Организационные взоимосвязи в логистике

Основная  цель построения информационно-технической  базы логистических систем - встроиться в структуру управления  и стать ее неотъемлемой  частью. При этом особенностью логистики построения информационно-технической базы систем данного рода по сравнению с традиционными системами автоматизации управления заключается в том, что она, с одной стороны, направлена на  повышение технического  уровня систем управления, а с другой - предъявляет новые требования к методам экономического управления объектами.

В  результате логистического построения информационно-техническая база систем управления должна позволять производить анализ  и принятие управляющих воздействий на объект в условиях заданных целей и установленных процессов информационного характера.

Основными  факторами,  связанными с построением  информационно - логистических систем, являются:

1) Условия взаимодействия систем между собой и окружающей средой.

2)  Создание  модели  организации информационно-технического обеспечения, под которой понимают  иерархию  субъектов,  принимающих решения, их права, время реакции и режимы взаимодействия.

3)  Наличие  экономико-математической  модели  планирования, пpoгнозирования, управления и анализа состояния.

4) Разработка расчетных алгоритмов  для экономико-математических моделей.

5) Наличие необходимого комплекса технических средств, включая вычислительную организационную технику и систему связи.

6)  Прикладное  программное обеспечение поступления данных в cиcтeму, их хранение, распределение с целью оптимизации действий управляющего персонала.

Логистические системы управления направлены на повышение эффективности движения материальных и денежных потоков. Построение информационно-технических баз  указанных  систем  призвано  обеспечить  всестороннюю  интеграцию всех частей системы управления, оперативное и надежное их взаимодействие.

 

             4. Использование логистической информационной системы

 

Любая структура организации (предприятия) в общем виде представляет по существу формализованную систему принятия решений, независимо от характера деятельности. Система организации обычно определяет конкретные задачи, которые должны решаться соответствующими службами предприятия (подразделениями, звеньями производства), а также закрепляет ответственность в сложившейся иерархической системе управления .

Логистическая система организации управления устанавливает такой порядок, при  котором информация и складывающиеся на ее основе информационные потоки между отдельными организационными единицами имеют характер информационного опережения. Целевой характер опережающей информации позволяет проводить в рамках управления объективный систематический анализ ситуаций и принимать необходимые решения. Сами объекты и предметы управления, находясь в процессе функционирования в целевой, информационной и организационной взаимосвязи, образуют единую логистическую систему управления процессами.

В настоящее время, в зависимости от характера отношений между объектами, структурами управления, а также их признаков сложились следующие основные  виды иерархических организационных структур:  линейные, линейно-функциональные и матричные.

Информационно-технические базы логистических систем, вписываясь в принятую организационную структуру управления, вносят существенные коррективы во взаимосвязь структур управления, в их субординацию и делают  их более восприимчивыми к реальным процедурам принятия решений. Иными словами, это позволяет, прежде всего наилучшим образом использовать физические и интеллектуальные возможности самого  человека, характер разделения труда в сферах управления,  количество уровней управления и состав входящих в них подразделений, а также определять  необходимые требования к ним с целью эффективного управления материальными и денежными потоками.

Синтез  информационно-технических баз, построенных  на  логистических основах, и организационных структур управления в целом позволяет обеспечить:

1 )  более эффективную организацию планирования и управления материальными и денежными потоками и четкое  распределение  задач  и функции управления, прав и ответственности между структурными звеньями, объектами и предметами,

2)  наилучшее сочетание человеческих  и машинных звеньев в системах управления, повысить оперативность подготовки  и принятия решении, надежность и достоверность отображения фактического состояния процессов во всех звеньях материальных и денежных потоков,

3 )  выработку оптимальных управленческих решений и экономичность их выполнения.

С целью достижения устойчивости синтеза структур  управления и  информационно-технических баз логистических систем управления необходимо четко определять конкретный состав и характер задач планирования и управления материальными и денежными потоками, распределяя их по уровням иерархической системы и структурным элементам.

