Методы взаимодействия со СМИ при организации конференции

         При выборе формата  нужно учитывать, в первую очередь, масштаб основной темы, степень ее универсальности, а также необходимость  и ваши реальные возможности по привлечению к участию в мероприятии наиболее важных, ключевых фигур.

         Название  мероприятия  

         Не забывайте, что  «как корабль назовешь, так он и  поплывет». Кроме термина, обозначающего  формат (см. классификацию ранее), название мероприятия должно четко отразить ключевую идею. Оно должно быть ярким, броским, запоминающимся, отражающим суть.

         Выбор названия мероприятия  сродни выбору слогана, используемого  для продвижения фирмы или  товара. Здесь можно и нужно  использовать те же самые принципы.

         Особенно важно  не забывать нумеровать мероприятие, если оно проводится уже не первый раз. Любому человеку ясно: если его приглашают принять участие хотя бы в пятой конференции «Использование микротехнологий в авиации и космонавтике», то это мероприятие уже имеет свою историю, своих постоянных участников, свои традиции.⁸ Его уже можно отнести к категории «раскрученных». Даже если ранее вы о нем не слышали, пятилетний возраст уже позволяет думать о том, что это – не пустая затея.

         С названием тесно  связан следующий важный пункт, которым должна заниматься рабочая группа: выбор тематики мероприятия. 

         Тематика  мероприятия  

         По своей сути определение тематики мероприятия  является более подробным, расширенным  описанием названия, его расшифровкой.

         Довольно часто  встречаются мероприятия, организаторы которых не могут четко определить рамки обсуждаемых проблем. 

         Здесь, как и в  случае с форматом, не следует болеть гигантоманией, не стоит гнаться  за всеми зайцами сразу. Выберите одного-двух, но самых жирных.

         При определении  тематики крайне важна роль специалиста-консультанта, который может четко очертить границы мероприятия, отметить самое интересное, самое злободневное, но, в то же время, логически увязанное между собой.

         Таким образом, мы осознали, какой «товар» хотим вынести  на рынок, т.е. что будем продавать. Мероприятие начинает приобретать конкретные очертания. Поэтому естественным образом можно перейти к следующему вопросу: кому вы собираетесь его продавать? Кто этот «товар» купит? Кстати, в зависимости от ответа тематические направления можно сформулировать различным образом.

         Другими словами, мы переходим к сегментированию  рынка или выбору целевых групп.⁹ 

Определение целевых групп 

               Итак, следующая важная задача – определить свой целевой  рынок или рыночный сегмент. Другими  словами, вам необходимо:

• определить всех тех потенциальных участников, кто заинтересован в вашем мероприятии;
• понять, какие факторы влияют на принятие ими решения об участии в мероприятии;
• попытаться разделить их на какие-то подгруппы (в зависимости от потребностей, которыми эти люди руководствуются, принимая решение об участии);
• разобраться, где лучше всего с ними общаться;
• проверить на практике свои предположения.

               Например, в любой  отрасли можно выбрать злободневные темы, рассчитанные на руководителей  предприятий и организаций, на главных бухгалтеров, на маркетологов и т.д. и т.п.

               Самая распространенная ошибка, когда вы придумали вроде  бы неплохое, т.е. интересное и актуальное по тематике мероприятие, но четко не определили, на кого же оно рассчитано.

               Легко и просто, когда вы собираетесь обсуждать, например, последние изменения в налоговом законодательстве. Ясно, что сюда приглашаются, в первую очередь, главные бухгалтеры и, возможно, руководители предприятий.

               Но во многих других случаях ситуация может быть не столь  однозначной. 

Место и время проведения  

              Тема мероприятия  играет, конечно, важнейшую роль в  привлечении участников. Однако и  место проведения не менее важно.

              При его определении  нужно учитывать следующие обстоятельства.¹⁰

              Выбор места проведения крайне важен, потому что уже с  подъездных путей и парковки у всех участников начинает формироваться отношение к мероприятию. Вся ваша замечательная программа не будет по достоинству оценена участниками, если она реализуется в заштатном зале с ободранными креслами. Более того, ваши докладчики также вряд ли согласятся иметь с вами дело в будущем после выступления в таком помещении.

              Всегда было интересно  совместить толковое (по программе) мероприятие  с посещением какого-то необычного места.

              Разыскивайте необычные  места проведения. Это всегда повышает интерес потенциальных участников.

              Разумеется, чтобы  найти такие нестандартные решения, нужно постоянно общаться с клиентами, выяснять их потребности и запросы. Что-то они смогут подсказать для  того, чтобы вы смогли выйти на уровень  исполнения их пожеланий. Однако не следует на этом уровне останавливаться, нужно искать такие решения, которые удивят и покорят клиентов своей необычностью и по этой причине сделают вас неотразимым.

              Мероприятие можно  организовать не только в родном городе, но и во множестве других интересных мест. 

         Персонал  по подготовке  

         Особо хочу подчеркнуть  важность подбора людей, которые  будут работать по подготовке мероприятия. На начальном этапе их может быть очень немного (1–3 чел.), но это должны быть люди, в первую очередь заинтересованные в успехе. Именно они будут реализовывать ваш бизнес-план.  

