Языковые и стилистические особенности рекламной деловой корреспонденции

Неоплаченные  счета;

О поставках  товара в октябре 2010 г.

      Однако  более современным считается  способ, при котором заголовок  к тексту письма просто подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Например:

Дорогой г-н Смит,

О Ваших  предложениях по проекту «Весна».

      Далее следует текст письма. В настоящее  время все большую популярность приобретает так называемый цельноблочный  стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на 5 знаков, а даются вровень с левым полем страницы так же, как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Чтобы четко отделить один абзац от другого, каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

      Заканчивается письмо обычно комплиментом. Если письмо официальное, как правило, употребляется  комплимент «Весьма искренне Ваш» («Very truly yours»). В других случаях употребляется комплимент «Искренне Ваш» («Sincerely yours»). Можно в конце письма ограничиться добрыми пожеланиями: «Наилучшие пожелания г-ну...», «С наилучшими пожеланиями», «Примите мои наилучшие пожелания» («My best regards») и т. д.

      Этим  комплиментам должны соответствовать  следующие обращения: Уважаемый  г-н (Dear Sir.) - С уважением, (Your faithfully.); Уважаемый г-н Браун, (Dear Mr. Brown,) - Искренне Ваш, (Sincerely yours,); Многоуважаемый г-н Браун, (Му Dear Mr. Brown,) - С искренним уважением, (Very truly yours).

При формулировке вступительного обращения и комплимента  учитывается принцип взаимности. Особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. Заключительная форма письма зависит от степени близости корреспондентов, их отношений, стиля общения и пр.

      Под комплиментом ставится подпись с  указанием под ней фамилии  и должности. В большинстве стран  подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под  заключительной формулой вежливости. Если заключительный комплимент расположен с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны также под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо печатается на машинке под его рукописной подписью. Расстояние между комплиментом и фамилией, в печатном виде, - 2-2,5 см.

      Чтобы не ставить партнера в трудное  положение с определением вашего пола, желательно написать своё имя  полностью. Если после написания письма срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в этом случае в письме ставится P. S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно, по возможности припиской в конце письма не злоупотреблять.

      Если  к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение (Enclosurе)». Например:

Приложение: 1. Контракт (5 л.)

2. Страховой  полис (6 л. ).

      Указание  на рассылку копий (Carbon сору или СС) занимает отдельную строку под приложением и появляется в письме, когда возникает необходимость направить его по нескольким адресам. Например:

Копия: Г-ну С. Шатайло «Нацбанк».

      Если  письмо адресовано деловому партнеру, то отправитель свободен в выборе шрифта, однако международная традиция делопроизводства гласит: используйте Times New Roman, а в таблицах и заголовках - Arial. В русском делопроизводстве не существует указаний на необходимость использования печатных машинок при составлении официальных деловых писем.  
 
 
 
 

2.2 Речевой этикет в документах

      Речевой этикет регламентирует словесные формулы  приветствия, знакомства, поздравления, пожелания, благодарности, извинения, просьбы, приглашения, совета, предложения, утешения, сочувствия, соболезнования, комплимента, одобрения; к речевому этикету относят также манеру разговаривать (искусство вести беседу).

      В культуре современного типа, в которой  превыше всего ценится возможность  свободного выбора и полной реализации личности, «искусство общения» заключается не столько в том, чтобы сохранить свой статус, сколько в умелом и разумном приспособлении его к конкретной ситуации. Наиболее высоко оценивается не буквальное соблюдение правил, а умение в случае необходимости нарушать их. Вместо обязательных предписаний и запретов ритуализованного поведения - творческое обыгрывание существенно более мобильных норм.

      Строго  говоря, речевым этикетом может быть признан только такой этикет, который  предполагает возможность выбора. Вежливость начинается там, где кончается целесообразность, хотя в вежливости, несомненно, есть целесообразность более высокого порядка. Речевой этикет всегда предполагает определенную избыточность, и с этим во многом связан его художественный, эстетический характер.

      Нами  были исследованы составляющие речевого этикета в документе, описаны правила оформления документов, в частности, основные требования, соблюдаемые при подготовке приказов. Выяснилось, что при написании подобных документов следует руководствоваться как общими правилами речевого этикета деловых документов, так и правилами государственного стандарта (ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов (с изменениями от 21 янв.2000г).

