Инвентаризация материальных ценностей на складе: цель и организационные аспекты

     – стеллажный, при котором товары могут храниться как в упакованном, так и в распакованном виде. Он связан с широкой внутрискладской подсортировкой товаров;

     – штабельный, при котором товары хранятся в основном в таре, без распаковки с использованием различных типов поддонов (плоских, стоечных, ящичных).

     Условием  применения стеллажного способа  хранения является широкая внутрискладская подсортировка товаров. Основная часть непродовольственных товаров и некоторых видов продовольственных товаров широкого ассортимента могут иметь небольшой объем хранения. Поэтому хранить их целесообразно в стеллажах.

     Преимущества  стеллажного способа хранения:

     – более полное использование объема склада, в первую очередь за счет неограниченной возможности высоты складирования (важное значение играет для высотных складов);

     – более свободный доступ к товару, особенно при складировании в полочных стеллажах;

     – простую систему кодирования складских мест, что значительно облегчает контроль и учет товаров на складе;

     – возможность автоматизированного управления материальными потоками на складе;

     – лучшая сохранность грузов.

     Товары, объемом хранения более 3 м³, отпускаемые без распаковки целыми грузовыми пакетами можно хранить в штабелях (за исключением высотных складов).

     Штабельное  хранение применяют, как правило, для  сезонных, крупногабаритных товаров, имеющих большой объем хранения. Укладка товаров в штабель должна обеспечить доступ к каждому наименованию товара.

     Штабели размещают рядами и блоками. Рядное расположение рационально при подготовке грузов к отправке и большом числе хранимых товаров.

     Блочное расположение повышает степень использования  складской площади, но приемлемо только для однотипных грузов, так как доступ в этом случае возможен лишь к части грузов, находящихся в непосредственной близости к проездам.

     При смешанном размещении грузов в зоне складирования блоки штабелей обычно размещают вдоль стен, а ряды – в центре зала.

     Недостатки  штабельного хранения:

     – при хранении пакетированных грузов высота склада используется ограниченно, примерно лишь до 3,5 – 4 м (в зависимости от вида груза), из-за неустойчивости штабелей при увеличении их высоты;

     – повышенное повреждение продукции;

     – невозможность обеспечить эффективную организацию работ в многономенклатурных складах.[1. с.82.]

1.4. Методы учета материальных запасов.

     Методическими указаниями по учету МПЗ предусмотрено, что могут применяться два  метода натурально-стоимостного учета материальных запасов: сортовой и партионный.

     При применении сортового метода учет товарно-материальных ценностей ведется на карточках, в которых отражается наличие и движение ценностей.

     При применении партионного метода учет ведется в порядке, предусмотренном для сортового метода учета, но по каждой партии товарно-материальных ценностей. Под партией следует понимать ценности, поступившие одновременно по одному либо нескольким документам.

     Сортовой  метод учета.

     С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.

     Количественно-суммовой метод. При использовании данного  метода на складах и в бухгалтерии  организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей.

     Методическими указаниями по учету МПЗ предусмотрено  два варианта учета с применением оборотных ведомостей.

     При первом варианте на складах и в  подразделениях организации ведется  только количественный учет. Первичные учетные документы по движению материальных ценностей материально ответственные лица складов и подразделений сдают в бухгалтерскую службу.

     В бухгалтерской службе ведется количественно-суммовой учет, что дублирует складской учет. В бухгалтерии на каждый номенклатурный номер материальных ценностей оформляются карточки количественно-суммового учета, заполняемые на основании первичных документов, сданных складами и подразделениями. В карточках выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода. На основании карточек составляются оборотные ведомости по каждому складу и подразделению.

     По  итогам данных оборотных ведомостей в бухгалтерии составляется сводная  оборотная ведомость по всем складам  и подразделениям организации. Данные сводной оборотной ведомости сверяются с данными синтетического учета материальных ценностей. Кроме того, ежемесячно сверяются данные в карточках, которые ведутся в бухгалтерии, с данными складских карточек.

     При втором варианте карточки в бухгалтерии не ведутся. Приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, производится подсчет итоговых данных за месяц по приходу и расходу, полученные данные записываются в оборотную ведомость. Затем, как и в первом варианте, составляется сводная оборотная ведомость и производится сверка данных оборотной ведомости с данными карточек складского учета.

     Сальдовый метод. При использовании данного  метода на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а бухгалтерия ведет суммовой учет в денежном выражении.

     На  складах и в подразделениях организации  материально ответственные лица на основании первичных учетных документов ведут количественный учет в карточках или в книгах складского учета. По окончании отчетного периода первичные документы по учету движения материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

     В бухгалтерии организации количественный и суммовой учет движения материальных ценностей по номенклатурным номерам не ведется, оборотные ведомости по номенклатуре не составляются. Учет материальных ценностей ведется только в денежном выражении в разрезе групп, субсчетов и балансовых счетов учета материальных ценностей. Сотрудник, ведущий учет по данному складу или подразделению, проверяет первичные документы, принятые от материально ответственных лиц, сверяет первичные документы с записями в складских карточках, устанавливает правильность выведенных остатков и подтверждает это своей подписью.[5. с. 28.]

