Организация работы рекламного агентства

Некоторые рекламодатели просят или намекают агентству на то, что они хотели бы видеть перспективную презентацию, что означает их желание получить представление о том, что агентство будет для них делать до того, как оно будет нанято. Большинство солидных агентств противятся проведению подобных презентаций, поскольку они рассматривают такое поведение неэтичным и непрофессиональным в общем плане, не говоря уже о их высокой стоимости. Менее крупные агентства считают это необоснованным преимуществом крупных рекламодателей, а крупные агентства предпочитают не вкладывать деньги в презентации, позволяющие клиенту заполучить их мозги бесплатно. С другой стороны, рекламодатели не одобряют, когда их агентства "тратят" время и силы на организацию презентаций для других клиентов.

Большинство агентств пытаются строить свои неперспективные презентации на основе работ, которые они ранее выполняли для других рекламодателей. Таким способом они могут продемонстрировать свою разносторонность, философию, квалификацию и глубину понимания рынка и бизнеса клиента.

Простой факт, часто остающийся незамеченным, заключается в том, что процесс проведения презентации позволяет агентству и клиенту познакомиться и решить, нравятся ли они друг другу. Реклама — это бизнес, основывающийся на человеческих отношениях, а отношения агентства с рекламодателем представляют собой особую форму брака. Но, как и в любом другом браке, здесь должно быть место дружбе, доверию и взаимопониманию.

Маршрутная система рекламных агентов и курьеров.

              Существует практика поиска  новых клиентов путем разбивки города на так называемые районы и маршруты, удобные для работы рекламного агента и курьера, которые отвечают за данный участок. На этом участке агент проводит поиск новых клиентов. Так как эта территория закреплена за определенным человеком, то он заинтересован в поиске и разработке новых потенциальных клиентов. Именно такая практика, помимо вышеприведенных,  и преобладает в рекламном агентстве «Хабаровский ОПТОВИК».

              Приобретя клиента-рекламодателя рекламное агентство заключает типовой договор на предоставление рекламных услуг заказчику (приложение № 6).

Предложения по работе предприятия

3.1. Усовершенствование методов работы с клиентами

Как известно, одна из основных функций рекламного агентства -  это удовлетворение потребностей клиента-рекламодателя. Это может достигаться только лишь путем эффективной организации работы агентства или агента с клиентом. Важной функцией организации рекламного процесса является поиск потенциального рекламодателя. К сожалению, на данном этапе развития рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК» картина складывается следующим образом: агент начинает работу практически с «завязанными» глазами, так как у него нет своей базы данных для разработки. Работа по поиску клиентов сводится к просматриванию конкурирующих СМИ и потенциальных на его взгляд рекламодателей.

В связи с этим необходимо, чтобы у каждого агента была постоянно обновляющаяся база данных (см. табл. 2).

Маршрутная таблица рекламного агента.

табл. 2

С появлением данной системы учета клиентов достигается  следующее:

       систематизированный поиск клиентов-рекламодателей;

       постоянное обновление своей базы данных (появление новых фирм, закрытие старых, переезд на другой адрес и т.д.);

       устранение проблемы пересечения деятельности двух и более рекламных агентов с новым клиентом (посещение несколькими агентами одного потенциального клиента с целью сотрудничества, что неминуемо приводит к раздражению клиента и отталкивающему эффекту к рекламному агентству в целом);

       облегчение работы рекламного агента;

       создание оптимальной формы отчетности перед начальством.

На этапе разработки макета часто возникает такая ситуация, когда агент, в силу отсутствия необходимой квалификации и должного опыта работы с клиентами, старается переложить все заботы по составлению макета на плечи самого рекламодателя. Это, во-первых, создает негативное впечатление, как о рекламном агенте, так и об агентстве в целом; во-вторых, тормозит процесс сотрудничества клиента с агентством. В этом случае для повышения эффективности работы агента с клиентом рекомендуется иметь в наличии каждому рекламному агенту альбом-каталог с примерными образцами рекламных макетов и логотипов. Это, в конце концов, облегчает работу не только рекламного агента, но и компьютерного отдела, так как снижаются затраты времени на поиск материала и создание кардинально новых рекламных макетов.

На этапе согласования уже готового макета с рекламодателем возникает следующая проблема – невозможность предоставления макета в цветном варианте, что существенно замедляет и усложняет процесс визирования. На данный момент это «решается» следующим образом:

       рекламодатель, теряя свое рабочее время, сам приезжает в офис, чтобы посмотреть свою рекламу в компьютерной версии;

       агенту приходится на словах объяснять «цветную» версию черно-белой рекламы.

Обе вышеперечисленные проблемы можно разрешить простейшим способом: приобрести цветной лазерный принтер и включить стоимость печати в стоимость изготовления макета.

Например, если стоимость цветного струйного принтера «Hewlett Packard» - 10 000-00 рублей, а средняя стоимость изготовления макета – 170-00 рублей, то можно за каждую печать макета брать дополнительно 30-00 рублей, то есть всего 200-00 рублей за изготовление одного цветного макета. Исходя из того, что в среднем в номере пятнадцать «цветных» рекламодателей, этот принтер может окупиться за двадцать две недели:

30-00 (рублей) * 15 (рекламодатели) = 450-00 (рублей) – стоимость изготовления всех цветных макетов в одном номере рекламно-информационного справочнике «Хабаровский ОПТОВИК»;

10 000-00 (рублей) / 450-00 (рублей) = 22,2 (недели) – срок окупаемости цветного лазерного принтера “Hewlett Packard”.