         Количество людей, занятых подготовкой мероприятия, определяется, разумеется, его масштабом. С некоторыми небольшими событиями  вполне управится и один человек. Типичный состав группы по подготовке конференции «средних» размеров (100–200 участников) – 2–3 чел.

         Если мероприятие  организуют несколько компаний, то, как уже отмечалось ранее, формируется  рабочая группа, в которую обычно входит по одному представителю от каждого соорганизатора.

         Как мы уже упоминали, во главе всей работы по подготовке мероприятия должен стоять руководитель рабочей группы – менеджер проекта.

         Следует подчеркнуть, что основные функции менеджера  проекта должны быть следующими:

• играть основную роль в разработке концепции и бизнес-плана мероприятия;
• обеспечивать плодотворное функционирование рабочей группы;
• готовить и оформлять договоры и соглашения по мероприятию;
• разрабатывать графики финансовых и трудовых затрат для подготовки и проведения мероприятия;
• следить за выполнением плана намеченных работ и своевременно его корректировать;
• разрабатывать оперативные задания другим членам рабочей группы и контролировать их выполнение.

 

 

План-график    

              Определив сроки  проведения мероприятия, вы уже поставили  себя в определенные временные рамки.

              По международным меркам серьезные (особенно научные) конференции начинают готовить, по меньшей мере, за 1–1,5 года, а обычно и больше до начала проведения. Крупные ежегодные мероприятия объявляются за 2–4 года (по крайней мере, анонсируются место и время проведения, состав Оргкомитета, основная тематика).

              Период подготовки, разумеется, существенно зависит  от масштабов мероприятия. Небольшой  семинар можно собрать за 2–3 месяца. Для подготовки средней по уровню конференции нужно не менее полугода. Идеальный срок – один год.

              В любом случае вы должны составить план-график своих  действий, привязывая его к основным этапам и задачам подготовки мероприятия. Как правило, основные идеи технологии составления, и реализации плана-графика  работ по подготовке мероприятия  сводятся к следующим принципам:

• четко определить цели, результаты и перечень работ проекта с учетом возможных приемлемых рисков и неопределенностей;
• определить ресурсы и ответственность членов рабочей группы за проект в целом и отдельные его части;
• создать систему комплексного и прогнозирующего планирования работ и параметров проекта;
• создать систему мониторинга, контроля и регулирования хода выполнения проекта;
• создать команду проекта и управлять ею с целью объединения и координации усилий всех исполнителей, вовлеченных в проект.

 

 

              Главное – это  достижение целей проекта в рамках заданного времени, бюджета и  качества.

              Разумеется, тот план, который вы первоначально составите, наверняка не будет исполнен. Суть плана не в том, чтобы его составить  и затем скрупулезно исполнить, а в том, чтобы не забыть главные шаги по подготовке мероприятия, придумать в ходе его составления те интересные особенности, которые потом будут определять неповторимость и уникальность именно вашего события. Кроме того, очень важно, кто и как будет реализовывать ваш план.

Управление  проектом  

              Сейчас практически  все известные в мире компании используют в своей деятельности методы и средства профессионального  управления проектами.

              В процессе подготовки крупного мероприятия постоянно  возникают непредвиденные ситуации, которые не могут быть во всех случаях  четко спланированы, всегда присутствует значительная неопределенность в развитии событий. Применяя при этом проектно-ориентированную технологию, вы можете четко определять цель, результаты проекта, состав работ, учитывать связи и влияние на проект различных обстоятельств и многочисленных участников, рассчитывать эти влияния в виде определенных рисков, учитывать их в проекте и строить обоснованные на расчетах планы его реализации. Такой подход позволяет понять, что необходимо сделать, какие вы хотите получить результаты, определить, кто для этого нужен, какие ресурсы требуются, в какие сроки можно выполнить работы.

              Таким образом, с  помощью проектно-ориентированного подхода из расплывчатых и несистемных пожеланий можно перейти к обоснованным, рассчитанным и обеспеченным реалиями параметрам проекта. Эффективность такой целенаправленной деятельности может существенно возрасти.

              Таким образом, профессиональное управление проектом – это творческая деятельность по руководству и координации человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего периода подготовки и проведения мероприятия, т.е. жизненного цикла проекта. При этом широко применяются современные методы и технологии управления. 

Бюджет  мероприятия

              После того как вы нашли интересную тему, разработали  замечательную концепцию, необходимо заняться составлением бюджета или  сметы мероприятия, т.е. оценить доходы, расходы и результат (для примера в приложении 3 приведена расходная часть типовой сметы двухдневного мероприятия, а в приложении 4 – структура общей сметы мероприятия).

              Разумеется, это будут  предварительные оценки, но без них  невозможно отправляться в путь, можно  не доплыть до берега. Как хорошо известно, приходы почему-то всегда отстают от плана, а расходы стараются «убежать вперед». Поэтому старайтесь относиться к подготовленной смете как к закону.

              Тем не менее, попытки  прогнозировать наполнение бюджета  на основе текущих данных – занятие неблагодарное. Поэтому имеет смысл запланировать и проанализировать три варианта развития событий: лучший, худший и средний (наиболее вероятный).