Бизнес-логистика

Распределение в магазины (вторичное распределение)

Большая часть  ежедневных грузов для магазинов (вторичное  распределение) отправляется из региональных оптовых складов и формируется из товаров, либо содержащихся на центральном резервном складе, либо, в случае низкого спроса и низкой стоимости, отсутствующих на центральном резервном складе и поставляющихся непосредственно на региональный оптовый склад. Поставки на региональный оптовый склад и в магазины осуществляются сторонними подрядчиками.

Другие  способы распределения

Компания  также использует два дополнительных способа распределения: полупрямое и прямое. Полупрямое распределение  используется в случае объемистых товаров, таких как подгузники или гигиенические салфетки, которые по причине своего размера и объема продаж, занимали бы слишком много места на центральных складах или в грузовиках. Такие товары поставляются непосредственно на центральные резервные склады. Прямое распределение имеет место тогда, когда поставщики доставляют продукцию непосредственно в магазин. Компания старается не использовать этот способ, поскольку он подразумевает меньшую степень контроля за поставками. Настоящие прямые поставки имеют место тогда, когда заказы у поставщиков размещаются магазинами. Оставшаяся часть прямых поставок известна как E-direct, по названию системы подачи заказа стандарта EPOS, которая генерирует заказ.

Информационный  поток

Основой логистической системы компании и ее усилий, направленных на удовлетворение потребительского спроса, является использование одной из самых крупных в Европе розничных электронных систем продажи (EPOS-систем). Использование этой системы производства IBM подразумевает использование в кассах каждого магазина ручных лазерных сканеров для сканирования штрих-кода на приобретаемых товарах. Лучшим способом изучения информационного потока в системе является пошаговое отслеживание данных, генерируемых при приобретении какого-либо товара.

При покупке товара в  магазине штрих-код на товаре считывается  с помощью лазерного сканера  на кассе. Система электронной продажи  ищет в файле цену това pa и вносит покупку в детализированный чек  покупателя. Покупка также регистрируется на EPOS-компьютере магазина. В конце каждого дня информация обо всех продажах передается на главный компьютер в центральном офисе. Каждый вечер передается более 500 Мбайт данных. Одним из преимуществ этой системы является скорость и точность управленческой информации, при этом возможна генерация еженедельных отчетов, анализ продаж по отдельным наименованиям и т. п.

Кроме обычной регистрации  продажи и передачи данных в центральный  офис, совокупная система потоков  товаров и информационных потоков  позволяет своевременно пополнять запасы. Ключевым требованием минимизации запасов является требование о том, чтобы пополнение получалось только в случае необходимости и в требуемых объемах. Чтобы добиться этого, требуется определение ряда характеристик для каждого товара.

1. Ведение в магазине книги учета запаса». EPOS-компьютер, находящийся в магазине, содержит книгу теоретических запасов — информацию о теоретическом уровне запасов по каждому наименованию (в которой отражены покупки, но не учтены мелкие кражи).
2. Уровень повторения заказа. Это количество товара, находящегося на складе. Когда обнаруживается, что уровень запасов ниже уровня повторения заказа, размещается заказ на следующую партию. Здесь также принимается во внимание количество изделий, приходящееся на один заказ. Таким образом, если минимальный размер упаковки, в которой поставляется товар (коробка, поддон) равен 200 шт., то уровень запасов, когда количество товаров всего на одну штуку меньше уровня повторения заказа, не приведет к размещению повторного заказа.
3. Частота проверок. Различные товары распродаются с разной скоростью, и имеет смысл проверять количество имеющихся в магазине запасов с частотой, соответствующей скорости пополнения запасов. Это приводит к сокращению периода между проверками, до одной проверки в день для ходовых наименований, или к его увеличению до максимального значения (неделя) для неходовых товаров.
4. Время реализации заказа. Это время между размещением заказа после проверки и получением товара. Время реализации обычно составляет приблизительно два дня, если речь идет о наименованиях товаров, содержащихся на центральных резервных или региональных складах.
5. Теоретический объем продаж. Это количество товара, который магазин планирует продать в течение какого-то промежутка времени.