Еще одним существенным упущением в работе рекламного агентства является то, что реклама публикуется по факту предъявления счет - фактуры, а не по факту поступления денег на расчетный счет организации. В связи с этим возникает проблема, когда некоторые клиенты не торопятся оплачивать рекламные услуги по выставленному счету в течение длительного периода времени, вследствие чего возникает задолженность агентства перед типографией. Поэтому, на мой взгляд, в связи со сложившейся экономической ситуацией в стране, наиболее рациональным выходом является публикация рекламных объявлений по факту поступления денег на расчетный счет (предоплата).

В тех случаях, когда рекламодатель работает напрямую с редакцией, нередко возникающие конфликтные ситуации приходится решать непосредственно заместителю главного редактора, даже если проблема незначительна. Для того чтобы устранить данную проблему, необходимо ввести должность начальника отдела рекламы и наделить его полномочиями решать все конфликтные вопросы (см. рис. 3).

Рис. 3. Предполагаемая организационная структура рекламного агентства «Хабаровский ОПТОВИК»

3.2. Предложения по использованию новых форм и методов рекламы

Реальность такова, что осуществлять торговлю без постоянной рекламной поддержки становится все труднее. А это означает, что в обозримом будущем снижение затрат на рекламу не предвидится.  Рекламное время и площадь дорожают и теперь, чтобы хоть как-нибудь емко прорекламировать  товар или фирму рекламодателю приходится все чаще становиться перед простым, на первый взгляд, выбором. Или уменьшить объем рекламы и сохранить частоту ее появления в СМИ, или сократить частоту, оставив прежним объем. Чаще всего рекламодатель выбирает оба варианта. Результат один - он проигрывает. Как быть в этом случае, выбирая между необходимостью  активного рекламирования и разумными  затратами на рекламу?

Я предлагаю совершенно новый проект, касающийся продвижения производимых товаров на новые рынки сбыта, а точнее, один из инструментов по его продвижению как на внутренний, так и на международный рынок. Особенно на международный. Причем, совершенно не имеет значения то, какой товар вы пытаетесь представить и сколько существует у него разновидностей, а также в какие регионы Росси или мира вы заинтересованы поставлять товар. Особенность нового проекта состоит в том, что он не имеет каких-либо территориальных или международных ограничений. Для предлагаемого метода не существует каких бы то ни было временных, территориальных или иных ограничений. Равно как не существует такого понятия как рабочие часы, рабочие дни, рабочее время вообще. Этот метод работает в любой точке Земного шара, в любом часовом поясе, в любой стране мира, включая соседний Азиатско-Тихоокеанский Регион. Этот метод хорош, так как он работает вне зависимости от того, в каком состоянии пребываем: работаем мы или отдыхаем, ведется ли работа по продвижению товара или нет. Он работает 24 часа в сутки, 365 дней в году.

О чем идет речь?

Речь идет об очень важной составляющей любого процесса продажи. Без этой составляющей весь смысл в совершении покупки пропадает. Обратившись к огромному количеству источников, описывающих процесс совершения сделки купли-продажи, самой первой составляющей всего длинного ряда действий и поступков, предваряющих сделку является информация о товаре. Это применительно и к услугам, как к одному термину "товар". Именно информированность покупателя о товаре как таковом, его потребительских свойствах и качествах, а также грамотное и убедительное объяснение  возможности применения потребительских свойств товара в вопросах удовлетворения потребностей его покупателя может существенно повлиять  на процесс положительного решения покупателя о приобретении предлагаемого товара.

Иными словами на любой вопрос покупателя о целесообразности приобретения им того или иного предлагаемого товара, продавец должен представить покупателю несколько неопровержимых аргументированных доводов в пользу своего предложения. Причем продавец может только предполагать, какие вопросы будут заданы покупателем, и лишь отчасти предупредить их. И так, информация, как таковая, на первоначальном этапе процесса продажи является основной составляющей последующей продажи. И то, насколько она будет полна, объективна, необходима, доступна, насколько "товарным" будет вид предоставляемой информации, насколько он будет соответствовать серьезности и солидности самого предложения, настолько притягательным окажется желание приобрести предлагаемое.

На сегодняшний день наиболее распространенной и признанной формой хранения всей  информации о товаре и предприятии поставщике являются различные каталоги и справочники. Дополнительным средством хранения могут, и периодически выступают, различного рода рекламные проспекты и буклеты, изготавливаемые от случая к случаю, перед выставками,  ярмарками, презентациями и зарубежными представительствами. Как правило, изготовление буклета влечет за собой вопрос о распространении уже готовых отпечатанных проспектов или буклетов. Если проблем с распространением нет, то через некоторое время неизбежно встанет вопрос об обновлении информации, причем в довольно сжатые сроки. Зачастую бывает, что обновление информации необходимо уже сразу после начала распространения тех же самых буклетов и рекламных проспектов. Вот и приходится ждать очередного повода для того, чтобы вновь напечатать партию буклетов и проспектов с уже обновленной информацией. И так приходится делать постоянно, затрачивая на это время, средства, привлекая к процессу производства и подготовки подобных рекламных материалов большое количество людских ресурсов и рабочего времени.