Методы взаимодействия со СМИ при организации конференции

    Безусловно, к данному моменту вы уже должны хорошо знать перечень наиболее привлекательных для вас (в смысле близости по тематике и больших тиражей) журналов и газет. Во-первых, вам следует, внимательно просмотрев эти издания, выделить наиболее подходящие рубрики и определить тех обозревателей и авторов, которые чаще и лучше всего пишут в этих рубриках на близкие к вашим мероприятиям темы. Приглашайте их в дальнейшем персонально на ваши мероприятия, знакомьте с наиболее интересными участниками, снабжайте всеми материалами конференции.

    Дело  в том, что такие журналисты, как  правило, занимаются своей работой  не формально, а заинтересованно, от души. Они постоянно разыскивают  и накапливают свежую информацию по темам, на которые постоянно пишут. Если ваше событие станет для них  новым источником интересной и полезной информации, они сами далее вас найдут и напишут о вас даже больше, чем вы ожидаете. В дальнейшем с ними можно будет даже не договариваться о подготовке нужных статей, а только своевременно приглашать на ваши мероприятия.¹³

    Весьма  полезно также познакомиться  и поддерживать хорошие отношения  с главными редакторами данных изданий.

    Во-вторых, уместно использовать и другие подходы  для создания дружеских взаимоотношений  вашей компании с прессой. С этой целью следует постоянно искать способы, каким образом можно дополнительно мотивировать редакции для опубликования материалов, как о мероприятии, так и о вашей фирме. Конференция как концентрированное отражение определенной темы, всегда позволяет легко сформировать необходимый для этого материал.

    Если  вы организуете мероприятие не в  родном городе, а на выезде (например, на каком-либо курорте или за рубежом), то пригласите наиболее интересных и  дружественных журналистов в  такую поездку. Это считается  общепринятым способом работы с прессой. Разумеется, все расходы на поездку и хлопоты по оформлению необходимых документов вы должны взять на себя.

    Если  вы проводите мероприятия регулярно  и на высоком уровне, то у вас  в компании должен быть сотрудник (или  даже отдел), ответственный за контакты с прессой, который ведет базу данных по СМИ, по журналистам. В такой базе желательно иметь сведения не только о конкретных журналистах и о главных редакторах, но и о днях выхода издания, реальном тираже, аудитории, географии распространения, для телевизионных и радиопередач – о времени выхода в эфир.

    Учтите, что редакции заинтересованы в толковом материале. Поэтому если ваше мероприятие  позволяет подготовить действительно  важную и нужную читателю информацию, то, конечно, соответствующий, нужный вам  материал выйдет в свет.

    Однако  подобные отношения возможны со сравнительно небольшим кругом изданий. Следует  предостеречь от того, чтобы один и  тот же материал «гулял» по многим редакциям. Это будет просто некорректно.

    Обычно  журналисты пишут о том лице в  фирме, с которым они общаются. Поэтому важно разумно регулировать встречи с прессой и не отдавать все полностью на откуп сотруднику, ответственному за работу со СМИ. С журналистами должны периодически общаться, например, менеджер проекта, которого желательно «высвечивать», либо руководитель компании.

    Встречи первых лиц с журналистами свидетельствуют  об их уважении к прессе и могут  оказаться весьма эффективными для  продвижения и мероприятий, и  самой компании, поскольку такие  контакты воздействуют на общий имидж. Это особенно важно для крупной фирмы.

    В ходе такого общения журналисты могут  оказаться полезными и как  источники ценной маркетинговой  информации. Ведь они постоянно собирают всевозможные сведения по своей отрасли.

    .

    И в свою очередь, не ждите, что пресса сама вас найдет. Не уповайте на свою «крутизну» или на удачный случай. Инициативу необходимо брать в свои руки. Только в таком случае можно рассчитывать на то, что ваши контакты с прессой будут сразу развиваться в нужном направлении.

    Использование радио и телевидения для проведения предварительной рекламной кампании event-мероприятия, как правило, не применяется. Слишком дорого и неэффективно. Зато вполне уместно сообщить в новостные редакции теле- и радиокомпаний о проведении интересного мероприятия, особенно если там примут участие достаточно известные, публичные персоны. В такой информации они очень заинтересованы и часто приезжают для съемок, проведения интервью и т.д. Разумеется, упоминание вашего мероприятия в новостной хронике – это тоже подходящий элемент имиджевой рекламы.

