Управление запасами

 

Оглавление

Введение 2

1. Основные цели логистической функции «управления заказами» 5

2. Этапы цикла управления заказами 11

3. Планирование выполнения заказа конкретного потребителя 22

4. Получение и обработка заявки в системе ON-LINE 23

Заключение 25

Список литературы 26

 

 

Введение

В современном бизнесе менеджмент, связанный с управлением заказами, становится критическим с точки  зрения потребительского сервиса. Многочисленными  исследованиями установлено, что время  на выполнение таких процедур как  прием, подготовка, передача, обработка, мониторинг заказов составляет от 50 до 70 % общего цикла его выполнения для большинства предприятий. Поэтому  для повышения качества обслуживания потребителей и скорейшего удовлетворения их ожиданий необходимо сокращать время  и количество составляющих цикла  за счет более эффективного менеджмента.

Управление  заказами – это совокупность операций между получением заказа и моментом передачи товара в собственность потребителю.

Заказ – информационная единица, инициирующая движение материальных, информационных и финансовых потоков в «тянущей» логистической системе.

Цель  написания данной работы – изучить  структуру управления заказами.

Задачи:

1. разобрать основные цели логистической функции «управление заказами»;
2. изучить этапы цикла управления заказами.

 

1. Основные цели логистической функции «управления заказами»

1. Высококачественное обслуживание  потребителей по всем параметрам  его заказа.

2. Сокращение времени выполнения  заказа.

3. Уменьшение запасов  в цепи  «снабжение – производство –  распределение» за счет точных  параметров спроса указанных  в заказе конкретного потребителя.

4. Снижение производственных и  логистических затрат, исключение всех издержек в логистической системе.

Управление заказами является одной  из важнейших функций распределительной  логистики. Ее доля в логистических издержках на этапе распределения значительно меньше, чем доля транспорта и управления запасами. Однако роль данной функции очень значительна. В сущности, именно она обеспечивает эффективное продвижение материальных потоков по логистическим цепям на пути от производителя к потребителю. В широком смысле управление заказами является синтетической функцией, присущей управлению материальными потоками, как на этапе материально-технического обеспечения, так и на этапе сбыта готовой продукции. Однако приоритетное значение она приобретает лишь, интегрируясь с функциями маркетинга, так как в условиях рыночных отношений именно этот союз является определяющим для всей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

Основным комплексным показателем  в рассматриваемой области является портфель заказов. Портфель заказов  представляет собой совокупность заказов  потребителей (покупателей) имеющихся  на определенную дату. Данный показатель используется как в микро-, так и в макрологистике.

В микрологистике он рассчитывается на уровне отдельного предприятия (фирмы, логистической системы).

В макрологистике - на уровне региона, отрасли, народного хозяйства в целом. В Соединенных Штатах этот показатель регулярно рассчитывается Министерством торговли и публикуется в соответствующем бюллетене. Объем портфеля заказов зависит от многих факторов внешнего и внутреннего порядка.

Портфель заказов составляется на основе соответствующих заявок на поставку продукции отражающих спрос  потребителей.

При его формировании должны быть учтены производственные и логистические возможности продуцентов. Они создают основу для заключения договоров поставки продукции, которые в свою очередь становятся формализованным базисом в процессе управления материальными потоками.

В последние годы расширяется внедрение  автоматизированных систем управления заказами, работающих в реальном режиме времени. Они позволяют создать  принципиально отличную от традиционной систему организации логистической деятельности, охватывая не только сферу распределения, но также производство и сферу закупок (размещение заказов на материальные ресурсы).

Значительное повышение дает безбумажная  технология управления заказами. Это  технология подбора продукции по заказам (заявкам) в системе хранения и переработки логистической системы без использования бумажной документации. Бумажный документ заменяется электронным.

Безбумажная технология обработки  заказов позволяет уменьшить  число ошибок работников логистических подразделений в процессе управления материалопотоками в среднем в 5 раз. А также повысить производительность труда в 2-3 раза.

В общем виде технология управления заказами включает следующий минимум  логистических работ и операций:

- оформление поступивших заказов и уточнение их спецификаций;

- формирование и структуризация  портфеля заказов;

- разработка, согласование и утверждение  плана удовлетворения заказов;

- оперативный контроль производства и выдачи товарной продукции в соответствии с заказами;

- подготовка и оформление товарных  потоков в соответствии с принятыми  к исполнению заказами;

- контроль поступления товарных  потоков заказчикам и анализ  их оценки о качестве выполнения  заказов;

- поддержание обратной связи  заказчика с поставщиком.

В связи с тем, что предприятия  обычно стремятся расширить свою производственно-хозяйственную деятельность, то соответственно расширяются и  логистические связи. Это ведет к экспоненциальному росту текущей информации. Обостряется проблема и возникает потребность в упрощении процедур оперативного контроля выполнения заказов. Помощь в разрешении данных проблем оказывает применение компьютеризированных методов управления заказами.

В процессе управления заказами большое  значение имеет время их выполнения. Если заказов много, то их оптимизация  по срокам реализации лежит в основе нормализации функционирования логистической системы. Разное время выполнения заказов непосредственно влияет на потребность заказчиков в соответствующих ресурсах, а также на надежность распределительной системы. Длительный срок удовлетворения заказов приводит к росту запасов не только у потребителей, но и во всех звеньях логистической цепочки. В то же время небольшой срок выполнения заказов может привести к ошибкам при их обработке и реализации. Материальные потоки могут не соответствовать заявленным количественным и качественным параметрам. Более того, могут быть сформированы просто ненужные материальные потоки.

