Логистические издержки

 

Как уже  известно, процессом закупки материальных ресурсов занимается лишь один человек. В его распоряжении находится  система заказа "build-to" и компьютерная программа SMS контролирующая остатки  продукции в ресторане на определённый момент времени. "Build-to" помогает рассчитать оптимальное количество полуфабрикатов, которое понадобится в конкретный период времени для наличия адекватного запаса в ресторане. При расчёте используется планируемый товарооборот, цикл заказа и результаты инвентаризации (существующие запасы).

Система заказа build-to состоит из следующих этапов:

• 1. Подсчет количества использованных упаковок продуктов;
• 2. Расчет планируемого товарооборота для цикла заказа;
• 3. Расчет заказа продукции.

Разберём  каждый этап последовательно.

 

Этап 1. Подсчет количества использованных упаковок продуктов

До составления заказа считается  количество использованных упаковок продуктов. Выполняется следующая процедура  для подсчета количества использованных упаковок на $1000 товарооборота по каждому  заказываемому наименованию. Собирается следующая информация для проведения подсчета:

• Чистый продуктовый товарооборот за предыдущий месяц (из отчета)
• Фактическое использование в предыдущем месяце в единицах веса по каждому заказываемому наименованию (из отчетов по инвентаризации)
• Единица веса на упаковку продукции по каждому наименованию (из распределительного центра)

Ниже приводится пример расчета:

• Чистый продуктовый товарооборот за предыдущий месяц = 123 400 дол.
• Фактическое использование в предыдущем месяце в единицах веса по каждому заказываемому наименованию = 3 246 кг картофеля-фри
• Единица веса на упаковку продукции по каждому наименованию = 16,3 кг

Месячное использование в единицах веса+кол-во 1000 долларов США=единиц на 1 000 долларов США+единица веса на упаковку=потребление  упаковок на 1000 долларов США

Картофель-фри 3246+123400=26+16,3=1,6 упаковки

 

Знать количество упаковок продуктов необходимо для подготовки заказа. Денежные единицы показаны в долларах США.

 

 

 

Этап 1. Как рассчитывается количество использованных упаковок

1. Переводится чистый продуктовый товарооборот в долларах за предыдущий месяц по следующей формуле: чистый продуктовый товарооборот за предыдущий месяц / 1000 = чистый продуктовый товарооборот за предыдущий месяц в тысячах.

Например, 123 400 дол. разделить на 1000 равно 123,400.

2. Рассчитывается количество единиц (веса) на 1 000 долларов США товарооборота. Чтобы рассчитать, сколько единиц наименования используется в ресторане на каждую 1000 дол. товарооборота, воспользуйтесь следующей формулой: Месячное использование / месячный товарооборот, переведенный в 1000 дол. = единиц на 1000 дол. товарооборота.

Например, 3 246 кг разделить на 123,40, равно 26,3 единиц на 1000 дол. Можно округлить до 26.

3. Переводятся единицы на 1 000 дол. товарооборота в количество упаковок продукции на 1 000 дол. товарооборота. Формула: Единицы на 1000 дол. / единица веса на упаковку = использование упаковок продукции на 1000 дол. Например, 26 единиц разделить на 16,3 кг, равно 1,6 упаковки на 1000 дол. товарооборота.

 

Этап 2. Расчет планируемого товарооборота для цикла заказа.

Основным и единственным поставщиком продукции является логистический центр "Рулог", расположенный  в Подмосковье. Из "Рулога" в  Ростов материальные ресурсы доставляются напрямую автомобильным транспортом.

Прежде  чем делать заказ, рассчитывается товарооборот на цикл заказа. Ниже описывается, расчёты  товарооборота при заказе продукции, доставляемой в один день.

Рассчитывается  товарооборот на цикл заказа, планируя товарооборот на каждый день в следующих  периодах:

• Период подготовки заказа — количество дней с даты размещения заказа до даты поставки.
• Период использования заказа - количество дней с даты поставки до даты поставки следующего заказа.
• "Буфер" - количество дней, чтобы иметь разумный резервный запас продукции, обычно достаточно иметь запас на один день продаж.

