Содержание и технология процесса управления

      В рыночных условиях должны  закрепляться не только функции,  но и ресурсы, связанные с  выполнением данных функций и  принятием решений, конкретные  виды ответственности за результативность  управления.

      Для управленцев знание взаимосвязи  и взаимодействия групп функций  менеджмента создает условия  принятия правильных решений  в области формирования  и функционирования  систем управления.

      Отметим главные особенности  функций управления. Отношения управления в рыночной экономике многогранны, многослойны, ибо отражают разные грани социально-экономических отношений между людьми и коллективами, занятыми  в   производственных и непроизводственных сферах деятельности организаций различных форм собственности.

      Важная особенность функций управления, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.

      Под адаптивностью понимается  способность сохранения качественной  определенности функции управления при изменениях социально-экономической среды. В систему адаптивных элементов системы управления включается вся совокупность средств воздействия: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующие. Отсюда следует, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.

      Следует отметить и процессы адаптации к ошибочным решениям и негативным явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования производственных отношений (одномоментный отпуск цен, введение законодательных актов задним числом, отсутствие механизмов их реализации) вызывает возмущение экономической среды и адаптацию к данным условиям низших звеньев (сокрытие доходов, неуплата налогов, неисполнение государственных решений).

      Функции управления имеют специфический  характер, особое содержание и  могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостной процесс.

   Рассмотрим последовательно содержание каждой из основных функций управления.

   2. Характеристика основных функций управления

   2.1. Функция планирования

   Планирование - это первая, важнейшая функция процесса управления, представляющая собой процесс разработки плана, определяющего то, что нужно сделать (достичь) и какими методами, сообразуясь со временем и пространством.

   Если  плановые показатели недостаточно обоснованы, то, как бы хорошо организация ни работала на последующих этапах, результат  будет низким. Поэтому от правильно сформулированных планов в значительной мере зависит качество управления.

   Функция планирования призвана ответить на следующие  вопросы:

   - где мы находимся в настоящее  время? Менеджеры должны оценить  сильные и слабые стороны организации  в основных ее областях (финансы, персонал, маркетинг, НИОКР), чтобы определить, чего может реально добиться организация;

   - куда мы хотим двигаться? Менеджеры  должны, оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, определить, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению;

   - как мы собираемся сделать  это? Менеджеры решают, что должны  делать члены организации для  достижения целей.

   Планирование  можно классифицировать по следующим  признакам:

• по степени охвата;
• по предмету планирования;
• по сфере функционирования;
• по срокам;
• по содержанию планирования и т. д.

 

   Основные  задачи планирования деятельности организации:

• выбор оптимальной стратегии деятельности организации на основе прогнозов альтернативных вариантов;
• обеспечение устойчивости функционирования и развития организации;
• формирование оптимального по номенклатуре портфеля инноваций и инвестиций;
• комплексное обеспечение выполнения планов;
• формирование организационно-технических и социально-экономических мероприятий, обеспечивающих выполнение планов;
• координация выполнения планов по заданиям, исполнителям, ресурсам, срокам и качеству;
• стимулирование выполнения планов.

   К главным принципам планирования относятся все научные подходы к менеджменту:

• системный;
• комплексный;
• интеграционный;
• маркетинговый;
• функциональный;
• динамический;
• воспроизводственный;
• процессный;
• нормативный;
• количественный;
• административный;
• поведенческий;
• ситуационный.

   Их  соблюдение является обязательным условием разработки обоснованного плана.

   К дополнительным принципам планирования относятся:

• ранжирование объектов по их важности;
• точность;
• сбалансированность плана;
• гибкость;
• вариантность плана;
• непрерывность;
• экономическая обоснованность показателей;
• преемственность стратегического и текущего планов;
• единство (означает связь планируемого звена с организацией в целом);
• автоматизация планирования;
• согласованность плана с параметрами внешней среды;
• участие (тех, кого план непосредственно затрагивает);
• социальная ориентация плана;
• обеспечение обратной связи системы планирования при управлении.

