Организация и технология приёмки товаров по количеству и качеству в магазине «Игрушландия»

     Представитель одногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее, чем на следующий день после получения  вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся  товарам - в течение 4 ч после получения  вызова.

     Представитель иногороднего отправителя (изготовителя) обязан явиться не позднее чем  в трехдневный срок после получения  вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

     Представитель отправителя (изготовителя) может принимать  участие в приемке только при  наличии у него удостоверения, дающего  на это право.

     Отправитель (изготовитель) может уполномочить на участие в приемке товаров  предприятие, находящееся в месте  их получения. В этом случае удостоверение  представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении  должна быть ссылка на документ, которым  отправитель уполномочил данное предприятие участвовать в приемке  товаров.

     С согласия отправителя (изготовителя) предприятие- получатель может произвести одностороннюю  приемку товаров.

     Если  при приемке с участием представителя  отправителя (изготовителя) будет выявлена недостача товаров против данных, указанных в транспортных или  сопроводительных документах, то результаты приемки товаров оформляются актом. Он составляется в тот же день, когда недостача выявлена. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время перерыва.

     Если  при приемке одновременно будут  выявлены не только недостача, но и  излишки товаров, то в акте указываются  точные данные об этих излишках.

     Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены  с их помощью. Лицо, не согласное  с содержанием акта, обязано его  подписать с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение. За подписание акта, содержащего не соответствующие  действительности данные, лица, принимавшие  участие в приемке товаров, несут  установленную законом ответственность. Запись о предупреждении, об этом участвующих  в приемке лиц должна быть сделана  перед их подписями.

     Не  позднее, чем на следующий день после  составления акта он утверждается руководителем  или заместителем руководителя предприятия-получателя.

     В случаях выявления в результате приемки фактов злоупотреблений  или хищений товаров руководитель или заместитель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам  МВД или прокуратуры и направить  им соответствующие документы.

     После проверки по количеству товары помещаются в помещение для распаковки и  проверки их по качеству. 
 

3.Организация  качественной приёмки товаров  и её документальное оформление. 

     Операцию  распаковки осуществляют для проверки качества полученного товара. Иногда в таре находятся по-разному упакованные товары, в этом случае также требуется распаковка.

     Качественная  проверка товаров способствует лучшей организации хранения, учета и  последующего отпуска товара  с  магазина.

     Распаковка  позволяет организовать упорядоченное  складирование товаров на складе и сокращает время выполнения заказов потребителей.

     Приемка товаров по качеству проводится для выявления соответствия качества поступивших в магазин товаров требованиям стандартов, технических условий, условиям договора, а для некоторых товаров -- образцам-эталонам и т.д.

     Одновременно  с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также  тары, упаковки и маркировки.

     Товары, поступившие в исправной таре, принимаются по качеству и комплектности, как правило, на складе конечного получателя. Поэтому на складе оптового предприятия такие товары могут не приниматься по качеству, если они переотправляются покупателям в таре или упаковке изготовителя или первоначального отправителя. Однако проведение приемки является обязательным, если это предусмотрено договором, а также при получении товаров в поврежденной, открытой или немаркированной таре, в таре с поврежденной пломбой или при наличии признаков торчи (течь, бой и т. д.).

     Приемка товаров по качеству и комплектности  может производиться и в магазине поставщика, но лишь в случаях, предусмотренных в договоре.

     Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены стандартами или техническими условиями для отдельных видов товаров. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

     - при иногородней поставке - не  позднее 20 дней, а скоропортящихся  товаров - не позднее 24часов  после выдачи товаров органом  транспорта или поступления их  в магазин получателя при доставке  поставщиком или при вывозе  получателем;

     - при одногородней поставке - не  позднее 10 дней, а скоропортящихся  товаров - 24часов после поступления  их в магазин получателя.

     В районах Крайнего Севера, отдаленных районах и других местностях досрочного завоза приемка непродовольственных  товаров производится не позднее 60 дней, продовольственных товаров (за исключением скоропортящихся) - позднее 40 дней, а скоропортящихся товаров -- не позднее 48 ч после поступления  их на склад получателя.

     Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности  товаров окончена в установленные  сроки.

     На  складе необходимо создать такие  условия для правильной и своевременной  приемки товаров по качеству, при  которых обеспечивалась бы сохранность  товаров и предотвращалась их порча. Следует своевременно проверять  средства испытания и измерения, которыми определяется качество товаров, и следить за их исправностью.

     Проведение  приемки товаров возлагается  на компетентных лиц в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставленных товаров (технический паспорт, сертификат, счет-фактура, спецификация и т. п.).

     Как правило, при приемке товаров  производится сплошная проверка их качества и комплектности. Выборочная проверка с распространением результатов  проверки качества какой-либо части  товаров на всю партию допускается  в случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором.

     В целом же, процедура проверки товаров  по качеству аналогична описанной выше приемки по количеству.

     Составленные  по результатам приемки товаров  акты являются документами, подтверждающими  невыполнение поставщиком (отправителем, изготовителем) условий договора. Поэтому  они служат основанием для предъявления ему претензий.

     Претензия - требование покупателя к поставщику (изготовителю) о возмещении убытков, устранении недостатков поставленных товаров и тому подобное.

     Претензия должна быть подписана руководителем  предприятия или его заместителем. Она отправляется заказным письмом  или почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

     Сроки направления претензии получателем  товаров, а также порядок и  сроки рассмотрения и ответа на нее  поставщиком устанавливаются договором.

     В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии заявитель  вправе предъявить иск в арбитражный  суд. Он предъявляется в виде искового заявления.

     Исковое заявление- требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации. 

