Управление запасами

Фокусируясь на входных требованиях  потребителей, менеджмент заказов определяет пути и источники их наилучшего выполнения с позиции качества сервиса и  минимизации затрат на эти цели. Интегрированный подход к менеджменту  заказов выдвигает определенные требования к составляющим цикла  заказа, основными из которых являются:

Прием и предварительная обработка  заказов. – Менеджмент заказов получает все заказы потребителей из различных  потоков, включая пункты розничной  торговли, электронные телекоммуникационные сети и системы, заказы на основе теле маркетинга и других источников, используемых фирмой.

Конфигурирование. – Каждый заказ  состоит из ряда продуктовых и  сервисных атрибутов, которые необходимо учитывать при его выполнении. Менеджмент заказов идентифицирует эти требования, даже когда они  не совсем четко специфицированы  документально.

Передача заказов. – Для передачи заказов от одного звена к другому  должны быть использованы все возможные  средства связи и передачи информации с агрегированием данных в современных надежных и быстродействующих телекоммуникационных каналах.

Определение источников выполнения заказов. – Основываясь на агрегированных данных о заказах, менеджмент должен определить конкретные источники их удовлетворения с учетом всех требуемых  продуктовых и сервисных атрибутов. Эти источники могут размещаться  как в дистрибутивной сети, так  и в самом производстве продукции.

Планирование. – Для определенных на предыдущем этапе источников разрабатываются  планы выполнения заказов по укрупненным  и специфицированным группам  товаров с расчетом времени циклов выполнения и доставки заказов в  каждую торговую точку.

Мониторинг и контроль. – Процедуры  выполнения и доставки заказанных объемов  продукции потребителям сопровождаются непрерывным контролем сроков, объемов  и качества поставок с помощью  эффективной системы мониторинга, обеспечивая тем самым реализацию плана выполнения заказов.

1. Приём и предварительная обработка  информации по эффективным видам  связи (Эффективность = Максимальный  объём информации/ Минимальное время).

Эффективными  видами связи являются технологии передачи данных в электронном виде:

1.1. стандарт EDIFACT (Electronic Documents Interchange Administration, Commerce and Transport) – электронный обмен данными стандартного формата в сферах управления, торговли и транспорта в виде буквенно-цифровой кодировки;

1.2. по сети Интернет:  напрямую  на сайт поставщика или через  площадки электронной торговли; 
1.3. торговым представителем поставщика с помощью карманного  компьютера (Заявка on-line);

1.4. встроенными в кассовый аппарат  компьютерами для учета запасов  в розничном магазине и подачи  автоматического заказа на поставку  в режиме реального времени;

Основная  задача на данном этапе: сбалансировать неравномерность поступления заказов  по времени, так как перегрузка системы  управления заказами в сезонные или  активные периоды затормаживает  функционирование цикла управления заказами и ухудшает качество логистического обслуживания потребителей. Неравномерность поступления заказов можно регулировать в периоды с низкой активностью заказов путём: а) предоставления скидок, в) инициированием активизации заявок потребителей через визиты агентов или по телефону. В периоды с высокой активностью поступления заказов, неравномерность их поступления можно регулировать наценками.

2. Уточнение и дополнение данных. Первоначальная информация в  заказе от нового потребителя,  как правило, не содержит информации  о полноте и точности заказа, необходимых допоставках запчастей,  сопутствующих материалах, послепродажном  сервисе. 

Основная задача на данном этапе: сформировать (сконфигурировать) информацию потребителя  в стандартную форму заказа на бумажном бланке или в электронной  форме в целях получения точных параметров о будущем материальном потоке. Одновременно поставщику на данном этапе следует осуществить проверку возможности изменений потребителем параметров своего заказа в будущем  и оценить его платежеспособность и статус его потенциальной рентабельности.