    Рассмотрев  и оценив все возможные рекламные  варианты, выбрав союзников в этой работе, обязательно составьте медиа-план, в котором будут четко прописаны  все обязательства участвующих  сторон и сроки их выполнения. Желательно подтвердить ваши намерения договорными отношениями с информационными партнерами. Это позволит сохранить добрые взаимоотношения, поскольку весьма часто при устных договоренностях люди или неодинаково понимают друг друга, или забывают какие-то детали. 

Глава 3 Организация и проведение конференции на примере The Baltic PR Weekend . VII студенческая конференция. 

3.1 Общая характеристика VII студенческой конференции The Baltic PR Weekend.

         Седьмая международная студенческая конференция The Baltic PR Weekend проходила 10 сентября 2008 года в актовом зале Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета.

Участие в конференции приняли более 400 студентов специальностей "Связи  с общественностью", "Реклама", "Журналистика", "Маркетинг" из 60 ВУЗов России, Украины, Белоруссии, Латвии и Литвы, а также практикующие PR-специалисты, представители медиа и бизнес-сообщества. Конференцию открыло выступление заслуженного деятеля науки Российской Федерации, ректора Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета, профессора Александра Михайлушкина.  
С приветственным словом к участникам обратилась исполнительный директор Северо-Западного отделения Российской Ассоциации по связям с общественностью (СЗ РАСО) Екатерина Трофимова.  
Председатель совета директоров группы компаний "Никколо М" Игорь Минтусов рассказал об основных тенденциях нового политического сезона в России, проанализировал грузино-югоосетинский конфликт, результаты берлинского саммита НАТО и причины политического кризиса в Украине.  
Сергей Ярошецкий, главный редактор Журналов Учета Вечных Ценностей "Адреса Петербурга" и "Адреса Москвы", заведующий лабораторией журналистики, рекламы и связей с общественностью, профессор Санкт-Петербургского инженерно-экономического университета представил примеры корпоративных и аффилированных средств массовой информации как один из эффективных способ продвижения высших учебных заведений.  
Ежегодной традицией студенческой конференции The Baltic PR Weekend стали не только выступления специалистов из России, но и представителей профессионального сообщества из других стран.  
На этот раз в работе конференции принял участие управляющий директор, старший креативный директор 360° Digital Influence, Ogilvy PR Worldwide Джон Белл, который рассказал студентам о возможности активного использования социальных сетей и блогов для решения задач Public Relations.)  

         Дмитрий Лобач, руководитель практики корпоративных коммуникаций агентства SPN Ogilvy, поделился опытом PR-сопровождения сделок по слиянию и поглощению, поведал об основных этапах, возможных рисках и угрозах во время проведении подобных операций.  
Специалист    по    внешним   СМИ   ОАО "Группа "ИЛИМ" Вера Тарзудина рассказала о структуре и особенностях осуществления внешних и внутренних коммуникаций в своей компании.  
Управляющий партнер коммуникационного агентства BC Communications Ольга Чернышова познакомила участников конференции с результатами исследования динамики и тенденций развития PR-отрасли в Санкт-Петербурге.  

         Пленарное заседание завершилось презентацией нового проекта компании ISIC-Питер "Лига креативных игр", о которой рассказал руководитель отдела продвижения ISIC Дмитрий Дроздов. Вторая часть конференции была посвящена презентациям студенческих коммуникационных проектов.  
Были представлены как уже широко известные профессиональные студенческие конкурсы и Фестивали: "Масс-Медиа Перспектива", "PR-профессия третьего тысячелетия", "Золотая стрекоза" (Красноярск), так и совсем "молодые" мероприятия: межвузовские деловые игры "Playing right games", университетские экстремальные соревнования в ГУ-ВШЭ (Москва).  
Тематика выступлений участников отличалась разнообразием и вышла за рамки проектов, направленных исключительно на студенческую аудиторию.  
Освещались вопросы мобильного маркетинга, использования PR-технологий для продвижения продуктов питания, формирования здорового образа жизни у молодого поколения, а также феномен информационных войн.  
В заключительной части конференции состоялись презентации проектов-победителей спонсорских конкурсов, предоставленных компанией ISIC-Питер и сетью спортивно-оздоровительных клубов "Планета Фитнес".  
По традиции самые активные участники студенческой конференции получили возможность участвовать в основной конференции The Baltic PR Weekend, которая проходила 11-12 сентября в Гранд Отеле "Европа". Приглашения получили: Ксения Бояркина (Красноярск), Евгений Лелль, Павел Бутаков (оба Санкт-Петербург) и Станислав Тихоненко (Гродно, Белоруссия). (всего: 3 страницы) Student's Weekend Party, которая состоялась в клубе LёdLimon по окончанию официальной программы, позволила участникам принять участие в конкурсах, пообщаться в неформальной обстановке, встретиться со старыми друзьями и завести новые полезные знакомства.