     Количественные  остатки материальных ценностей  на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру переносятся в сальдовую ведомость или книгу сотрудником бухгалтерии или заведующим складом. На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также по складам и подразделениям в целом. Данные сальдовых ведомостей и сводных сальдовых ведомостей должны ежемесячно сверяться с данными синтетического учета.

     В организациях одновременно могут применяться оба метода, то есть на одних складах и подразделениях учет может вестись с применением оборотных ведомостей, на других – сальдовым методом.

     Сортовой  метод учета на складах применяется, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени их поступления и цены приобретения. При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру ценностей вводят новую карточку складского учета. Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и другим характеристикам.

     Карточки складского учета открываются на год. Снабженческо-сбытовая служба, открывающая карточку, указывает в ней номер склада, полное наименование материальных ценностей, сорт, марку, размер, номенклатурный номер, единицу измерения, учетную цену и другие необходимые реквизиты. Следует учесть, что на каждый номенклатурный номер открывается отдельная карточка складского учета. Карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре, при этом указывается ее номер и ставится виза работника бухгалтерии.

     Заведующий  складом или кладовщик получает карточки складского учета под расписку в реестре и заполняет в  них реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей.

     Когда первый лист карточки заполнен, открываются  второй и последующий листы этой же карточки, в которых отражается движение материальных ценностей. Листы нумеруются и скрепляются.

     При использовании сортового метода учета экономно используется складская  площадь, возможно более оперативное управление остатками материальных ценностей, вместе с тем трудно различить материальные ценности одного сорта, имеющие при поступлении разные цены. При сортовом методе учета выбор ценностей для реализации осуществляется произвольно. Причем для оценки запасов возможно использование методов: по средней цене, цене единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок), ЛИФО (по ценам последних закупок).

     Записи  в карточку складского учета делаются на основании любого первичного учетного документа (приходного или расходного ордера) или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). На складах с небольшим ассортиментом и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учет непосредственно в товарном отчете (при этом карточки складского учета и складские книги не ведутся).[10.с 112.]

     Партионный  метод учета.

     Учет  материальных ценностей партионным методом ведется в таком же порядке, что и сортовым методом, но отдельно по каждой партии материальных ценностей.

     Данный  метод должен одновременно применяться  и на складе, и в бухгалтерии. При использовании партионного метода учета каждая партия материальных ценностей на складе хранится отдельно. Партией считается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Товары, доставленные одним видом транспорта (в одной автоколонне, одном железнодорожном вагоне, на одном судне, одной барже), независимо от количества транспортных документов (железнодорожных, водных накладных, коносаментов и т.д.), а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству, можно считать одной партией.

     Каждую  партию регистрируют в журнале поступивших  материальных ценностей, причем порядковый номер является одновременно номером этой партии и указывается в расходных документах рядом с наименованием ценностей, отпущенных из данной партии.

     На  каждую партию материально ответственное  лицо оформляет партионную карту в двух экземплярах: один – для склада, другой – для бухгалтерии. Формы партионных карт и порядок занесения в них информации зависят от вида товара.

     Записи  в приходную часть партионной карты заносят на основании сопроводительного документа к поступившим материальным ценностям с указанием его номера и даты, номера склада, лица, принявшего товар, поставщика, количества ценностей (по наименованиям, сортам и ценам), места хранения.

     В расходной части партионной карты указывают дату отпуска и номер документа, количество отпущенных ценностей в натуральных показателях, итог за месяц и остатки на конец месяца. Подсчет остатков может вестись нарастающим итогом после каждого отпуска материальных ценностей.

     После полного отпуска со склада каждой партии материальных ценностей партионная карта закрывается материально ответственным лицом. Составляется акт об израсходовании материальных ценностей конкретной партии, который подписывается заведующим складом. Форма акта зависит от вида материальных ценностей и наличия отклонений от их оприходованного количества. Акт вместе с партионной картой материально ответственное лицо передает в бухгалтерию на проверку.

     Если  при проверке данной партии материальных ценностей выявлена их недостача  в пределах норм естественной убыли, ее списывают на счет организации, а недостача сверх норм естественной убыли взыскивается с материально ответственного лица. Излишки, |выявленные при проверке, приходуют.

     IIартионный учет позволяет определить результаты расходования партии материальных ценностей без проведения инвентаризации (так как фактически инвентаризация производится локально при закрытии каждой партии). Данный вид учета усиливает контроль сохранности ценностей, способствует снижению потерь. Однако этот метод учета не позволяет рационально использовать складскую площадь, отсутствует возможность оперативного управления запасами (в результате хранения определенного вида ценностей в разных местах и отражения информации по ним в нескольких партионных картах).[5. с. 31.]