На данных по теоретическим продажам основывается первый из трех видов формирования запасов, направленный на поддержание запаса, достаточного как для удовлетворения потребительского спроса, так и для поддержания привлекательного вида торговых стеллажей.

1. Интервал обновления запасов. Интервалом обновления запасов называется максимальный период, на который должно хватить запасов. На момент проверки в магазине должен быть запас товаров, которого хватило бы до следующей проверки плюс время реализации заказа с доставкой. Если взять в качестве примера товар с периодом проверки в пять дней (каждый понедельник) и временем реализации заказа в два дня, то его интервал обновления будет равен семи (рабочим) дням.

2. Резервный запас — это определенное количество наличных запасов, необходимое для предотвращения ситуации отсутствия товара на складе в случае повышенного спроса.
3. Минимальный запас. Если магазин хочет сохранить привлекательность своих прилавков, тогда хранится дополнительный запас товаров. В этом случае, если распродается ожидаемое количество товаров и резервный запас, на полках все же остается достаточные количество товара для того, чтобы они привлекательно выглядели до следующей поставки. Этот суммарный объем запасов называется минимальный запасом.

Вышеприведенные переменные (за исключением теоретических) определяются отделом снабжения в бизнес-центрах или центральном офисе при использовании прогнозов, данных по предыдущим периодам и т. д. Система формирования повторного заказа использует эти значения при вынесении решения о том, нужно ли делать повторный заказ, и если нужно, то в каких количествах. Объяснение механизма выбора времени подачи повторного заказа довольно громоздко и нет необходимости его здесь рассматривать. Однако две программы пополнения запасов и повторного заказа, используемые системой, являются важными, а именно E-direct и программа пополнения запасов центрального резервного склада.

E-direct

Будучи механизмом формирования стандарта EPOS, она генерирует заказы для пополнения запасов магазинов. Она:

• работает в соответствии со стандартом EPOS во всех магазинах;
• подходит для сезонных и повседневных товаров;
• подходит для складов и линий прямых поставок;
• является связующим звеном между магазинами и поставщиками,

Пополнение запасов  центрального резервного склада

Аналогично принципу E-direct, эта программа предназначена для пополнения запасов центрального резервного склада из различных источников поставки товаров. Таким образом, все запасы, поступающие в магазины со складов, попадают на Склад 1, и прямой заказ от магазинов поставщики получают через E-direct. Все заказы на Склад 2 и Склад 3, а оттуда на центральные резервные склады, а также полупрямые поставки от поставщиков на центральные резервные склады, осуществляются системой пополнения запасов центрального резервного склада.

Как только появляется необходимость  в новой партии товара от поставщика, размещается заказ. Это осуществляется посредством системы SIMPLE (системы, разработанной  компанией для себя), которая отправляет поставщикам заказы, используя один из трех нижеприведенных способов.

1. Электронный обмен данными. Компания использует сеть Trident, заказывая электронным способом приблизительно 80% (в стоимостном выражении) своего запаса. 50-60% поставщиков теперь используют Trident.

2. Факс. Этот способ используется преимущественно в случае товаров с коротким временем реализации, когда заказ по почте выполняется слишком долго.
3. Почта. Заказ просто отправляется по почте.

Этот раздел будет посвящен рассмотрению одной  из двух основных стратегий для неупакованного товара А, достоинств и недостатков заказа и поставки неупакованного товара А непосредственно через систему электронного места продажи. Сначала опишем существующий метод, а затем предлагаемый. После такого предварительного описания приведем цены и другую информацию, необходимую для того, чтобы проанализировать достоинства и недостатки предлагаемого метода.

Неупакованный товар А  заказывается менеджером по продажам отдела материальных запасов у поставщика или его представителя, с поставкой  напрямую в магазин (прямое распределение). Заказ делается либо по телефону, либо при личной встрече представителей. Объем заказа па различные товары определяется исходя не из реальных данных по продажам, а из субъективного мнения менеджера по продажам. Зачастую имеет место конфликт интересов, поскольку торговые представители поставщика стремятся продать как можно больше товара, но менеджер по продажам должен заказать лишь тот объем товара, в котором у магазина есть потребность, если есть. В некоторых случаях это неизбежно приводит к заказу излишка товаров, результатом чего являются высокий уровень запасов и все проблемы, описанные выше.