        The Baltic PR Weekend - это совместный проект Российской Ассоциации по связям с общественностью (РАСО), коммуникационного агентства SPN Ogilvy и Международной ассоциации по связям с общественностью (IPRA).  
Организационными партнерами студенческой конференции в этом году выступили: ОАО "Группа "ИЛИМ", ОАО "Хлебный дом" и культурный центр "MadStyle".  

Информационными партнерами стали:  
-ISIC-Питер, газета "Деловой Петербург", 
-газета "Пара", журнал "Megapolis News",  
-консалтинговая компания "Power Lexis",  
-интернет-порталы "PR-Info" и "CareerStart",  
-информационные агентства "Росбалт", "Е-Профессионал", "Выставочный мост",  
-молодежное информационное агентство "Винт",  
-центр мобильного маркетинга "Imobis",  
-а также международная молодежная организация "AIESEC".

3.2 Методы освещения VII студенческой конференции The Baltic PR Weekend в СМИ.

В предъидущем  пункте я сообщила о информационных партнерах конференции, в этом пункте я покажу на примере, каким образом(содержание, объем, наглядность) информация была освещена в СМИ.

1. В «Выстовочном мосте» была изложена полная информация с указанием всех дат и тонкостей, также агенство информировало как о прохождении конференции так и о завершении.

Пример: дата 23.07.2008

10 сентября 2008 года в Санкт-Петербурге в  рамках международного форума The Baltic PR Weekend состоится седьмая международная студенческая конференция.

         В центре внимания участников студенческой конференции ключевые тенденции и процессы современных  деловых коммуникаций: примеры успешных PR-кампаний и креативных решений в рекламе и PR, вопросы бренд-менеджмента и социальной ответственности бизнеса, взаимодействие PR-специалистов c представителями массмедиа и органами власти…  
дата 17.09.2008

Завершилась седьмая международная студенческая конференция The Baltic PR Weekend.

Седьмая международная студенческая конференция The Baltic PR Weekend проходила 10 сентября 2008 года в актовом зале Санкт-Петербургского государственного инженерно-экономического университета. 
Участие в конференции приняли более 400 студентов специальностей «Связи с общественностью», «Реклама», «Журналистика», «Маркетинг» из 60 ВУЗов России, Украины, Белоруссии, Латвии и Литвы, а также практикующие PR-специалисты, представители медиа и бизнес-сообщества.   

2.В молодежное информационном агентстве "Винт" информация о будущем мероприятии, о содержании конференции, о вечеринке после официальной части. 
дата 08.08.2008

         10 сентября 2008 года  в Санкт-Петербурге в рамках  международного форума The Baltic PR Weekend состоится седьмая международная  студенческая конференция. Событие  открывает новые возможности  для студентов специальностей: связи с общественностью, рекламы. Свои проекты на конференции представляют студенты – победители российских и международных молодежных конкурсов в области связей с общественностью из России, стран СНГ и Балтии. Спикеры - известные российские и зарубежные PR-практики - делятся с участниками конференции своим профессиональным опытом. Окончательный состав спикеров будет определен только в начале сентября.  
 
По окончанию официальной части в клубе Led Limon пройдет Student’s Weekend Party, на которой участники получат возможность пообщаться в неформальной обстановке, встретиться со старыми друзьями и завести новые полезные знакомства, принять участие в конкурсах, послушать музыку и просто весело провести времяв кругу своих друзей и коллег.  
 
3.Журнал Е-проффессионал информировал о будущем мероприятии. Информация практически схожа с информацией «Винта»