Информационно-техническая база логистических систем управления, органично вписываясь в структуру управления конкретных  подразделений управления, а также взаимодействию при согласовании и оценке конечных показателей.

Таким  образом, логистика информационного  процесса, вписываясь в организационную структуру управления, придает ей  определенную жесткость  и  рациональность, вырабатывает у конкретных специалистов управления навыки высокого профессионализма принятия решений.

Одним  из  наиболее сложных вопросов в обеспечении эффективности управления традиционно считался вопрос взаимосвязей между подразделениями в самой организационной структуре управления материальными и денежными потоками. В этой связи  использование  логистических подходов при построении организационных структур позволяет равномерно распределять задачи по структурным подразделениям и уровням управления,  требующие решения. При этом, формирование вертикальных и горизонтальных взаимосвязей должно происходить не на привычной  иерархической  либо  функциональной основе, а на основе разработки специальных экономико-организационных моделей решения управленческих  задач, позволяющих централизовать (либо децентрализовать) управленческие  связи при решении конкретной задачи и повысить ответственность конкретных подразделений и специалистов за конечные результаты решения задач при управлении материальными и денежными потоками. Иерархия использования логистической информационной системы:

1) Уровень специалистов, пользующихся системой для принятия решений

1 - опережающий уровень

2 - контролирующий уровень

3 - руководство среднего уровня

4 - руководство высшего уровня

5 - обработка оперативных данных (сделки, ответы на вопросы)

6 - информация для оперативного планирования и контроля

7 - управляемая информация для тактического  планирования  и принятия решений

           5. Взаимосвязь логистической и корпоративной стратегий

 

Все решения в зависимости от степени  их значимости для организации делятся  на три типа:

1. Стратегические решения – наиболее  важные, задающие общее направление  деятельности организации, оказывают  долгосрочное влияние, требуют  больших ресурсов и считаются  наиболее рискованными;

2. Тактические решения связаны  с реализацией стратегии в  среднесрочном плане, прорабатываются  на более детальном уровне, требуют  меньших ресурсов и сопряжены  с определенным риском;

3. Операционные решения наиболее  проработаны и касаются видов  деятельности на ближайшее время;  для их выполнения требуются  достаточно ограниченные ресурсы,  а риск небольшой.

 

 

Существует  несколько типов стратегических решений 

Миссия  – заявление, в котором указываются  общие цели организации в целом. Корпоративная стратегия показывает как корпорация, осуществляющая диверсифицированную  деятельность, планирует реализовать  свою миссию. Бизнес-стратегия свидетельствует, как каждый вид бизнеса в рамках диверсифицированной деятельности будет вносить свой вклад в  корпоративную стратегию. Функциональные стратегии описывают стратегическую направленность каждой функции (в частности, логистической), реализуемой в организации. Таким образом, стратегии более  высокого уровня задают цели и общую  направленность организации, а функциональные стратегии показывают, как их можно  реализовать.

Все долгосрочные решения, связанные с  логистикой, определяют логистическую  стратегию. Логистическая стратегия  организации состоит из всех стратегических решений, приемов, планов и культуры, связанных с управлением цепью  поставок и позволяет реализовать  уже сформированную стратегию предприятия  в целом. Существуют ситуации, когда  уровень развития логистики на конкретном предприятии оказывает значительное влияние на формирование общей стратегии  предприятия.

 

Пример

Американская  компания глобальных экспресс-перевозок UPS (United Parcel Service Inc.), будучи уверенной  в том, что обладает эффективной  логистикой, разработала бизнес-стратегию, цель которой – предоставление клиентам услуг высочайшего уровня по доставке товаров, информации и капиталов. Таким  образом, логистика с одной стороны  внесла вклад в формирование бизнес-стратегии, а с другой стороны позволяет  ее реализовать путем очень быстрой  доставки груза практически в  любую точку земного шара. Например, наличие целого таможенного отдела, "работающего" только с грузами UPS, а также уникальная технология "условного выпуска" экспресс-товаров, когда таможенное оформление груза  начинается задолго до его фактического прибытия на территорию России – ноу-хау компании, которое позволило разрешить одну из самых сложных проблем. Груз оформляется по временной таможенной декларации и на следующий день доставляется получателю. А уже потом в течение следующих нескольких дней пройдет полное таможенное оформление, гарантом которого выступает компания UPS. Кроме того, клиенты компании имеют удобную возможность наблюдать маршруты своих отправлений и подтверждение о доставке через Интернет. Каждая посылка маркирована специальным штриховым кодом и сканируется на всем пути следования, поэтому проследить ее путешествие на web-сайте компании очень просто. Сегодня этой услугой во всем мире, в том числе и в России, ежедневно пользуется около 4 миллионов человек.

