Формы делового общения

4. Критерии: Необходимо настаивать  на использовании объективных,  общепринятых критериев.

Встречаются такие ситуации, когда интересы сторон полностью  противоположны. В этом случае, можно  попробовать разрешить ситуацию, посредством настойчивости и  упрямства, что, кстати, часто оказывается  весьма эффективным способом.

Этот метод имеет тенденцию "вознаграждать" непримиримость и приводить к произвольному  результату. Однако Вы можете противостоять  такому лицу, настаивая, на том, что  решение должно быть обдуманным и  хорошо взвешенным. Это совсем не значит, что надо настаивать на собственном  мнении, чаще имеет смысл прибегнуть к помощи незаинтересованного лица или специалиста, тем самым поможет  разрешить Ваш спор. Например, воспользовавшись услугами независимого эксперта или  просто профессионала, чьё мнение имеет  немаловажное значение. В крайнем  случае, можно прибегнуть к законодательству, и попытаться найти там ответ, разрешающий вопрос спора.

Отсюда делаем вывод, что, скорее всего противоборствующие стороны  придут к взаимно выгодному решению. Следовательно, четвертый пункт: Необходимо настаивать на использовании объективных, общепринятых критериев.

«Горизонтальные переговоры» (переговоры внутри команды) идут между  членами команды, представляющей одну из сторон на переговорах.

«Вертикальные переговоры» - это переговоры, идущие в стороне  от основного процесса. Вертикальные переговоры подразумевают участие  тех членов команды, которые присутствуют за столом, и тех, которые не присутствуют физически, но в силу своего авторитета, власти и положения влияют на непосредственных участников переговоров или тех, кому последние подотчетны.

При ведении переговоров  применяется так же «Позиционный»  способ. Тактика ведения переговоров  позволяющих добиться поставленной цели. Цели могут быть разные. Например:

1. Жесткая позиция ведения  переговоров.

Когда Вы знаете, что Ваши позиции сильны и компромиссов быть не может. Изначально необходимо сохранять за собой право решающего голоса. Иметь неопровержимые доказательства своей правоты. Обдуманно и взвешенно подходить к решению вопроса, дабы в последствии, если оппонент откажется от ваших условий, интересы фирмы не пострадали. Такой тактикой можно ввести оппонента в заблуждение, и на свой страх и риск блефовать ради победы, но так же легко можно потерять все.

2. Мягкая позиция ведения  переговоров.

Когда Вы не готовы идти на конфликт и в интересах фирмы, осознанно, можете уступить. При этом конечно  достоинство фирмы может быть задетым.  Но с другой стороны, благодаря  такой тактике, фирма с небольшими потерями получит желаемое. Так же заведя в заблуждение оппонента, преследуя свои интересы, противник, сам того не подозревая, может в  конечно итоге пострадать. Из жесткого и сильного, благодаря вашей тактики, превратиться в слабого.

3. Нейтральная позиция  ведения переговоров.

Чаще всего позиция  выжидания. В основном применяется, когда в переговорах учувствует больше двух сторон. Внимательно оцениваются  позиции оппонентов. В дебатах  практически не принимают участия, не занимают ни чью сторону.

 

А) Прием «ухода» уклонение  от борьбы: если затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения. Пример «ухода» - просьба отложить рассмотрение проблемы, перенести на другое время  или просто проигнорировать ее.

Б) Прием «выжидания» - используется, когда хотят затянуть переговоры чтобы прояснить ситуацию, получить информацию партнера и умолчать о  своей позиции. Разновидность этого  приема «салями - медленно, постепенное  открывание собственной позиции  по аналогии с нарезанием тонкими  кусочками колбасы "салями".

Таким образом, перед переговорами необходимо осознанно и трезво оценить  цели и возможности. Заранее продумать  возможные варианты развития переговоров. Действовать согласно созданного плана. Не поддаваться панике и моральному давлению.

5. Завершение переговоров

Если ход переговоров  был позитивным, то на завершающей  их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые  затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым  достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что  все участники переговоров отчетливо  представляют суть основных положений  будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров  необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не. на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные Мероприятия  являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении  поставленных на переговорах задач  и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку  для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. Для  решения этих вопросов целесообразно  создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

6. Анализ итогов деловых  переговоров

Переговоры можно считать  завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда  приняты необходимые меры для  их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих  переговоров:

1) Анализ итогов переговоров  преследует следующие цели:

·   сравнение целей  переговоров с их результатами;

·   определение мер  и действий, вытекающих из результатов  переговоров;

·   деловые, личные и  организационные выводы для будущих  переговоров или продолжения  проводившихся.