Опишем каналы поставок, механизмы заказа и другие дополнительные вопросы, возникающие при централизованных заказах и поставках. Как уже  говорилось, поставки неходовых наименований с низкой стоимостью осуществляются со склада 1 через региональный оптовый склад. Поскольку товар А является неходовым товаром с низкой стоимостью, то будет использоваться именно такой метод поставки. Следовательно, товар будет доставляться туда поставщиком, а затем будет храниться. После этого его будут распределять в соответствии с заказами через E-direct в региональные оптовые центры, а затем в магазины.

Чтобы товар А распределялся  централизованно, его надо упаковать  в пакеты. Чтобы заказ новой партии товара был своевременным и корректным, необходимо вести учет закупок отдельного товара. Это может быть достигнуто путем нанесения штрих-кода товара на липкую ленту, которая используется для запечатывания пакетов, а не с помощью учета через кассовый аппарат. Наклейка для соответствующего вида товаров может быть расположена перед или даже на полке, где находится этот товар. Таким образом, становится возможным использование типовых пакетов при одновременной регистрации информации о приобретении товара. Поскольку в каждом пакете находится количество товара, достаточное для 45 отдельных покупок, заказ па товар в системе EPOS будет инициализироваться после осуществления установленного объема продаж — уровня повторения заказа. Запасы будут пополняться либо теми же товарами, либо их заменителям и, поскольку ассортимент меняется и обновляется. Такой метод заказа исключает контакт с представителями поставщика при выборе товара. Это приведет к тому, что на смену ситуации, когда в магазинах наблюдается избыточный ассортимент, придет ситуация, когда решения по выбору того или иного товара будут приниматься централизованно. Как следствие, будет более жесткий контроль над ассортиментом и запасами.

Чтобы определить размер преимуществ и недостатков централизованного заказа товаров, были произведены теоретические расчеты. При их выполнении наиболее важным переменным было дано численное выражение, и наиболее важными факторами в этом случае являются цены, время и размер запаса. Хотя они, несомненно, взаимосвязаны (например, издержки на хранение запасов зависят от частоты доставки и уровня имеющихся запасов), сначала они будут определены по отдельности, а затем соединены и изучены.

Представилось возможным  определить размер прибыли и издержек двух методов поставки товара Л: заказа через торгового представителя поставщика и заказа неупакованного товара А с помощью системы электронного места продажи. Получилась довольно любопытная и значительная разница в затратах. В случае централизованного заказа товара А его себестоимость ниже, чем в случае использования услуг торгового представителя. Это вполне закономерный результат, поскольку пользоваться услугами торговых представителей дорого, и отказ от них неизбежно приводит к снижению себестоимости товара. Издержки на централизованно заказываемый товар А включают дополнительные 4р за поставку, поскольку теперь товар складируется и поставляется средствами самой компании. Создание запаса в случае централизованно заказываемого товара также обходится значительно дешевле, чем в случае поставок с привлечением торгового представителя. Издержки на создание запасов относятся к альтернативным издержкам, и эта разница имеет место не только потому, что в случае централизованного заказа компанией в целом хранится меньший запас товара, но также потому, что при хранении на складах запасы учитываются по себестоимости. Запасы, хранящиеся в магазинах, учитываются по розничной цене, поэтому хранение запасов обходится дешевле в случае, если оно централизовано.

При условии, что объем  продаж для каждого способа доставки одинаков, может быть рассчитана разница в чистой прибыли в год для данного товара. Совокупный товарооборот для товара А за последние двенадцать месяцев составил £1,03 млн. Теперь могут быть рассчитаны размеры прибыли для каждого из видов поставки. Результат представляет собой ежегодное увеличение прибыли на £44 461 в год. Несмотря на то, что размер некоторых издержек был определен выше, могут иметь место дополнительные неучтенные издержки, связанные с переходом на централизованную систему заказов. Это может быть следствием трудности получения правильных цифр. Такие издержки включают в себя деятельность по поддержке торговой деятельности, такие как расходы на наклейки и информационные материалы для клиентов. Эти издержки вряд ли будут большими, но их надо учесть для создания законченной картины.