Управление конфликтами в организации

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В любой экономической  системе вопросам управления информационным обеспечением организации придается  большое значение. Качество информационного обеспечения, зависящее, в том числе от качества управления им, влияет практически на все аспекты производственно-хозяйственной деятельности организации и, в конечном счете, на результаты ее деятельности.

Нестабильность рыночной экономической среды и динамическое приспособление к созданным условиям экономической системы в период форсирования перехода к рынку делают вопросы информационного обеспечения жизненно важными для каждой организации. Организованность и целесообразность информационного обеспечения предприятия (организации), рациональность информационных потоков в условиях рынка являются факторами конкурентоспособности. Наличие или отсутствие актуальной, достоверной и своевременной информации о происходящих на рынке событиях означает получение или неполучение организацией конкурентных преимуществ.

Проблематика информационного  обеспечения организаций в условиях рыночного хозяйствования достаточно обширна и включает как теоретические, так и практические вопросы. Активно  обсуждаются возможные принципы организации информационных потоков на предприятии (организации), строятся классификации видов и потоков информации с целью выработки соответствующих рекомендаций по организации информационных потоков применительно к различным видам информации и информационных потоков, выявляются взаимосвязи между качеством информационного обеспечения и качеством принимаемых управленческих решений, формулируются подходы к измерению качества, количества информации и потоков информации и многие другие актуальные и значимые вопросы.

Однако, по нашему мнению, на сегодняшний день дискуссия по всем перечисленным и неупомянутым проблемам далеко не завершена, а  по ряду из них находится в начальной  стадии.

Цель настоящей работы - изучение составляющих эффективного взаимодействия во время личных контактов с работниками организации, и возникающих при этом определённых проблем. В соответствии с поставленной целью в работе решены следующие задачи теоретического характера:

- определение коммуникации  в современной организации. Т.е. задание определённых рамок излагаемого материала.

- особенности межличностных  коммуникаций которые заключаются  в понимании работником существа  своей работы и своих обязанностей, способности принимать решения  и достигать производительности что в сою очередь в целом зависит от качества и объема получаемой им информации. Коммуникация, прежде всего - передача информации. Для эффективного общения во время личных контактов требуется умение настроится на «позитивную волну» и способность воспринимать сообщения в целом, а не только содержащиеся в них слова.

- Повышение эффективности  коммуникации на уровне отдельного  сотрудника. Эффективность внутриорганизационной  коммуникации или то, насколько  затрачиваемые на этот процесс  организационные ресурсы способствуют реализации организационных целей зависит, в частности, от минимизации риска неисполнения межличностных коммуникативных целей. Что возможно путём снижения проблем обусловленных коммуникационными барьерами т.е. формирование коммуникативных навыков у работников. Здесь, это понятие, следует понимать как совокупность представлений об успешных и неуспешных коммуникативных тактиках, ведущих или не ведущих к реализации соответствующих коммуникативных стратегий как средства достижения цели.

Теоретической основой работы является отечественная и зарубежная литература а также периодические издания по проблемам управления персоналом, экономической теории и управленческой психологии.

Основополагающими методами исследования в данной работе являются: анализ; монографический, который базируется на углубленном изучении типичных явлений и процессов, длительного опыта деятельности предприятия, отрасли,  целью данного метода является наиболее полное выявление тенденций, изучение прогрессивного опыта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Коммуникация в современной организации

1.1. Роль коммуникации  в управлении персоналом

 

Коммуникация, или процесс  передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в  основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами. Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации.¹

В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных  процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления. Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.

Отправитель, желающий передать собственные идеи или любую другую информацию, должен предварительно предать им форму, пригодную для передачи и восприятия получателем: превратить их в слова, математические символы, рисунки. Этот процесс называется кодированием, или зашифровкой послания. После того, как информация закодирована, она может быть отправлена по одному или нескольким передаточным каналам: по почте, телефону, телеграфу и т.д. Выбор канала передачи во многом зависит от метода кодирования. Устная информация может быть передана по телефону, при встрече, с помощью видеозаписи, однако для этой цели не могут быть использованы почта, факс или посыльный.

После получения послания происходит его расшифровка - попытка  получателя воспроизвести содержание оригинального сообщения. От того, насколько  точно это будет сделано, зависит точность интерпретации получателем идей и намерений отправителя и, соответственно, эффективность коммуникации. Хорошо известно, что в разных национальных культурах одни и те же жесты имеют различное, зачастую прямо противоположное значение, что не раз приводило к коммуникационным кризисам. Например, скрещенные в форме буквы «О» большой и указательный пальцы являются знаком одобрения в США, оскорбления в Южной Африке и означают «я тебя убью» в Тунисе и некоторых других арабских странах.

Расшифровав послание, получатель вступает в процесс обратной связи с отправителем, т.е. направляет свой ответ на сообщение. Обратная связь является очень важным моментом коммуникационного процесса, поскольку позволяет отправителю определить, насколько адекватно было интерпретировано его послание, и возобновить коммуникацию в случае недопонимания или ошибки при его расшифровке. Отсутствие обратной связи (послания) также является своего рода обратной связью, однако с достаточно размытым содержанием, часто приводящим к недопониманию и потерям. К сожалению, коммуникация не является процессом, происходящим исключительно между отправителем и получателем послания. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих само послание. Такие факторы называются коммуникационными помехами или шумом (noise). К их числу можно отнести технические характеристики телефонных и радиосистем, знание иностранного языка, владение навыками письменной речи, дефекты речи и слуха. Помехи могут возникать на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, а следовательно, и эффективность управления персоналом организации².

Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются друг с другом, чтобы:

• выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);
• получить или предоставить информацию (профессиональная цель);
• оказать влияния на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью  совпадает с целью управления персоналом организации - добиться необходимого для компании поведения своих  сотрудников, что позволит реализовать организационные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.

1.2. Методы  и инструменты повышения эффективности  коммуникаций внутри

 

Прежде чем говорить о критериях оценки эффективности системы внутренних коммуникаций, пожалуй, следует определить, какой она в идеале должна быть. Система ВК (внутренние коммуникации) в любой организации, независимо от рода ее деятельности, должна отвечать принципам открытости, простоты и понятности, регулярности, достаточности, комплексности, достоверности и своевременности. Частыми ошибками при построении системы внутренних коммуникаций в организации являются отсутствие единого информационного пространства в компании, перспективах ее развития, позиционирования на рынке, или, например, несвоевременность распространения внутри организации внешней информации, которая выходит за стены компании. Бывали случаи, когда сотрудники узнавали о внедрении новых продуктов или назначении ключевых руководителей своей организации из новостей и газет. И, конечно, это серьезно подрывает доверие персонала к руководству компании, как следствие, снижается лояльность, мотивация на работу, увеличивается текучесть персонала.

Коммуникации должны быть ясными, точными, давать необходимую информацию, относящуюся к професииональной деятельности и создавать атмосферу доверия, улучшать социально-психологический климат в коллективе. Например, 39% сотрудников западных компаний заявляют, что нужная им информация доходит до них слишком поздно, а еще более половины (62% сотрудников) считают, что распространяемая в компании информация не имеет отношения к профессиональной деятельности. Как следствие этого 60% из опрошенных сотрудников хотят сменить работу. Вот вам и причинно-следственная связь между эффективностью системы ВК и результатами деятельности организации, ведь ни для кого ни секрет, что смена состава, текучесть персонала требует серьезных вложений в адаптацию, и проходит немало времени (от 3 до 9 месяцев) пока новые сотрудники выйдут на уровень «самоокупаемости» (когда экономический результат деятельности нового сотрудника превышает вложенные в него инвестиции).

Каковы же критерии оценки эффективности системы внутренних коммуникаций? Думаю, прежде всего, это  количество коммуникационных каналов и «качество» выполнения совместных работ, требующих усилий разных подразделений компании одновременно. Количество промежуточных звеньев при передаче информации и количество распространяемых слухов – несомненно также показательны. Разумеется, не могу не назвать своевременность распространения информации и адекватность применения информационных каналов в зависимотси от размеров бизнеса и сферы деятельности в качестве важных критериев оценки эффективности системы ВК. Также это наличие баланса между вертикальными и горизонтальными коммуникациями внутри компании, между документированной (формальной) информацией и вербальными средствами ВК. Состояние социально-психологического климата в коллективе также отражает состояние системы внутренних коммуникаций в компании.

Если вы хотите создать  позитивный имидж компании на рынке, своевременно доводить необходимую  информацию до сотрудников и, как  следствие, повысить общую управляемость  компанией, повысить эффективность  работы, мотивацию персонала и  оперативную деятельность на рынке, улучшить социально-психологический климат в коллективе, то необходимо создавать эффективную систему внутренних коммуникаций. Как же это сделать, какие инструменты использовать?

Для начала необходимо провести диагностику существующей системы коммуникаций. Например, выяснить, проводятся ли собрания компании, есть ли корпоративный интранет-портал, доска объявлений или доска почета, где расположены фотографии сотрудников и перечень их достижений, понять, через кого и как быстро распространяются слухи, проводятся ли в компании опросы мнений, анкетирование, внутрикорпоративное обучение. Следующий этап – создание единого информационного пространства, разработка политики и стандартов компании в области ВК, далее – внедрение этих стандартов, укрепление лояльности персонала, затем – мониторинг работоспособности системы ВК, оценка ее эффективности и принятие мер по ее улучшению, постановка новых задач в области управления внутренними коммуникациями.

Все инструменты построения и повышения эффективности системы внутренних коммуникаций можно разделить на четыре вида:

 

Информационные	Аналитические	Коммуникативные	Организационные
Корпоративные СМИ   Рассылка сообщений   Доска объявлений   Внутренний сайт   Листовки	Анкетирование     Фокус-группа   «Почтовый ящик»   Опрос	Корпоративные мероприятия   Соревнование по профессии   Корпоративные тренинги   Корпоративное обучение   Система адаптации	Разработка и внедрение  корпоративных стандартов   Выступления руководства   Совещания   Собрания

 

К сожалению, большинство компаний используют не больше 2 групп инструментов одновременно, когда для построения эффективной системы рекомендуется исользовать инструменты каждой группы. Самые редко используемые компаниями инструменты управления внутренними коммуникациями – «почтовые ящики» для сбора предложений, электронные СМИ, письма работодателю, деловые игры, презентации для сотрудников, электронные библиотеки, тематические фотостенды. Чаще всего компании используют внутренние собрания, рассылки сообщений, стенды с информацией и внутренние сайты. Есть и ряд проблем, с которыми сталкиваются организации при работе с внутренним PR. Прежде всего это отсутствие сотрудника, отвечающего за работу с системой внутренних коммуникаций на постоянной основе. Иногда эту работу проводят топ-менеджеры (29% компаний), реже специалисты PR-отделов (21%), в 50% случае эта функция закреплена за специалистами HR-служб. Как правило, компания не выделяет бюджет за поддержание и регулярную работу с внутренними коммуникациями, и большую часть бюджета HR-отделов «съедает» рекрутинг, из-за этого информация доводится до сведения работников нерегулярно, без нужного эмоционального заряда, используется мало инструментов, да еще порой без учета бизнеса и размеров компании.