Организация массовых праздников

- Презентация предварительного предложения

- Утверждения предложения и сметы

- Разработка общей идеи мероприятия

- Разработка конкурсной программы

- Подбор ведущего и шоу-программы

- Оформление помещения

- Подбор музыки и сведение единого музыкального ряда для праздничного вечера

- Репетиция

- Проведение мероприятия

- Передачи клиенту видео и фото отчетов.

Исходя из вышеперечисленного, нетрудно догадаться, что праздник – это не только приятное общение, но и два-три месяца кропотливого труда его организаторов.

Основными статьями расходов будут планирование мероприятия, подбор исполнителей, организация, координация  и контроль, а также написание  сценария, режиссура и постановка, прокат музыкального и светового  оборудования, оформительские работы и т.д. Из всех перечисленных выше позиций заказчик может выбрать  необходимые. Исходя из желания заказчика, и определяется общая сумма сметы.

Встреча гостей - один из важных компонентов программы  праздника, от него многое зависит. Потому что, во-первых, это самое сильное  первое впечатление от предстоящего события, влияющее на настрой человека, на его форму и действия; во-вторых, в этот момент гость отсоединяется  в энергетическом смысле от мира, из которого он пришел, и присоединяется в мир праздника.

От этого момента  зависит то, насколько он забудет  свои заботы и проблемы, болезни, ссоры  и т.д. и включится в др. процесс  или же он это все будет изливать окружающим его людям-гостям, тем  самым "загрязняя" фон приподнятости  и очарования.

Поэтому мир  праздника начинается от входной  двери, он захватывает человека ярким  неординарным приветствием, он показывает ему, что здесь не будет места  хандре, печали, жалости и т.п. настроениям, здесь все приподнято вверх в  случае торжественного стиля и уравновешено в случае стиля комфорта, воспоминания тоже не доводятся до уныния. Приветствие  сразу поворачивает гостя к вам  тем местом в нем, которое вы хотите. Поэтому к каждому человеку нужно  уметь подобрать свое приветствие.

Музыкальное оформление праздника влияет на подсознание  людей, поскольку человек способен "уплывать, улетать" по волнам, а  музыка - это всегда волны. Поэтому  подбирается она строго по задаче. Музыка всегда воздействие на определенные места, как физического тела человека, так и его психики, настроения.

Проанализировав разные музыкальные стили и исполнителей, прочувствовав их, определите, что  дает человеку каждый из них. Какая  музыка создает мягкость и открытость, какая - важность и солидность, какая  вскружит голову и откроет мечтательность, какая сделает человека тяжелым  и грубым и т. д.? Что дает музыка, когда ведущий инструмент - саксофон, когда - пианино, когда - ударник, когда - гитара? Как дух исполнителя, его  мир, его пространство влияют на слушателя? Слушая одного, хочется мечтать, другого - возникают романтические воспоминания, третьего - сделать динамичные действия, а четвертого хочется не слышать, он создает отрицательное настроение. Последние минуты, проведенные на празднике, не менее важны для человека, чем все проведенное там время, а скорее наоборот, по принципу: лучше всего запоминается последнее, след остается от чего-то последнего.

Поэтому, для  того, чтобы у гостей остался легкий след удовольствия, праздничного настроения, удовлетворенности от удачно проведенного времени, нужно сделать легкое мягкое прощание, не задерживать гостей, не начинать назначать деловые встречи  и решать бытовые дела. Не стоит  ставить точку решением обыденных  вопросов. Можно на время ухода  гостей включить мягкую запоминающуюся музыку, выражать свое удовольствие и  благодарность за столь приятный визит и компанию, проявлять особо  деликатное внимание к женщинам. А  по правилам светского этикета, люди, участвовавшие в том или ином празднике на следующий день или  максимум через день звонят и выражают свое удовольствие и благодарность  за приятно проведенное время. И  только тогда праздник считается  законченным (по светским правилам).

4. Расходы при организации массовых мероприятий:

 

Поэтому и утверждение бюджета мероприятия, и сама подготовка к празднику  должны начинаться не раньше, чем за три месяца до этого знаменательного  события, но и не позже чем за месяц. Конечно, возможно подготовить праздник и за неделю, и даже за один вечер. Но при такой экстремальной организации  придется довольствоваться тем, что  осталось, и на тех, далеко не выгодных условиях, которые вам предъявят.

Расходная часть праздничного бюджета может  состоять из следующих частей:

· аренда площадки;

· украшения  зала;

· приглашения (изготовление и расходы по доставке);

· еда  и напитки;

· работа ведущего;

· артисты, шоу-программа, музыкальная аппаратура;

· спецэффекты;

· фото- и видеосъемка;

· транспортные расходы;

· сувениры и подарки;

· оплата услуг компании-организатора.

Около половины общей суммы обычно бывает потрачено на ресторанное обслуживание, еду и напитки, четверть - на аренду, декорации, техническое оснащение  площадки, охрану и транспорт. Оставшаяся часть уйдет на организацию шоу-программы, т. е. на артистов, режиссеров, ведущего, ассистентов, на конкурсы, игры и аттракционы  и, возможно, на оплату услуг компании - организатора праздника. Конечно же, это примерное соотношение, и  оно может меняться в каждом конкретном случае. 

5. Организация массового мероприятия

 

Место проведения массового  мероприятия 

Место проведения массового мероприятия зависит  от нескольких факторов.

