Организация работы рекламного агентства

В 1998 году появилась необходимость расширения рекламных услуг в сфере медицины. Следствием этого стало издание журнала «Ваше ЗДОРОВЬЕ» (приложение № 3), при поддержке Хабаровского краевого центра психического здоровья. Это издание  распространяется через сеть аптек, приемные покои больниц, киоски Роспечати и общественных распространителей.

              В конце прошлого года на базе еженедельника «Хабаровский ОПТОВИК» силами сотрудников редакции был создан дочерний журнал «Томский ОПТОВИК» (приложение № 4), полностью повторяющий особенности журнала «Хабаровский ОПТОВИК». Таким образом, у рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» появилась уникальная возможность размещения рекламы сразу в трех изданиях в трех городах России. Это создает существенную экономию денежных средств рекламодателей на региональной печатной рекламе, так как работа происходит с одним, а не с тремя партнерами.

              В связи с тем, что на рынке Дальнего Востока наблюдается тенденция к увеличению спроса на строительные материалы и услуги строительных организаций, возникла необходимость расширения рекламных услуг в этой сфере. Буквально в мае 1999 года рекламное агентство «Хабаровский ОПТОВИК» выпустило первый номер журнала «Все для Дома» (приложение № 5), в который вошли рекламные статьи и блоки различных строительных организаций (ООО «Ориент-Экспресс», ЗАО «Гидрант М»), магазинов строительных материалов (магазин «Европейский Стиль», магазин «НОВО», магазин «ЕвроДекор»), мебельных магазинов («АртемМебель», магазин «Кретон»).

На данный момент технические ресурсы фирмы позволяют  содержать дизайн-студию по изготовлению всех видов рекламы. Цветной  печатной (оригинал-макеты и готовые объявления), аудио (все виды аудиороликов, заставок и перебивок),  и видеороликов (профессиональный формат Betacam-SP, компьютерная графика и анимация), причем уровень качества - высочайший, а сроки изготовления - минимальные. Наши специалисты участвуют в разработке рекламных кампаний кандидатов в исполнительное и законодательное собрания Хабаровского края  вплоть до разработки рекламных кампаний кандидатов на пост губернатора. Кроме всего, мы имеем возможность предложить для размещения телевизионной рекламы эфирное время на пятидесяти девяти телеканалах, более чем в пятидесяти городах России: от Архангельска до Петропавловска-Камчатского.

Организационная структура рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» (см. рис. 2).

Рис. 2. Организационная структура рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК»

                            Функции главного редактора:

       осуществление контроля за организацией работы рекламного агентства;

       разрешение проблемных споров, не входящих в компетенцию нижестоящего звена (заместителя главного редактора и т.д.);

       осуществление контроля за финансово - экономическим состоянием рекламного агентства;

       осуществление контроля за работой филиалов рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» в г. Томске и г. Владивостоке («Томский ОПТОВИК», «Бизнес-КОМПАС»).

Функции заместителя главного редактора:

       координация работы рекламного агентства;

       осуществления текущего контроля за работой рекламного агентства;

       непосредственное влияние на работу рекламного отдела;

       разработка и проведение региональных рекламных кампаний;

       осуществление текущего финансово - экономического контроля агентства;

       проведение кадровой политики.

Функции рекламного отдела:

       сбор рекламной информации в издания: «Хабаровский ОПТОВИК», «Томский ОПТОВИК», «Ваше Здоровье», «Все для Дома»;

       разработка рекламных макетов;

       поиск новых и поддержание отношений с уже существующими клиентами-рекламодателями;

       доведение до клиентов информации о новых направлениях деятельности рекламного агентства.

Функции отдела распространения:

       распространение рекламной продукции агентства («Хабаровский ОПТОВИК + Бизнес КОМПАС», «Томский ОПТОВИК», «Ваше Здоровье», «Все для Дома»);

       сбор первичной информации о потенциальных рекламодателях;

       осуществление регионального распространения журнала «Хабаровский ОПТОВИК + Бизнес-КОМПАС».

Функции компьютерного отдела:

       создание рекламных макетов и набор рекламных текстов;

       верстка рекламной продукции агентства.

       Функции бухгалтерии:

       проведение финансово - экономической политики агентства:

       начисление и выплата заработной платы работникам;

       учет материальных и денежных средств;

       составление финансовых отчетов;

       работа с фискальными органами.

Анализ экономической эффективности работы рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» (см. табл. 1).

Основные экономические показатели работы рекламного агентства

«Хабаровский ОПТОВИК».

табл. 1.

