменения  в окружении влияют на один  или несколько атрибутов системы,  и наоборот, изменения в системе  воздействуют на окружение. Организация  должна отражать внешнюю среду.  В основе ее построения лежат  предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы  она нормально функционировала,  получала вклад в общую работу  со стороны всех ее членов и эффективно помогала работникам достигать поставленных целей и в настоящее время, и в будущем. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать о всех изменениях среды, осознавать их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействия среды.

    Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются людьми. Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В открытой организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение, и чтобы все ее элементы действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

     Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т.е. она может реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает наружу.

    Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Организационная система может достичь своих целей с различными вложениями и трансформационными процессами. Вот почему необходимо рассматривать разнообразные формы и способы решения возникающих проблем, а не искать какой-либо один "оптимальный" выход, приводящий к быстрым результатам.

     Открытые системы тяготеют к усложнению структуры, интеграции и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

    Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. Это окружение не является пассивным, и его можно определить, как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

Преимущества  и ограничения

     Такая характеристика организации, как открытость в первую очередь указывает на ее причастность к тому, что происходит вокруг. Организация, являясь частью более крупной системы, как сама оказывает на нее влияние, так и вынуждена претерпевать давление извне, постоянно адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды, подстраиваться под них, находя наиболее выигрышные точки соприкосновения с факторами, воздействующими на систему и протекающие внутри процессы. Взаимодействия с внешней средой открытым организациям избежать невозможно: они не могут существовать изолированно.

    Факторы внешней среды подразделяются на две основные группы - микросреда и макросреда, или прямого и косвенного воздействия. На рис. 1 изображена обобщенная схема функционирования предприятия, рассматриваемого с позиций его реального или возможного взаимодействия с основными экономическими агентами и средами. Факторы прямого воздействия представлены в виде прямоугольников с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия и испытывают на себе влияние его операций. К данной группе относят поставщиков трудовых, финансовых, информационных, материальных и прочих ресурсов, потребителей, органы государственной власти и управления, местную администрацию, конкурентов, контактные аудитории средств массовой информации и др.

Рис.1 Факторы прямого и косвенного воздействия внешней среды

Факторы косвенного воздействия  представлены на схеме в виде широких  стрелок одностороннего воздействия. К данной группе относятся экономические, природные, социально-политические, нормативно-правовые и другие факторы. На изменения в факторах прямого воздействия предприятие может реагировать двояко: перестроить внутреннюю среду и начать политику активного приспособления или политику противодействия. К факторам косвенного воздействия предприятие вынуждено максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др. Неотъемлемыми характеристиками развитости внешней среды является ее вязкость, взаимосвязанность, сложность, подвижность и неопределенность.

    На схеме видно, как происходит взаимообмен. Что-то организация получает, а что-то отдает. Данный процесс цикличен и важен для существования любой открытой организации. Внешняя среда и предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают. В этом заключается самое главное преимущество, к которому можно добавить вытекающие из взаимосвязи последствия: динамика, подвижность, развитие, мобильность внутренних передвижений и трансформаций. Все это при должном использовании дает свои плюсы и результаты.

  Отрицательная сторона  может проявляться в том, что  организация обязана всегда быть  в тонусе, гибкой и пластичной  во избежание системных сбоев.  Всегда нужно вовремя реагировать  на изменяющиеся факторы внешней  среды. Тогда трудностей не возникнет, и открытая организация продолжит двигаться к поставленным целям, определять задачи, вырабатывать стратегии и миссии. Но, рассматривая организацию как систему, необходимо учитывать, что деятельность по управлению никогда не происходит в неорганизованном пространстве. Реальный управленческий труд  осуществляется в среде разного рода отношений, целей, связей, норм, сформированных ранее. По отношению к работе управляющего они выступают объективными условиями и ограничениями, т. е. он действует в рамках независимой нормативной системы.

Происхождение таких ограничений  заключается в предшествующем и  текущем опыте практической и  интеллектуальной деятельности. Например, продукция прошлого труда реализуется  в таких организационных отношениях, как административный порядок, режим  работы, должностные инструкции, законодательные  нормы и т.д. При этом продуктами управления становятся формальные и  неформальные связи, позиции членов коллектива, руководителей, а также  различные объекты, например социальные инструменты, организации, целевые  группы.

Прошлый управленческий труд воплощается и в таких факторах, как знания, представления, цели, установки, т. е. он участвует в формировании сознания. Развитие управления предполагает прежде всего накопление информации, созданной в прошлой управленческой деятельности. Последствия этого накопления неоднозначны. С одной стороны, управление может опираться на большее количество средств воздействия; управляющий получает больше инструментов для своей деятельности. С другой стороны, сужаются возможности целенаправленного регулирования, т. е. наряду с возможностями появляются и множатся ограничения.

Итак, внешняя среда является определяющим фактором при изучении открытых организаций, включающая в свою очередь широкий спектр своих факторов: экономические условия, потребителей, профсоюзы, конкурирующие организации, природные факторы, действующее законодательство и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, на его производственную, инновационную, коммерческую, финансовую деятельность, одновременно являются и преимуществом открытой организации. Также в этой главе мы пришли к выводу о том, что нарастание продуктов прошлой управленческой деятельности приводит к усложнению управления.