Технологии управления гостиничным комплексом

     - Управление туристическими агентствами;

     - История гостя / История компании;

     - Подарочные сертификаты;

     - Счета к получению;

     - Модуль отчетности.

     Основываясь на наиболее передовых технологиях, система управления гостиницей epitome PMS функционирует в среде Windows, обладает 32-битной архитектурой и открытой структурой данных под управлением мощной СУБД MS SQL Server.

     Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей и прав[7].

     Функциональные  возможности базового модуля включают:

     Бронирование - система анализирует наличие комнат на указанный период, предлагает на выбор различные тарифные планы, обращается к архиву договоров с фирмами, позволяет вносить информацию по месту и времени встречи гостя и автоматически распечатывает подтверждение брони.

     Поселение - система анализирует состояние и атрибуты комнат, позволяет зарегистрировать паспортные данные гостя и автоматически распечатывает регистрационную карту гостя.

     Выписка - система контролирует до шести балансов расчетной карточки гостя с распечаткой детальных и/или итоговых счетов.

     Ведение счетов гостей – система отслеживает начисления основных и дополнительных услуг гостиницы на расчетную карточку гостя, позволяет корректировать и перемещать начисления с одного счета на другой, а также учитывает курс пересчета валют при многовалютной настройке.

     Контроль состояния номерного фонда - контроль состояния номерного фонда осуществляется по статусу комнаты (убрана - не убрана), виду уборки (текущая - выездная) и виду ремонта (с возможностью поселения - без возможности поселения).

     Ночной  аудит - при ночном аудите система начисляет на счета гостей стоимость проживания, производит изменения статуса комнат, обрабатывает информацию по незаезду, изменяет тарифы гостей в соответствии с сезонами и днями недели и рассчитывает итоговые показатели работы гостиницы за прошедший финансовый день.

     Консьерж - функции консьержа позволяют хранить в системе и распечатывать для гостей информацию о близлежащих достопримечательностях и прочих объектах, представляющих интерес для постояльцев (рестораны, центры развлечений, банки, аренда автомобилей и т. п.).

     Ведение кассовых операций - при ведении кассовых операций система ведет фискальный учет наличных поступлений и формирует все виды кассовой отчетности (персональной, сменной, календарной).

     Пакетная  организация тарифов - пакетная организация тарифов в системе позволяет управляющему персоналу гостиницы получать статистику доходности по всем включенным элементам проживания.

     Учет  дополнительных услуг - учет дополнительных услуг позволяет вести в системе инвентаризацию предметов дополнительного оборудования комнат (кровати, фены, вентиляторы, холодильники), повышая при этом оперативность и качество обслуживания гостей[7].

     Управление  доходами - управление доходами позволяет гостинице вести гибкую ценовую политику в зависимости от загрузки гостиницы, соотношения гарантированных и негарантированных броней, длительности проживания гостей и других показателей.

     Встроенная электронная почта. - система организует обмен сообщениями между пользователями системы и ведет архив сообщений. 

     1.6 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL 

     Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel - это  программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

     Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей  и эксплуатации проекта в целом.

     В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

     Особое  внимание следует уделить такой  особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров[8,с.113].

     Структура комплекса

     KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

  1. Служба размещения

     Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости  оформления множества бумаг, как  по предварительной заявке - брони, так и без нее.

     Данный  модуль обладает следующими возможностями:

     - Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования;

     - Размещение гостей по брони;

     - Поиск гостя по истории проживания;

     - Обработка групп, включая транзитные группы;

     - Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме;

     - Контроль начислений за предоставленные услуги;

     - Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения;

     - Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования;

     - Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана;

     - Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия);

     - Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя;

     - Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера);

     - Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя;

     - Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами;

     - Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты;

     - Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами;

     - Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок;

     - Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям;

     - Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда;

     Все операции с гостями выполняются  через единую форму - карту гостя[8,с.115].

     Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:

     - Размещение гостя;

     - Поиск гостя в базе постоянных клиентов;

     - Изменение личных данных;

     - Изменение сроков проживания;

     - Перемещение из номера в номер;

     - Выполнение операций с электронным ключом;

     - Управление доступом гостя в номер;

     -Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата;

     - Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

     Система позволяет хранить информацию как  об индивидуальных гостях, которые  когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку[8,с.116].

     2. Модуль службы бронирования

     В системе полностью автоматизирован процесс бронирования номеров и анализа предстоящей загрузки гостиницы по различным категориям и критериям оценки.

     Модуль  бронирования системы KEI-Hotel отличается следующими характеристиками:

     - Удобное индивидуальное и групповое бронирование (Бронирование номеров, классов номеров, мест и услуг, обработка транзитных групп);

     - Бронирование номеров и блоков на неограниченно удаленный период времени;

     - Квотирование номерного фонда;

     - Модуль визовой поддержки, с ведением журнала регистрации;

     - Установок метода оплаты и тарифа как автоматически, так и вручную;

     - Возможность редактирования готовых заявок в любое время по любому из параметров;

     - Возможность аннуляции заявок и их последующего восстановления в любое время;

     - Автоматическая привязка разрешенного для компании тарифа к карточке бронирования;

     - Синхронизация и рассинхронизация брони по количеству гостей и времени заезда;

     - Гибкая система предоставления отчетов позволяет получать информацию по многим параметрам;

     - Анализ загрузки - информация о наличии комнат в любой момент времени и любой период, с учетом почасовой оплаты категории возможного продления проживания и может быть представлена в виде текстового или графического отчета;

     - Быстрое размещение примечаний и пожеланий клиентов или службы бронирования в карточке бронирования;

     - Анализ заезда и не заезда по номерам, классам, персонам, фирмам и туроператорам;

     - Возможность ведения учета и статистики бронирования по различным показателям;

     - Наличие отчета «История брони», отображающего все операции персонала с заявками и поселенными гостями позволяет анализировать действия персонала[8,с.117].

     3. Расчетный центр

     Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет  вести лицевые счета, как для  каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

     При открытии сервиса телефонные переговоры, платное телевидение, ресторан, мини-бар  и т.д., на лицевой счет гостя будут  автоматически добавляться оказанные  услуги, согласно описанных в системе тарифов.

     Модуль  обладает удобными опциями:

     - Ведение расчетов в нескольких валютах;

     - Ведение истории курсов валют;