 

2) Анализ итогов деловых  переговоров должен проходить 

по следующим трем направлениям:

1. анализ сразу по завершении  переговоров. Такой анализ; помогает  оценить ход и результаты переговоров,  обменяться впечатлениями и определить  первоочередные мероприятия, связанные  с итогами переговоров (назначить  исполнителей и определить сроки  выполнения достигнутого соглашения);

2. анализ на. высшем уровне руководства организацией. Такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели:

а) обсуждение отчета о результатах  переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив;

б)   оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;

в) определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;

г) получение дополнительной информации о партнере по переговорам;

3. индивидуальный анализ  деловых переговоров — это  выяснение ответственного отношения  каждого участника к своим  задачам и организации в целом.  Это критический самоанализ в  смысле контроля и извлечения  уроков из переговоров.

В процессе индивидуального  анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

· правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?

 

· соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям?

· насколько правильно  определены аргументы или предложения  о компромиссе?

· как повысить действенность  аргументации в содержательном и  методическом плане?

· что определило результат  переговоров? как исключить в  будущем негативные нюансы  в  процедуре проведения переговоров?

· кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

Получение объективного и  полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущего организации.

7. Условия эффективности  переговоров

Предпосылки успешности деловых  переговоров затрагивают ряд  как объективных, так и субъективных факторов и условий. Прежде всего, партнеры по переговорам должны выполнить  следующие условия:

· обе стороны должны иметь  интерес к предмету переговоров;

· они должны иметь достаточные  полномочия в принятии окончательных  решений (соответствующее право  на ведение переговоров);

· партнеры должны иметь  достаточную компетентность, необходимые  знания в отношении предмета переговоров;

· уметь максимально полно  учитывать субъективные и объективные  интересы другой стороны и идти на компромиссы;

· партнеры по переговорам  должны в определенной мере доверять друг другу.

 

Для обеспечения эффективности  переговоров следует соблюдать  определенные правила.

Основное правило состоит  в том, чтобы обе стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров.

Самое главное на переговорах  — это партнер. Его нужно убедить  в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры — это сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь  общую базу, поэтому важно найти  общий знаменатель" для различных  интересов партнеров.

Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь  задать правильно вопрос и уметь  выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров  следует рассматривать как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение  все интересы партнеров.

Переговоры считаются  завершенными, если их результаты подверглись  тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно  составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый  заранее участникам и содержащий следующую информацию:

·  тема совещания;

·  цель совещания;

 

·  перечень обсуждаемых  вопросов;

·  время начала и окончания  совещания;

·  место, где оно будет  проходить;

·  фамилии и должности  докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных  за подготовку вопросов;

·  время, отведенное на каждый вопрос;

·  место, где можно  ознакомиться с материалами по каждому  вопросу.

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с  материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует  дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно  проводить деловые совещания  в определенный день недели (за исключением  внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания  не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания  важно:

1.            начать его вовремя; 

2.            сообщить о регламенте;

3.            согласовать правила работы, уточнить  повестку дня; 

4.            назначить ответственного за регламент и протокол;

5. предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

6. если используется критика,  то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и  их причины, не переходить на  личность, а высказываться по  поводу действий и ошибок, предлагать  пути решения проблемы, устранения  просчета, недостатка;

7. жестко вести совещание  по пути к намеченным целям,  для этого обеспечить отдачу  от каждого участника и придать  конструктивный характер обсуждению  в целом; 

8. регулировать направленность  и деловитость выступлений, для  этого следует не допускать  затягивания выступлений, стимулируя  конкретность, наличие содержательного  анализа, реальных предложений,  решений, идей;

9. соблюдать корректность  дискуссии; 

10. использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

11. подводя итоги совещания,  обобщить все сказанное, сформулировать  выводы, определить задачи на  будущее; 

12. завершить точно в  назначенное время. 

Пресс-конференция

Пресс-конференция - это встреча  официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной  власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями  прессы, телевидения, радио с целью  информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное  средство предоставления прессе такой  информации, которая работает на паблисити  фирмы, организации, личности и на поддержание  необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.