1. Отмечается в календаре день, когда делается заказ

2. Отмечается день доставки

3. Записывается планируемый товарооборот на день.

 

Этап 3. Расчет заказа

В разных ресторанах могут использоваться различные  формы заказа продукции. Непосредственно  перед тем, как делать заказ, проводится инвентаризация полных упаковок с продуктами, имеющихся в ресторане. Если вы делается заказ утром, проведится инвентаризация накануне вечером перед закрытием  или при открытии. Расчет приводится в долларах США.

1. Рассчёт "build-to"

Используется  следующая формула для расчета  build-to для каждого наименования. Товарооборот на цикл заказа (переведенный в тысячи) х количество использованных упаковок с продукцией на 1000$. товарооборота = количество build-to (округленное до следующей большей цифры). Например, товарооборот на цикл заказа будет 38,45 (38450 $, переведенный в тысячи), умножаем это число на количество использованных упаковок с продукцией на 1000$. товарооборота. Если рассчитанное количество использования картофеля будет 1,6 упаковки на 1000$. товарооборота, умножаем 38,45 на 1,6. Получается общее число упаковок 61,52. Округлите 61,52 до 62.

2. Перенос "build-to" в форму заказа

3. Расчёт заказа.

Используя форму, рассчитывается заказ каждого  наименования по следующей формуле: количество упаковок с продуктами "build-to" - имеющееся количество упаковок = заказываемое количество.

 

 

 

Корректировка коэффициентов "build-to" для достижения максимальной прибыли.

 

Рассчитывается  два фактора при подготовке заказа, используя систему "build-to":

• Использование количества упаковок продукции на 1000 дол. товарооборота
• Товарооборот на цикл заказа.

Поскольку это непостоянные цифры, они будут  время от времени меняться.

Существуют  следующие рекомендации, касающиеся заказа продукции, чтобы определить, когда будет необходимо пересчитать  коэффициенты "build-to":

• Трансферы продукции могут говорить о том, что заказывается слишком мало продуктов.

• Большое количество оставшейся в ресторане продукции непосредственно накануне дня доставки может говорить о том, что заказывается слишком много продуктов.

• Списание полуфабрикатов из-за просроченного срока годности может говорит о том, заказывается слишком много продуктов.
• Проведение рекламных программ может потребовать заказа иного, чем обычно количества продуктов (менеджер отдела маркетинга или консультант по производству могут помочь определить влияние новой программы на заказ продукции до, во время и после рекламной программы).
• Сезонные изменения могут также повлиять на заказываемое количество.

Прежде  чем рассчитывать заказ продукции, анализируется товарооборот на цикл заказа, используя следующие рекомендации, чтобы определить, когда будет  необходимо пересчитать коэффициенты "build-to":

• Товарооборот увеличился или уменьшился со времени предыдущего цикла заказа больше, чем на самый низкий объем товарооборота за день для данного цикла.
• Сезонные изменения в товарообороте, которые приводят к колебаниям.
• Участие в рекламных программах, которые не приводят к серьезным изменениям товарооборота, но могут вызвать колебаний.

 

 

. 

 

 

3. Экономические обоснования и  разработка мероприятий по минимизации  логистических издержек на предприятии  ООО "Макдоналдс"

 

Казалось  бы, исследуемое предприятие работает как швейцарские часы и искать пути уменьшения издержек для компании-гиганта, что искать иголку в стоге сена...всё  уже усовершенствовали до меня.

Однако  это не так. Более года работы на данном предприятии и занимаемая должность инструктора подразделения  снабжения, позволяет мне со стороны  логиста увидеть все плюсы  и минусы логистического процесса движения товара, а так же выявить характерные  издержки при движении данного материального  потока.