После осуществления уточняющих операций необходимо передать полученную информацию всем элементам системы управления заказами. Наиболее эффективным является ввод параметров заказа в универсальную  электронную форму для компьютерной обработки всеми элементами ИЛС, подключенными в информационную логистическую систему класса ERP, CPFR.

3. Информирование потребителей: о  дополнительных услугах, условиях  поставки и расчетов, стоимостью  и уровнем логистического обслуживания, процессе выполнения заказа, месте нахождения груза и другим согласованным параметрам.

4. Запрос информации от элементов  системы управления заказами  обо всех параметрах заказа  с одновременным контролем их  достоверности: наличие заказанного  товара и его место нахождения, реальное количество, совпадение  ассортимента, текущая цена, реальные  сроки выполнения заказа, формы  и схемы поставки, возможный риск  дефицита МР или ГП и др.

5. Определение конкретных исполнителей  заказа.

5.1. Если товар уже имеется в  системе распределения, то определяется  соответствующий торговый или  даже логистический посредник (экспедитор, перевозчик) – в целях оперативного выполнения срочного заказа для наиболее прибыльного потребителя. Точные расчеты объёмов запаса товаров у логистических посредников позволяют регулировать их объёмы в системе распределения, либо планировать объём производства.

5.2. Если в системе распределения  нет в наличии заказанного  товара, то исполнителем заказа  определяется производственная  логистическая система. 

Производственная  логистическая система и система распределения должны оперативно обмениваться информацией в процессе учета, перераспределения и пополнения запасов. Их взаимодействие может быть выражено следующей формулой:

Количество производимой ГП = количество в заказе – запас в системе  распределения.

Это позволяет оптимизировать запасы материальных ресурсов в производственной логистической системе и готовой продукции в системе распределения в соответствии с коэффициентом ожидания заказа (Коз) = Общая длительность цикла управления заказом (этапы 1-8)/ Время выполнения заказа указанное потребителем.

Если Коз>1, то следует запасать стандартные товары (базовой комплектации) на складе готовой продукции у  производителя или осуществлять сборку из компонентов уже после  получения точных параметров заказа.

Если Коз<1, то следует оперативно производить товары по эксклюзивным требованиям заказчика.

6. Планирование выполнения заказа  конкретного потребителя по всем  параметрам п. п. 2-5. В процессе  планирования определяют объём  запасов в производственной логистической системе или в системе распределения, оптимизируют время и затраты на транспортировку, вид транспорта и маршрут доставки. Это способствует увеличению грузосовместимости и грузоподъёмности транспортных средств, повышает надежность поставки заказа.

7. Заключение договора и выполнение  заказа по выбранной схеме  с соблюдением всех параметров  заказа.

Если этапы цикла заказа –  планирование, передача, обработка, отбор  и комплектация, доставка – тщательно  отработаны, умело скоординированы и находятся под строгим контролем, то фирма может существенно повысить производительность и использовать процесс выполнения заказа в качестве эффективного инструмента маркетинга и продаж. При этом следует отметить, что товар не всегда бывает в наличии. Поэтому чтобы выдержать сроки доставки, необходимо при заключении договора о сроках доставки учитывать возможности графика производства.

Эффективно функционирующий процесс  выполнения заказа является ценным внутренним инструментом организации работы фирмы. Большинство этапов цикла заказа повторяются во внутренних операциях  фирмы. Поэтому приобретенный опыт выполнения заказов можно использовать в организации движения материальных потоков внутри фирмы и также вывести её на высокий уровень сервиса.

8. Контроль выполнения заказа: по  всем параметрам, для оперативной  корректировки этапов: (переключение  заказа из системы распределения  на производство нового товара, замена перевозчика, экспедитора,  транспортного средства, маршрута).

Скоординированное, быстрое и 100% выполнение заказов, в соответствии с требованиями конечных потребителей завоюет лояльность заказчика, инициирует повторные заказы, создаст имидж надежного поставщика и обеспечит конкурентные преимущества на рынке.

