Технологии управления гостиничным комплексом

     - Детализация и объединение счета;

     - Отслеживание задолженностей гостей с автоматической или ручной блокировкой гостевых карт ключей (при установке системы управления замками);

     - Система обладает неограниченными возможностями по разделению и перегруппировке счетов и платежей - одной комнаты на другую и с одного счета на другой;

     - Формирование отчета по «реализации» услуг на период или фиксированную дату для бухгалтерии;

     - Автоматическое закрытие дня, месяца, периода;

     - Поддержка автоматической авторизации кредитных карт через процессинговый центр компании Объединенных Кредитных Карт (United Card System).

     Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачиваться за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, разделить общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы согласно законодательству Украины.

     4. Доступ в номерной фонд и управление номерами.

     Принципиально новым решением является система  электронных замков KEI-Biser (система  контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная  в комплекс KEI-Hotel и разработанная  специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах. Кроме того, контролируются такие события, как факт входа или выхода из номера, время открытия и закрытия двери, плохо закрытая дверь, попытка открытия «чужой» картой и т.д. В каждом таком случае сигнал поступает службе безопасности.

     В зависимости от пожелания заказчика  система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

     Существует  ряд функционально законченных  устройств системы KEI-Biser для управления сервисом в номерах разного уровня:

     - контроль состояния дверей номерного фонда (KEI-Biser-Light);

     - электронные замки серии KEI-S450Nх;

     - интеллектуальное устройство управления номером KEI-S450Rх;

     - устройство учета материалов и рабочего времени персонала KEI-S450WT.

     Следует отметить, что система позволяет  гибко сочетать комбинации этих устройств исходя из возможностей и запросов гостиницы.

     Дополнительные  возможности:

     Система имеет возможность изменения  функций без замены оборудования методом изменения программы  контроллеров с центрального сервера  системы управления гостиницей по запросу администрации гостиницы на изменение сервисов и функций контроллеров. Для повышения качества технической поддержки в систему внедрена фирменная технология "nonstop in system download". Эта технология позволяет изменять программу управления, находящуюся в микроконтроллере без остановки работы системы и какого либо механического вмешательства KEI-Biser, кроме того позволяет:

     - автоматически блокировать просроченные карты и предотвращать доступ в гостиницу лиц с просроченными гостевыми картами;

     - дистанционно открывать помещения при возникновении экстремальных ситуаций;

     - управлять электрооборудованием номера по сценарию заселен/не заселен/готов к заселению;

     - извещать сотрудника службы безопасности о сдаче помещения под охрану;

     - получать различные отчёты по событиям за произвольный период времени;

     - формировать резервные карты для нештатных ситуаций.

     При помощи дополнительных терминалов сбора  данных, подключённых к системе управления гостиницей, можно организовать систему  оказания дополнительных платных услуг с автоматическим включением их в лицевой счет клиента[8,с.116].

     Уборка  номера:

     Система отслеживает ситуацию "гость выехал из гостиницы" и может выдавать списки комнат, в которых необходимо произвести уборку сразу же после  их освобождения. Это позволяет менеджерам спланировать уборку номеров и организовать контроль времени уборки номера. После завершения уборки, горничная при открытой двери номера активизирует свою карточку-ключ, тем самым оповещает портье о готовности номера к заселению. Система автоматически меняет статус номера в состояние убран и готов к заселению.

     5. Служба безопасности.

Использование возможностей системы контроля доступа  в помещение реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения, в случаях:

     - Попытка открытия двери с помощью инструмента или другого ключа;

     - Открывание окна или появление в номере людей в отсутствии клиента;

     - Забытая карточка-ключ в считывателе;

     - Не закрытая или плохо закрытая дверь.

     Сотрудник службы безопасности имеет возможность  дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре. С применением системы в служебных помещениях снимаются вопросы поиска сотрудника на территории предприятия и учет рабочего времени.

     6. Аналитические средства.

     Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон[8,с.118].

     Раздел  «Бухгалтерия» позволяет руководству гостиницы и бухгалтерии получать финансовый результат и аналитические отчеты по результатам финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов по услуге «Проживание», анализ доходов по услугам с возможностью анализа счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С.

     Раздел  «Клиенты» позволяет руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

      -правку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания;

     - расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы;

     - статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

     Все данные предназначены для анализа  информации о постоянных клиентах и  установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

     Раздел  «Плановый отдел» позволяет руководству гостиницы и экономистам получать следующие данные:

     - полный расчёт по проживающим гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации;

     - аналитические данные о проживании по странам статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов;

     - итоговая отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

     Раздел  «Аналитическая отчетность» - руководство гостиницы получает:

     - полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда;

     - возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб;

     - уменьшение бумажного документооборота.

     Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться  за произвольный период, как по датам, так и по времени.

     7. Модуль Администрирование.

     Данный  модуль позволяет изменять настройки системы:

     - Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа;

     - Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок;

     - Добавлять и редактировать справочники;

     - Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности.

     8. Некоторые подробности отличные  от других систем

     Интерактивный, интуитивно-понятный дружественный  интерфейс, выполненный в виде Интернет приложения и вытекающие из этого  преимущества в обслуживании, эксплуатации и сопровождении.

     Немаловажным  является прозрачность системы, как  для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого  звена в совокупности с аналитическим  модулем позволяющим удаленно управлять  гостиницей, выводит на качественно-новый  рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выводы  и рекомендации 

     В сегодняшнем мире ни одна успешная гостиница не может обойтись без  применения информационных технологий. Первые гостиничные компьютерные системы появились более 25 лет назад и с тех пор прошли большой путь. Возможности автоматизации гостиниц приобрели комплексный характер, охватывающий все процессы деятельности.   
Технологический прогресс обгоняет ожидания в долгосрочной адекватности внедренных систем. Если раньше гостиницы меняли технологическое оснащение в среднем каждые 7-9 лет, то сегодня цикл сократился до 3-5 лет, и тенденция сокращения срока продолжается. Согласно проведенному Microsoft исследованию, 60-70% всех гостиниц в течение ближайших пяти лет закупят новую систему управления гостиницей.  
            В целом, при использовании автоматизированных систем гостиница становится более управляемой. Руководство получает адекватные данные по состоянию дел на текущий момент времени и прогнозу на будущее, имеет возможность принимать корректные и своевременные решения. Кроме функций управления, системы предлагают дополнительные возможности повышения уровня сервиса для гостей. Клиент становится центром внимания и получает индивидуально-ориентированное обслуживание, поскольку системы позволяют учитывать предпочтения гостей. Процесс оказания услуг становится упрощенным для клиента. Система хранит данные по каждому гостю, когда-либо проживавшему в гостинице. При следующем его приезде она позволяет определить правильный тариф, провести быстрое поселение и предугадать пожелания гостя. Гостиница также получает возможность вести централизованный учет начислений и расчетов с гостями.