   Планы содержат перечень того, что должно быть сделано, определяют последовательность, ресурсы и время выполнения работ, необходимые для достижения поставленных целей. Соответственно, планирование включает:

• анализ ситуации и факторов внешней и внутренней среды;
• установление целей и задач;
• разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;
• оценку альтернативных вариантов плана;
• определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;
• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию.

   В целом функция планирования осуществляется в современных организациях на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

   Из  стратегического планирования вытекает оперативное (обычно годичное) планирование, которое строится достаточно детально. В соответствии с этим планом по каждому направлению деятельности организации определяется объем деятельности, составляются планы по привлечению рабочей силы и капитальных вложений, планы выпуска продукции. Годовой план детализирует планы производства и сбыта поквартально и помесячно. При этом каждое подразделение ежемесячно уточняет прогнозы продажи и затраты и приводит свои планы в соответствие с этими уточнениями.

   Оперативное планирование деятельности предприятия осуществляется в ряде случаев на основе бизнес-плана, В нем должен быть определен курс, которого намерена придерживаться организация в определенный промежуток времени (обычно год, но в сегодняшних российских условиях нестабильности российской экономики горизонт бизнес-планирования может снижаться до 1-3 месяцев).

   Бизнес-план разрабатывается в следующих  основных случаях:

   - при освоении новых сфер деятельности  организации;

   - при создании новых видов бизнеса;

   - при решении вопросов выхода  организации из кризиса неплатежей;

   - при приватизации государственных  и муниципальных предприятий (для обоснования предложений по приватизации и определения круга задач по санированию (оздоровлению) приватизируемых предприятий);

   - при открытии организаций;

   - при внедрении новых продуктов;

   - при разработке концепции ведения  бизнеса в перспективе.

   Кроме того, заимодавцы или инвесторы, прежде чем вкладывать деньги в бизнес, должны знакомиться с бизнес-планом. При этом им следует обращать внимание на деловую репутацию предпринимателя, денежный поток по обслуживанию долга, обеспечение гарантий и долю собственного капитала.

   Бизнес-план также, по существу, является эталоном, с которым можно сравнивать фактические результаты деятельности организации.

   Таким образом, бизнес-план всегда является важнейшим документом. В нем следует:

• ставить реальные цели;
• показывать пути их достижения;
• определять необходимые ресурсы.

   Разделами бизнес-плана являются:

   1) краткое содержание;

   2)  историческая справка;

   3)  основные продукты и/или услуги;

   4)  анализ рынка и маркетинг;

   5) производство;

   6) управление;

   7) организация и персонал;

   8) собственность;

   9) финансовый анализ;

   10) риски и доходы;

   11) задачи и основные этапы;

   12) приложения.

   Размеры бизнес-плана определяются его целью  и предполагаемыми адресатами. Он должен быть настолько лаконичным, насколько это позволяет необходимость полно и точно изложить предмет.

   2.2. Функция организации

   Следующей функцией процесса управления является организация. Задачи ее:

   - деление организации на части  и делегирование выполнения общей управленческой задачи путем распределения ответственности и полномочий;

   - формирование организационной структуры  организации, налаживание взаимодействия ее элементов;

   - создание условий для формирования  определенной организационной культуры организации;

   - организация выполнения принятых решений;

   - текущая организация производственного,  торгового и иных процессов;

   - обеспечение деятельности организации  всеми видами ресурсов;

   - преобразование (реорганизация) системы  в ходе развития из менее  организованного состояния в  более организованное (техническое перевооружение, реконструкция предприятия и т. д.).

   При этом важное значение имеет рациональная организация управленческих процессов. Эти процессы подразделяются на основные, вспомогательные и обслуживающие. При этом в качестве предмета труда выступают управленческое решение, информация, документы. Если операция направлена на изменение параметров предмета труда, то процесс является основным. К обслуживающим управленческим процессам относятся накопление, контроль и передача предмета труда, к вспомогательным - операции, в результате которых создаются нормальные условия для выполнения основных и обслуживающих процессов.