Из таблицы видно, что прибыль организации в 1998 году снизилась на 10 080 рублей. Это связано, в основном, с увеличением затрат на производство рекламной продукции агентства:

       увеличение численности рекламных агентов;

       увеличение заработной платы;

       удорожание печати в типографии;

       увеличение стоимости бумаги;

       появление новых изданий («Ваше ЗДОРОВЬЕ», «Томский ОПТОВИК»).

Надо отметить, что резкое снижение прибыли повлек за собой и августовский кризис, т.е. в четвертом квартале организация сработала в убыток, вследствие чего прибыль составила всего 5 120 рублей, что на 67.68% меньше, чем в прошлом году.

Факторный анализ рентабельности:

R = П/ОФ;

где: R – общая рентабельность организации;

                            П – прибыль;

                  ОФ – стоимость основных фондов.

=(5120/10320)- 1.47 = 0.49-1.47= - 0.980  (руб.)

= 0.41 –0.49 = - 0.08 (руб.)

-1.06 = (- 0.980) + (-0.08)

Из приведенного анализа видно, что на снижение рентабельности в 1998 году на 72.11% повлияло, в основном, снижение прибыли (рентабельность снизилась на 0.98 руб.) Увеличение стоимости основных фондов привело в снижению рентабельности на 0.08 руб.

Факторный анализ фондоотдачи:

                                                                                    ФО = ОР/ОФ;

где: ФО – фондоотдача основных фондов;

                            ОР – объем реализации.

=(3 035 257/10320) – 281.06 = +13.05 (руб.)

=  244.78 – 294.11 = - 49.33 (руб.)

- 36.28 = 13.05 + (- 49.33)

              Из выше приведенного анализа можно сделать вывод, что фондоотдача в 1998 году по сравнению с прошлым годом снизилась на 36.28 рублей, что безусловно, является отрицательной тенденцией. На изменение фондоотдачи оказали влияние два фактора: увеличение объема реализации в 1998 году на 134 677 рублей положительно повлияло но величину фондоотдачи (фондоотдача увеличилась на 13.05 рублей), в то время как  удорожание основных фондов в 1998 году по сравнению с 1997 годом на 1 263 364 отрицательно сказалось на фондоотдаче (она снизилась на 49.33 рубля), что и привело к общему снижению фондоотдачи в 1998 году на 13.90%.

2.2. Анализ организации работы рекламного агентства с клиентом.

Организация работы рекламного агентства с клиентом может осуществляться двумя способами:

       через рекламного агента;

       непосредственно с рекламным отделом агентства через секретаря.

Каждый из этих методов имеет свои преимущества и недостатки. Взаимодействие клиента с агентством через рекламного агента осуществляется в несколько этапов.

Поиск потенциального клиента (это может осуществляться путем телефонных звонков или личного контакта). На этом этапе агент должен направить все свои усилия на то, чтобы убедить потенциального клиента в том, что размещение рекламной информации в изданиях его агентства наиболее выгодно для рекламодателя. В случае согласия клиента на размещение рекламы в журналах агентства, рекламный агент заключает с заказчиком типовой договор на размещение рекламы в изданиях агентства.

Разработка рекламного макета.  Это может осуществляться либо самим рекламным агентом, либо совместно с рекламодателем.

Создание разработанного макета компьютерным отделом.

Этап согласования готового макета с заказчиком. Если рекламодатель заказывает цветную рекламу, то невозможно показать ему макет в цветном варианте (только в черно-белом). Однако, агент может предоставить клиенту цветной макет на дискете (электронная версия), но это во многом усложняет процесс визирования макета, что в дальнейшем может привести к отказу клиента сотрудничать с агентством.

Выставление рекламодателю счет - фактуры. Оплата  рекламных услуг может осуществляться двумя способами:

       наличными деньгами (выписывается приходно-кассовый ордер и счет-фактура);

       по безналичному расчету (выставляется только счет-фактура)

Перед выставлением платежных документов обязательно оговаривается количество публикаций, так как от этого зависит процент скидок, который варьируется от 5% до 15%.

Реклама ставится в таблицу верстки по мере поступления денег в кассу или по предъявлению счет - фактуры (независимо от того, поступили ли деньги на расчетный счет агентства).

Корректировка рекламного текста профессиональным корректором и печать рекламы.

Доставка готового журнала заказчику. Причем рекламный агент должен убедиться, что вышедшее рекламное объявление полностью соответствует желанию рекламодателя. В противном случае клиенту приносятся извинения и предоставляется повышенный процент скидки или одна бесплатная публикация.