      Деловое письмо обычно посылается на бланке фирмы; письмо может, быть напечатано и на чистом листе, однако, при этом всегда остается неизменным основной набор  реквизитов. Это:

      1) колонтитулы (верхний и нижний),

      2) штамп отправителя + адрес получателя,

      3) обозначение типа связи, 

      4) указание на количество страниц  письма,

      5) тема/ предмет письма,

      6) особые пометы (факультативно),

      7) обращение, 

      8) текст письма,

      9) формула прощания,

      10) название фирмы отправителя, 

      11) роспись и подпись (с расшифровкой),

      12) примечания.

      В современном мире все чаще используются электронная почта и телефакс. Они используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычным почтовым отправлением. Электронная почта – эффективное средство, с помощью которого сотни тысяч владельцев персональных компьютеров обмениваются информационными сообщениями. В настоящее время большинство фирм предпочитают пользоваться услугами электронной почты, принимая во внимание ее преимущества по сравнению с традиционными видами почты. Отправленное письмо может оказаться на другой стороне земного шара через минуты.

      Для деловой электронной переписки  с партнерами и клиентами действуют жесткие правила этикета. Официальные и деловые письма пишутся на бланках фирмы, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке есть логотип, адрес и телефоны  организации. При этом используются те же строгая структура и стиль письма, как если бы писали его на бумаге. Подписывать электронные письма можно, предварительно отсканировав свой автограф и сохранив его изображения в электронном виде. Если вместе с письмом отправляется информация в приложении, требуется указать, на скольких страницах уместились эти файлы. Если это графика, рисунки или фотографии, следует также указать их расширение, формат, количество. В официальных электронных письмах не допускаются опечатки, использование различных шрифтов, графических изысков, выражение эмоций, а также смешения кириллицы и латинского шрифта. Недопустимо посылать документы в приложении, оставляя при этом пустым само место для письма.

      Многие  правила этикета для электронной  почты сходны с принятыми в

обществе  нормами классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены спецификой данного способа передачи информации и связаны с использованием технических возможностей Интернета. 
 
 

Заключение

      В результате проведенного анализа различных источников литературы приходим к следующим выводам:

      Во-первых, официально-деловой стиль представляет собой один из функциональных стилей современного русского литературного языка: набор языковых средств, предназначение которых - обслуживание сферы официально деловых отношений.

      Во-вторых, деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по единым для каждой из их жанровых разновидностей правилам. Типы документов различаются спецификой своего содержания, а соответственно и своей формой; объединены они набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации. А всё это очень важно в сегодняшнем бурно развивающемся деловом мире.

      В-третьих, cфера применения официально-делового стиля может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Сколько существует документов, столько существует способов их оформления. Каждый документ оформляется по-своему.

      А также, при написании различных документов следует руководствоваться как общими правилами речевого этикета деловых документов, так и правилами государственного стандарта. 

Список  используемой литературы

1. Абросимов А. Д. Общее языкознание. - Спб.: Нева, 2004. - 376 с.
2. Анодина Н.Н. Деловое письмо: Методика составления и правила оформления. - М.: Омега - Л, 2006.
3. Граудина Л.К., Ширяев Е.Н. Культура русской речи. Средства речевой выразительности. - М., 2009.
4. Делин Ю.Н. Деловая переписка. - М.: ОМЕГА-Л, 2004. - 183 с.
5. Русский язык и культура речи - под редакцией профессора В.И. Максимова. М, 2002.
6. Дифференциальные признаки официально-делового стиля на синтаксическом уровне - И.С. Вольская. М, 1963.
7. Корреспонденция и делопроизводство - В.А. Бахарев, Г.Н. Корякин. М, 1970.
8. Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет. Учебное пособие для студентов ВУЗов. М.:Дело, 2004. - 117 с.
9. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М.: ЮНИТИ, 2004. - 205 с.
10. Русский язык и культура речи - Н.Ю. Штрейкер. М, 2003г.
11. Стернин И.А. Русский язык делового общения. - Воронеж, 2000.
12. Федеральном законе от 27 ноября 1994 г.
13. «Этика делового общения», И.Н. Браим, Минск, «Жизнь», 2006. 458с