Затраты: на транзакционные операции п.п. 1-5, на выполнение условий договора п.п. 6-8.

Издержки: на выполнение повторных операций, нарушение договорных обязательств.

Обработка заказов

Современная комплексная потребительская  окружающая среда требует поиска всех возможных путей и источников получения информации о заказах  с помощью коммуникационных технологий. Большинство фирм заинтересовано в  наиболее простых и надежных схемах приема и обработки заказов. Поэтому  менеджмент заказов должен быть способным  к приему и обработке заказов  всех типов и требований от всех источников и средств коммуникации.

Заказы, поступающие непосредственно  от потребителей почтой, факсом, телефонной или курьерской связью, могут быть документированными или бездокументированными (речевыми). Информация, содержащаяся в этих заказах, предварительно обрабатывается путем заполнения соответствующих стандартных первичных документов, а затем переносятся на магнитные носители ПК, формируя соответствующие базы данных.

 

 

Рис. 2 Схема приема-передачи информации о заказах

 

Процедура обработки заказов часто  включает определение источников их выполнения, хотя в некоторых случаях  ее относят к менеджменту выполнения заказов. Менеджмент заказов после  их получения и предварительной  обработки должен определить те источники  в логистическом канале, которые способны выполнить требования на заказ. Этой процедуре обычно предшествуют определенные действия, основными из которых являются:

контроль точности достоверности  информации, например, данных о номенклатурном номере, количестве, цене и т. д.;

контроль требуемой позиции  продукции;

подготовка документации о сроках выполнения заказа или возможном  дефиците товара;

регистрация и контроль кредитоспособности покупателя;

перезапись информации о заказе, если это необходимо;

выписка счета-фактуры и других необходимых товарно-транспортных документов.

Используя полученную информацию, менеджмент заказа определяет те источники его  выполнения, которые могут реализовать  заказ с наибольшей эффективностью, т. е. минимальными затратами.

Повышенное внимание в процессе определения источников выполнения заказов должно быть уделено затратам, связанным с последующей их реализацией, а именно: транспортными издержками, затратам на консолидацию, управление запасами, затратам на информационные логистические активности (обработку, планирование, мониторинг).

После определения источников выполнения заказов необходимо разработать  план реализации каждого заказа из соответствующего источника и доставки его потребителям. Если источников выполнения заказов немного, то основная задача планирования заключается в  выборе соответствующего перевозчика, вида транспорта, грузовых объемов  и графиков отправки заказов потребителям.

Выбор поставщика

Одним из основных моментов является – выбор поставщика. Важность его  объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует  большое количество поставщиков  одинаковой продукции, но главным образом  тем, что поставщик должен быть надежным партнером.

Анализ поставщиков конкретного  вида продукции и их последующий  выбор осуществляется в соответствии с определенным набором критериев. К числу важнейших критериев  выбора поставщика относятся: качество поставляемых изделий и сервиса, надежность поставок, финансовые возможности (способности) удовлетворить требование фирмы-потребителя, расположение (дислокация), сопутствующий сервис и другие.

Среди наиболее важных критериев отбора находится, конечно, качество. Качество поставляемой продукции должно удовлетворять  по характеристикам, спецификации, техническим  и конструктивным параметрам, физическим и химическим свойствам и т. д., т. е. полностью удовлетворять требованиям  соответствующих оговоренных заранее  стандартов, отраженных, как правило, в сертификатах.

Надежность поставщика также является одним из ключевых (критических) показателей, определяющих его способность удовлетворять  на достаточно длительном промежутке времени требования фирмы-потребителя  к качеству продукции, срокам и объемам  поставок.

Большое значение при выборе поставщика имеют его возможности или  способности удовлетворять определенным требованиям потребителей. Сюда относятся  производственные мощности, используемое технологическое оборудование, складская  система и дистрибутивная сеть поставщика, наличие возможностей доставки продукции  в больших количествах, уровень  организации и контроля за поставками.