Во многих странах время выполнения индивидуализированных заказов  стандартизовано определенными  рамками. Например, в США оно (включая  время производства) в системе  распределения составляет минимум - 7 дней, максимум - 72 дня. В ФРГ заказы на материалы и изделия имеющегося ассортимента выполняются минимум  за 24 часа. Заказы, учитывающие индивидуальные потребности заказчика, выполняются  в среднем за 14 дней.

В последние годы в области деловых  взаимоотношений появился термин "легко  выполняемый бизнес". Это не просто словосочетание, а признание преимуществ  логистической концепции в сфере распределения. Смысл этого термина заключается в том, что продуценты могут получать заказы без больших усилий, если применяют электронные системы обмена информацией.

В логистической системе наиболее эффективны динамические модели планирования производственно-хозяйственной деятельности. Они наиболее полно учитывают непрерывность процесса приема новых заказов, изменение мощности задействованных технических средств, возможность контроля возникающих ситуаций и т.д. Этим процедурам в любой логистической системе уделяется первостепенное внимание, так как процесс управления в распределительной логистике подвержен случайным колебаниям.

Чем крупнее логистическая система, тем сложнее, как правило, процессы управления заказами. Наиболее эффективными подходами к управлению заказами в сложных логистических системах являются те, которые основываются на теории массового обслуживания (теории очередей).

Одной из основных задач теории массового  обслуживания является изучение процессов  образования спроса на обслуживание во времени. Эти процессы описываются  потоками однородных событий. В логистике  поток однородных событий, образованных моментами поступления в логистическую систему заказов, называется входящим потоком требований. При формулировке любой задачи, решаемой на основе теории массового обслуживания, логистическая система описывается как система массового обслуживания. Для этого формализуется ее структура и указываются вероятностные характеристики, управляющие ее поведением. Так, в случае системы с ожиданием при рекуррентном входящем потоке требований достаточно задать функции распределения вероятностей двух случайных величин: времени обслуживания заказа в данной логистической системе и времени между поступлением последовательных заказов (требований). Для системы с временными ограничениями необходимо, кроме того, задавать распределение максимально допустимого времени ожидания и времени пребывания его в логистической системе.

Для описания логистических систем больше всего подходят случайные процессы, с дискретными компонентами, показывающими, в каком качественном состоянии находится система и непрерывными компонентами, показывающими степень выполнения операций или время для их окончания. Такие процессы при соответствующих условиях построения являются марковскими процессами. Основные показатели обслуживания интерпретируются как функционалы от стационарных (реже нестационарных) характеристик марковских процессов. Универсальным способом оценки показателей логистических систем является имитационное моделирование систем с использованием метода Монте-Карло. Для принятия решений в области управления заказами необходимо разработать алгоритм извлечения необходимой информации.

В процессе совершенствования логистической системы следует стремиться к тому, чтобы контроль общей системы распределения стал непрерывным процессом. Это однако потребует определенных затрат времени и ресурсов. Хорошо, когда данный контроль имеет двухуровневую структуру: стратегический контроль управления заказами и тактический контроль.

Стратегический контроль осуществляется в следующих случаях:

- когда предприятие (фирма) изменяет  маркетинговую и логистическую стратегию, например, при переходе от реализации товарной продукции через посредников к прямым продажам конкретным потребителям (могут быть модификации данного примера);

- если предприятие по той  или иной причине меняет (уменьшает,  увеличивает) размеры деятельности;

- в случае диверсификации производства  и деятельности;

- при ассортиментном обновлении;

- при потере или приобретении  крупных, стратегически важных  заказов;

- при изменении территориально-отраслевых ориентации на рынке;

- при изменении общеэкономической  конъюнктуры и т.д.

Цель тактического контроля в управлении заказами заключается в выявлении  текущих отклонений от плана удовлетворения заказов, а также извещение руководства  о необходимости принятия коррективных мер.

Для организации текущего контроля необходимо иметь:

- комплекс соответствующих логистических стандартов;

- полноценную базу данных;

- оперативное информационное обеспечение  о понесенных затратах входе  выполнения заказов;

Все эти требования должны быть согласованы  между собой и интегрированы  с формализованной программой управления заказами и анализа производственно-хозяйственной  деятельности в целом и логистической в частности.

Показатели контроля и анализа  должны быть простыми, но достаточными для указания на необходимость проведения более глубокого изучения проблемной ситуации и принятия коррективных мер.

 

2. Этапы цикла управления заказами

Общая процедура управления заказами включает в себя несколько этапов, образующих так называемый цикл заказа:

1. прием и предварительная обработка информации о заказе;

2. передача;

3. конфигурирование;

4. определение источников выполнения заказа;

5. планирование;

6. мониторинг выполнения и доставки заказа потребителю.

Отдельные процедуры, как показано на схеме (рис 1), обычно объединяют в  две комплексные активности: обработка  заказа и выполнение заказа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 Составляющие общего цикла заказов

 

Способность быстро и надежно удовлетворять заказы потребителей также важна, как и высокое качество поставляемых товаров. Фокусирование менеджмента на удовлетворение заказов потребителей привело к необходимости учета каждого отдельного заказа и определения соответствующих активностей для его выполнения.

Ключевым фактором успеха менеджмента  заказов должно быть нахождение эффективных  путей удовлетворения множества различных типов потребителей с их специфическими ожиданиями и требованиями к качеству продукции. В связи с этим во многих фирмах простые процедуры заказа были заменены на комплексные процедуры менеджмента заказов, включающие в себя все необходимые логистические активности.