Вопервых, оно  может быть ограничено статусом общественного  объединения. Так, в соответствии со статьей 6 Закона Республики Беларусь «Об общественных объединениях»  местное общественное объединение  распространяет свою деятельность на территорию одной или нескольких административнотерритори альных единиц. Следовательно, если общественное объединение  зарегистрировано как местное, оно  имеет право действовать, а значит и проводить массовые мероприятия  исключительно на территории своей  деятельности и не может проводить  его вне данной территории. Так  Гродненское городское общественное объединение может выступить  организатором и провести массовое мероприятие исключительно в  городе Гродно. Проведение массового  мероприятия, например, в г. Слониме Гродненской области будет считаться нарушением.

Заметим, что  законодательством не установлено  ограничений для граждан в  организации и проведении массовых мероприятий не по месту прописки.

Вовторых, ограничения  по месту проведения массового мероприятия  установлены законом. Статьей 9 Закона РБ «О массовых мероприятиях в Республике Беларусь» запрещено проведение массовых мероприятий на объектах метрополитена, железнодорожного, водного и воздушного транспорта; на расстоянии менее 200 метров от зданий резиденции Президента, парламента и правительства, телерадиоцентра, подземных пешеходных переходов, станций  метрополитена; на расстоянии менее 50 метров от зданий республиканских органов  государственного управления, местных  исполкомов и Советов депутатов, посольств и консульств, судов, органов  прокуратуры, территорий организаций  общественного транспорта, предприятия  водо, теплои энергообеспечения, больниц, поликлиник, детских дошкольных учреждений, школ.

Втретьих, местным  исполкомам предоставлено право  самостоятельно определять места, где  проведение массовых мероприятий не допускается, а также постоянные места для проведения массовых мероприятий.

Так, в Минске Решениями Минского городского исполнительного  комитета от 03.12.1998 г. № 1302 «О запрещении проведения собраний, митингов, уличных шествий, демонстраций и от 17.12.1999 г. № 1330 «О местах и порядке проведения массовых мероприятий в г. Минске» было запрещено проведение массовых мероприятий на площади Независимости, на площади Октябрьской, на проспекте Ф. Скорины от площади Независимости до площади Победы и на проспекте Машерова. Кроме этого были определены следующие постоянные места для проведения массовых мероприятий: парк Дружбы народов (в районе пл. Бангалор), парк 50летия Октября, площадка у цирка Шапито по ул. Орловской.

Определение данных мест как постоянных для проведения массовых мероприятий не означает, что массовые мероприятия нельзя проводить в иных местах. Организатор  массового мероприятия при подаче заявления в исполком указывает  место, где он намерен провести массовое мероприятие, и исполком может разрешить  провести ему массовое мероприятие  в указанном месте, а может  и не разрешить. Если же организатором  в заявлении о проведении массового  мероприятия указано место, которое  определено исполнительным комитетом  в качестве постоянного для проведения массовых мероприятий, вероятность  того, что исполком примет положительное  решение, достаточно высока.  

Время проведения массовых мероприятий 

Законом определено, что собрания, митинги, уличные шествия, демонстрации и пикетирование могут  проводиться с 8 до 22 часов. Кроме  этого, проведение массовых мероприятий  за пять и менее дней до выборов, референдума, отзыва депутата разрешается  только в специально предназначенных  для проведения массовых мероприятий  местах под открытым небом и в  помещениях, за исключением массовых мероприятий, проводимых по решению  государственных органов.

Организаторы  массового мероприятия указывают  в заявлении предполагаемой время  проведения мероприятия. Массовые мероприятия  проводятся в указанное в заявлении  время, а если время их проведения решением руководителя местного исполнительного  и распорядительного органа или  его заместителя изменено,  во время, определенное в данном решении.  

Подача  и рассмотрение заявления  о проведении массового  мероприятия 

Заявление о  проведении массового мероприятия  подается его организаторами в местный  исполком, на территории которого планируется  проведение массового мероприятия. Однако если массовое мероприятие намечается проводить на территории нескольких административнотерритори альных единиц либо предполагаемое число участвующих  в митинге, уличном шествии, демонстрации либо пикетировании будет превышать 1000 человек, заявление подается в  соответствующий областной исполнительный комитет. В городе Минске заявление  в любом случае подается в Минский  городской исполнительный комитет.

Заявление подается в письменной форме не позднее  чем за 15 дней до предполагаемой даты проведения массового мероприятия.

В заявлении  указываются:

цель, вид, место  проведения массового мероприятия;

дата проведения, время его начала и окончания;

маршруты движения;

предполагаемое  количество участников;

фамилия, имя, отчество организатора (организаторов), его (их) место жительства и работы (учебы), телефоны по месту работы или месту  жительства;

меры по обеспечению  общественного порядка и безопасности при проведении массового мероприятия;

меры, связанные  с медицинским обслуживанием, уборкой  территории после проведения на ней  массового мероприятия;

дата подачи заявления.

К заявлению  прилагается письменное обязательство  организаторов или лиц, ответственных  за организацию и проведение массового  мероприятия, по организации и проведению массового мероприятия.

Руководитель  или заместитель исполкома обязаны  рассмотреть заявление и не позднее  чем за пять дней до даты проведения массового мероприятия в письменной форме сообщить его организаторам  о принятом решении. В решении  должно быть указано о разрешении или запрещении проведения массового  мероприятия, а в случае запрещения  мотивы, по которым его проведение запрещено.

Решение руководителя местного исполнительного и распорядительного  органа или его заместителя о  разрешении или запрещении проведения массового мероприятия принимается  с учетом даты, места, времени его  проведения, количества участников, погодных условий, оплаты расходов, связанных  с охраной общественного порядка, медицинским обслуживанием, уборкой территории после проведения на ней массового мероприятия, и других обстоятельств, влияющих на обеспечение общественной безопасности, по согласованию с республиканскими органами государственного управления (их территориальными подразделениями), ответственными за обеспечение общественного порядка и безопасности.