Этот метод взаимодействия рекламодателя с агентством удобен в том случае, когда офис заказчика находится далеко от редакции журнала или если у клиента просто нет времени заниматься рекламой (фирмы, у которых нет отдела маркетинга), и он предоставляют все заботы по рекламе рекламному агенту.

В том случае, когда рекламодатель сам желает проследить, так сказать, «рождение своей рекламы» либо  просто не желает работать с агентом, он может работать напрямую с рекламным отделом. Для этого он связывается с секретарем рекламного отдела (по телефону, факсу, личным посещением редакции), и высказывает свои пожелания по поводу будущей рекламы.

В этом случае разработкой рекламного макета заказчик занимается сам (совместно с компьютерным отделом) или передает все материалы секретарю. Для того чтобы завизировать макет, рекламодателю приходится самому приезжать в офис и следить за созданием рекламного макета непосредственно в компьютерном отделе. В этом случае нередки конфликты между рекламодателями и сотрудниками компьютерного отдела, что является прямым недостатком этого метода.

Выставление платежных документов осуществляется кассиром непосредственно в редакции.

В том случае, если вышедшая реклама по каким-либо причинам не удовлетворяет клиента-рекламодателя (некачественная печать типографии, вина компьютерного отдела, вина рекламного отдела в лице секретаря), все претензии заказчик высказывает непосредственно заместителю главного редактора, тем самым, отнимая у него рабочее время даже в том случае, когда проблема незначительна.

2.3. Анализ потребителей услуг рекламного агентства

Вообще,  потребителями услуг рекламного агентства  являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых возникает необходимость продвижения своего товара или услуги на рынок. Судя по тому, что основным изданием нашего рекламного агентства является еженедельно - информационный справочник «Хабаровский  Оптовик», то и основной массой потребителей рекламных услуг агентства выступают фирмы, занимающиеся оптовой реализацией товара. В нашем издании размещают рекламную информацию такие крупные оптовики, как: ЗАО «ГАИ» (месячный рекламный бюджет – 8640-00 рублей), ООО «Ай-Пи» (месячный рекламный бюджет – 6950-00 рублей) , ООО «АЮС» (9000-00 рублей), ООО «Галант Парфюм» (8000-00 рублей), ОАО «Материальные ресурсы» (5000-00 рублей) и другие. А также размещаются и мелкие оптовые фирмы, которых в данный период в Хабаровском крае очень много, например: ООО «Ланш» (месячный рекламный бюджет - 1000-00 рублей), ООО «ВостокМореПродукт» (600-00 рублей), ООО «Филин-ДВ» (80-00 рублей).

Надо отметить, что хабаровские производители, такие как ОАО «Тайга», ТД «Инари», ООО «Хабаровский ликероводочный завод», ОАО «Березовский мясокомбинат», ООО «ХЗСАК», ООО «Завод отопительного оборудования», также являются постоянными клиентами  агентства «Хабаровский Оптовик».

В связи с появлением в журнале рубрики «Услуги»,  агентство приобрело в качестве клиентов- рекламодателей юридические фирмы («Аудит-Центр», «Сокол»), фирмы, осуществляющие грузоперевозки («Желдорэкспедиция»), фирмы, предоставляющие услуги сотовой и пейджинговой связи («Сотел», «Билайн», «Дальневосточные сотовые системы – 900», «Восток-пейджинг», «ТНС-пейджинг»).

Благодаря тому, что журнал  «Хабаровский Оптовик» стал настольной книгой любого предпринимателя,  (в то время как ранее он рассматривался лишь как оптовый справочник              продуктов питания и промышленных товаров), его круг клиентов-рекламодателей  заметно расширился. Потребителями услуг агентства стали и розничные магазины, такие как: магазин мебели «Wellmark», м-н «Пикассо», м-н «Остров Сокровищ», м-н «Пингвин», м-н «Светлый».

Нельзя не отметить, что распространение журнала осуществляется не только по территории Дальнего Востока ( Хабаровский край, Амурская область, Магаданская область, о. Сахалин ), но и охватывает другие регионы РФ: г. Москва, г. Санкт- Петербург, г. Томск, Алтайский край, Челябинская область, Читинская область, Новосибирская область. В связи с этим многие фирмы этих областей и городов являются нашими постоянными клиентами. Это фирма «Колибри» (г. Санкт- Петербург ), «Уральский Автомобильный завод» (Челябинская область), фирма «Мастер и К» ( Новосибирская область ), «Сибпромторг» (г. Ангарск).