     Для оформления поступившего товара применяются  унифицированные формы первичных  документов (формы с N Торг-1 по N Торг-14), утвержденные постановлением Госкомстата  России от 25.12.98 N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".  
Приемка товаров осуществляется материально-ответственным лицом на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, товарно-транспортной накладной (ТТН), железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).  
Если товар доставляется, например, автомобильным транспортом непосредственно на склад покупателя, то материально-ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее печатью своей организации.  
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от:  
- места приемки;  
- характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);  
- от наличия или отсутствия сопроводительных документов поставщика и соответствия их договору купли-продажи. 
 

     3.1 Место приёмки товара 

     Приемка товаров может производиться:  
- В магазине поставщика при вывозе товаров покупателем;  
- В магазине покупателя при доставке товаров поставщиком;  
- в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и контейнеров или в магазине транспортного предприятия при доставке и выдаче товара предприятием железнодорожного, водного, воздушного, автомобильного транспорта.  
При отгрузке с магазина поставщика основным товаросопроводительным документом является товарная накладная по форме N ТОРГ-12, которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации.  
Товарная накладная N ТОРГ-12 отличается от товарно-транспортной накладной тем, что в ней отсутствует транспортный раздел.  
Товарная накладная, может быть как приходным документом покупателя, так и расходным документом поставщика.  
В товарной накладной указываются номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без НДС. 
Товарная накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя.  
Товарная накладная N ТОРГ-12 при получении товара в магазине поставщика обычно составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

     Вообще  говоря, количество оформляемых экземпляров  накладной может быть и больше. Это зависит от условий получения  товара покупателем, вида организации  поставщика, места передачи товара, особенностей документооборота и т.д.  
Если товары получает материально-ответственное лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность по форме N М-2 (М-2А), которая необходима для подтверждения полномочий материально-ответственного лица на получение товара.  
Форма доверенности установлена Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве".  
Доверенности на получение товара выдаются только сотрудникам данной организаций. Выдача доверенностей лицам, не работающим в данной организации, не разрешается. Доверенность подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, ими на то уполномоченными, и на ней ставится печать организации.  
Если товар получает представитель организации-покупателя по доверенности (с печатью), то печать организации-покупателя на товарной накладной не ставится.  
В случае несоответствия фактического наличия товаров количеству, указанному в товарной накладной или отклонения по качеству, установленному в договоре, либо по данным, указанным в сопроводительных документах, должны составляться соответствующие акты, о которых речь пойдет ниже, а в сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании. 
 

     3.2 Характер приёмки товаров.

     Теперь  рассмотрим, как характер приемки  влияет на ее документальное оформление.  
Если по условиям договора необходима приемка товаров по количеству, качеству, массе и комплектности, то оформляется Акт о приемке товаров по форме N ТОРГ-1 или Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2.  
Форма N ТОРГ-1 используется в том случае, если нет расхождений между документами поставщика и фактическими данными приемной комиссии.  
Приемка товара производится по фактическому наличию.  
При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры по предотвращению его смешения с другим однородным товаром и вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для составления двустороннего акта.  
Поставщик может не высылать своего представителя и разрешить приемку товара без него. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте. Акт по форме N ТОРГ-1 составляется отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Один экземпляр этого документа остается у покупателя, а другой передается поставщику. Заполнение первой и последней страниц акта N ТОРГ-1 не вызывает затруднений. На 1-й странице акта записываются реквизиты поставщика, изготовителя и получателя товара, номер и дата акта, место приемки, реквизиты договора и другие сведения. Особое внимание следует обратить на строку "Способ доставки", где указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).  
На 2-й и 3-й страницах акта N ТОРГ-1 при заполнении строки "Сертификат" обязательно указываются его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.  
 
Если реальное состояние поставленного товара соответствует документам поставщика, то в полях "Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра", "Способ определения недостающего товара", "Заключение о причинах и месте образования недостачи товара", "Отклонение (+, -)" можно сделать прочерк. На последней странице акта N ТОРГ-1 члены комиссии подтверждают правильность сведений, указанных на предыдущих страницах, и пишут свое заключение о приемке товара. Если представитель поставщика участвует в приемке, то он расписывается в получении акта. Здесь же подписывается главный бухгалтер грузополучателя. На 4-й странице также выделено место для записи решения руководителя по поводу приемки товара. Заведующий складом расписывается на этой же странице в получении товара и тары на ответственное хранение, а руководитель утверждает документ. Акты должны храниться в течение пяти лет. Для оформления приемки товаров, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, дополнительно применяются Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме N ТОРГ-2 и аналогичный Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров по форме N ТОРГ-3. Акты по формам N ТОРГ-2 и N ТОРГ-3 составляются в соответствии с фактическим наличием товаров и в сравнении с данными, содержащимися в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности - в соответствии с требованиями к качеству товаров, предусмотренными в договоре или контракте.  
Эти акты являются основанием для предъявления претензии поставщику и составляются аналогично акту по форме N ТОРГ-1. Однако товары, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в этих актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: "По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет".  
Количество экземпляров составляемых актов и комплектность документов обосновываются реальной ситуацией. Обычно акт по форме N ТОРГ-2 на отечественные товары составляется в четырех экземплярах, а акт по форме N ТОРГ-3 на импортные товары - в пяти экземплярах. Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, как и приемка товаров от российского поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара по договору с иностранным поставщиком, то акт составляется в присутствии материально-ответственного лица покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствии) и представителей других незаинтересованных организаций.  
Акт по форме N ТОРГ-3 составляется отдельно по каждому иностранному поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. При приемке любых товаров акты о приемке с приложением документов (накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и при расхождениях с товаросопроводительными документами используются для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.