В идеале организации должны все делать как можно лучше с учетом низких затрат, хорошего обслуживания потребителей, быстрой доставки, гибкости, использования  высоких технологий и т.д. На практике это, конечно, нереально. Поэтому приходится уравновешивать уровень предоставляемых  услуг с затратами. Для этого  необходимо выбрать конкретную направленность для своей логистической стратегии, что является ключевым решением. Например, одни организации делают ставку на предоставление дешевых услуг, другие – на высокую скорость доставки, третьи – на предоставление индивидуальных услуг и т. д. К основным направлениям логистических стратегий относятся  следующие:

- минимизация логистических издержек;

- повышение уровня обслуживания  потребителей;

- основное внимание – временным  параметрам: минимизация времени  поставок товаров или доставка  точно ко времени, указанному  заказчиком;

- основное внимание – предоставлению  услуг очень высокого качества;

- гибкость предлагаемой продукции  предполагает предоставление специализированных  услуг или услуг, с учетом  требований конкретных заказчиков;

- гибкость объема предлагаемой  продукции предполагает особое  внимание уделять оперативному  реагированию на изменяющийся  спрос;

- технология – стремление к  разработке и использованию самых  современных технологий в области  коммуникаций, отслеживания грузов, сортировки упаковок, идентификации  продуктов, учета динамики запасов  и др.;

- место расположения – стремление  оказывать услуги, располагаясь  на самых выгодных местах, например, на автобусных остановках в  центрах городов.

6. Управления логистической системой

Логистическое управление является реализацией системного подхода к производственно-сбытовой деятельности.

Системный подход в экономике представляет собой комплексное исследование экономической системы как единого  целого с точки зрения системного анализа. Системный подход означает, что каждая система является единым целым даже тогда, когда она состоит  из отдельных, разобщенных подсистем, связанных общей целью.

Он  позволяет увидеть изучаемый  объект как комплекс взаимосвязанных  подсистем, подчиненных одной цели, раскрыть его свойства, внутренние и внешние связи.

Характерной особенностью формирования логистических  систем управления является то, что  такая система должна сначала  анализироваться с целью установления взаимосвязей с окружающей средой, а потом должны устанавливаться  взаимосвязи внутри формируемой  системы.

Для логистических систем управления свойственны  четыре уровня полноты охвата компонентов  производственно-сбытовой системы.

Для логистических систем первой степени  полноты охвата компонентов свойственно  выполнение функций складирования  продукции, готовой к отправлению, и ее транспортировки к потребителям.

Для логистических систем второй степени  полноты охвата элементов характерно распространение их компетенции  до выходов собственно производства. В функции таких систем входит обработка заказов, обслуживание потребителей, хранение готовой продукции.

Для логистических систем третьей степени  полноты охвата компонентов свойственно  распространение их компетенции  дополнительно на входные склады, систему доставки исходных материалов, область закупок и снабжение, а также движение материалов во время  производственного процесса. Логистическое  управление системами третьего уровня заключается в генерировании  упреждающих воздействий и не ограничивается адекватным реагированием  на спонтанные отклонения. Логистические  системы четвертой степени полноты  охвата элементов распространяют свою компетенцию на все компоненты и  стадии производственно-сбытового  процесса, не исключая планирование и  управление собственно производством. Целесообразность введения логистического управления в производственно-сбытовой системе в каждом конкретном случае нуждается в специальном рассмотрении.