Во-первых, у менеджера заказа, казалось бы, есть все подручные средства, чтоб заказать оптимальное количество товара, однако, программа заказа, присланная главным офисом, расположенный в  Москве, и направленниая на помощь при осуществлении заказа не эффективна. Хоть она и отслеживает остатки  на период использования товара, сообщает о необходимости заказа и даже рассчитывает в автономном режиме следующую  партию заказа, но всё же, её неэффективность  заключается в том, что она  не берёт во внимание объёмы складских  помещений и вместимость транспортного  средства. Если менеджер, делая заказ, понимает, что заказанной продовольственной  продукции не собирается на целую  машину, то он, дабы не гонять машину пустой заказывает больше химии (мыльные растворы, дизрастворы, полироли), бумажных пакетов, упаковки. Потому что у неё не столь ограниченны сроки годности, и она всегда будет использована, а не останется в неиспользованных средствах. Зато на будущих машинах  при возможных повышениях спроса можно будет заказать значительно  больше овощей, мясных полуфабрикатов, картофеля и булочек. Данная же программа  этого не сделает, а просто выделит  товары, необходимые в дозакупке, не различая при этом неотложные закупки от тех закупок, с которыми можно было бы повременить.

Но есть огромный минус при полном отвержении данной программы: неопытный менеджер ещё не знает всех нюансов при  подсчёте необходимых к заказу продукции. И нередко бывает такое, что не были учтены какие-либо из факторов влияния  на товарооборот, и было заказано неверное количество продукции.

Если  продукции оказалось недостаточно, то главному смены приходится вызванивать  близлежащие рестораны данной сети и просить одолжить недостающее  наименование. Это действие ведёт  к неудовлетворению потребителей, вследствие временного отсутствия пункта меню и  увеличению расходов на доставку (обычно перевозки совершаются на такси). Раньше трансферт на одно лишь такси  достигал 10000 рублей в месяц.

Если  же продукции чересчур много было заказано, то это тоже приведёт к  неизбежным потерям и недополученной прибыли, вследствии короткого срока  хранения определённых продовольственных  продуктов и дальнейшего их списания и утилизации.

Я считаю эту проблему одной из главных  при снижении логистических издержек, и предлагаю для её решения  заняться разработкой улучшенной компьютерной программы для осуществления  эффективных закупок на предприятии. Думаю, что компания с мировым  именем может себе позволить разработать  данную программу и тем самым  избежать значительной статьи расходов.

Во-вторых, существует такая проблема, как поступление  продовольственных товаров с  минимальным сроком годности (1-2 дня). В такие моменты менеджер, принимающий  машину, стоит перед выбором: или  принять товар и через день-два  нереализованные остатки списать, что конечно же отразится огромными  потерями вложенных финансовых ресурсов, или не принимать товар и надеяться  на выручку соседних ресторанов, что возможно отразится на товарообороте. В таких случаях обычно звонят на "Рулог", говорят о выявленном недочёте: отправке продукции с минимальным сроком годности. И, посоветовавшись с директором, принимают общее решение.

Для решения  данной проблемы было бы рационально  внедрить между взаимоотношениями "Рулога" и ресторанов систему  штрафов. На мой взгляд, ничто так  не дисциплинирует, как штраф. Так  как отправка продукции с истекающим сроком годности это ошибка распределительного центра, то за это должен нести ответственность  именно он. Потому что вследствие его  действий не только нарушаются планы  работы ресторанов, но и увеличиваются  транспортные расходы.

Помимо  издержек, связанных с заказом  и доставкой товара могут возникнут  проблемы с хранением товарных запасов. Разберем более подробно, какие издержки могут возникнуть при хранении.

Полученные  материальные ресурсы складируются во фризер и кулер. При складировании  следует руководствоваться следующими правилами:

1. продукция складируется в соответствии с правилами товарного соседства, представленными в Приложении 2.
2. продукция складируется с соблюдением принципа FIFO (first in -first out).
3. температура хранения и сроки хранения должны соответствовать нормативам.

Несоблюдение  этих простых правил приводит к большим  издержкам. На нашем предприятии  данный вид издержек сведён к минимуму.