Формы делового общения

Для того чтобы чувствовать  себя увереннее на пресс-конференции, не только проинформируйте прессу о  готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами, постарайтесь познакомиться с ним  поближе, станьте ценным для репортера "источником" сведений. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой, будьте доступны, дайте им знать, что  вы готовы для контакта по их просьбе, старайтесь знакомиться с ними в  неформальной обстановке, если такая  возможность представляется; поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам; многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса, постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации; используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами; но не забывайте - никакой конфиденциальности.

Ответы готовьте разные, как можно откровеннее и полнее. Они могут носить предварительный  характер, гипотетический, подготовьте  объяснение, с чем это связано; ответ "Не для записи" используйте  как можно реже, в тех случаях, когда вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично; когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него, такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить; нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай; продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо; и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Пресс-конференцию рекомендуется  проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе  или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину  друг другу либо разбредутся по всему  огромному помещению, что создаст  неудобства для коммуникации. Для  выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Структура пресс-конференции:

·  вводная часть (продолжительность 3-4 минуты);

·  приветствие;

·  объяснение причин проведения;

·  программа;

·  представление выступающих;

·  информация о материалах, представляемых прессе (пресс-кит).

Выступления (выступающих  должно быть не более двух, с максимальной продолжительностью доклада или  сообщения 10 минут для каждого  выступающего).

Правила проведения пресс-конференции. Для любой пресс-конференции существуют определенные правила проведения. Вот  некоторые из них:

·  докладчик обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором говорится о причинах проведения такого мероприятия;

·  репортеров приглашают задавать вопросы докладчику (рядом  находятся один или два эксперта, которые могут понадобиться ему  для ответа на специальные вопросы);

·  вопросы задаются по очереди;

 

·  профессиональные стандарты  предполагают, что репортеры будут  придерживаться объявленной темы.

Ведущий пресс-конференции  должен:

1. Не допускать преувеличений,  называя вещи своими именами. 

2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

3. Не стремиться убедить  других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить  о своей команде и всех тех,  кто работал на успех. 

4. Избегать вступать в  споры, а также давать односложные  ответы типа "ДА", "НЕТ".

5. Не касаться тем, освещение  которых в прессе для вас  нежелательно.

6. Не проявлять пристрастия  или неприязни к кому-либо из  ваших гостей.

7. Стараться замедлять  темп задаваемых вопросов, давая  более обстоятельные ответы на  некоторые из них. 

8.Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

Торги

Нетерпеливые часто платят дорого за то, что терпеливым достается бесплатно.

Французская пословица

Торги – это способ продажи  и закупки товаров, размещения заказов  на подрядные работы путем привлечения  предложений от нескольких поставщиков  и подрядчиков и выбора наилучшего из них.

 

В результате торгов заключается  юридическая сделка с тем деловым  партнером, который предложил наиболее выгодные условия.

Торги различаются по составу  участников, по видам принимаемых  обязательств, по финансовым условиям.

Харви Маккей в своей книге «Как уцелеть среди акул», пишет: «Сделку всегда можно совершить, если стороны считают ее взаимовыгодной… Что бы вы ни пытались купить или продать, сделка состоится, если вы сумеете продемонстрировать другой стороне, чем она для нее выгодна… Кто выигрывает? Как всегда, тот игрок, у которого больше информации, лучше план и выше мастерство».

Торги базируются на стратегии  и тактике делового общения. Любые  торги – это специфическая  форма разрешения и урегулирования конфликта интересов. Сам факт торгов предполагает, что стороны пытаются найти компромиссное решение; если они идут в правильном направлении, то рано или поздно находится наиболее удобное для всех решение.

Многие деловые люди убеждены, что соглашение намного надежнее, если оно достигнуто путем трудных  переговоров, добыто в борьбе, а также  в том, что возможность поторговаться  делает переговоры увлекательной деловой  коммуникацией, своеобразной игрой.

Как и в переговорах, в  торгах деловые партнеры высказывают  с самого начала свои предложения, делают заявку. Эта заявка обязательно должна быть приемлемой, стать основой для  дальнейшего обсуждения с учетом повышения ставок или уступок, не выходящих за рамки прибыльности этой деятельности.

Участники торгов постоянно  находятся в противоречиях между  установками на сотрудничество и  установками на конкуренцию. В определенной ситуации деловые партнеры сохраняют  лояльность, но как только ситуация меняется, они тут же игнорируют процесс сотрудничества и немедленно превращается в беспощадных и  жестко ведущих свою линию конкурентов, стремятся вырвать друг у друга  как можно больше уступок. Когда  уступки осуществляются лишь одной  стороной, тогда торги могут проходить  в неблагоприятной атмосфере, а  порой становятся вообще невозможны.

Часто в процессе торгов используются наступательные методы. К ним относятся:

· разведка (использование  подставных лиц для выявления  подлинных цен товара, для зондирования ситуации, т.д.);

· пропаганда своего товара с помощью рекламы и формирования общественного мнения;

·гибкая перемена тактики  продаж, «нащупывание» слабых мест в системе «обороны» партнера;

·настойчивость, давление;

·тактика затягивания  торгов;

·незначительные конфликты  для того, чтобы нащупать слабину  и измотать противоположную сторону;

·ультиматумы, предъявляемые  в последнюю минуту, чтобы вырвать  значительные уступки уже после  того, как оппонент успокоился и  начал мысленно подсчитывать свою прибыль.

Технология ведения торгов

·Вступая в торги, необходимо составить для себя перечень того, что и в какой очередности (и  в обмен на что) можно уступить.

·Необходимо составить список того, что желательно приобрести.

·Список уступок должен быть дополнен методикой или тактикой, то есть осмыслением возможных условий и необходимых действий.

 

·Приобретение должно быть соотносимым с ожиданием.

·После каждой уступки  и каждого приобретения необходимо делать экспресс-анализ, показывающий, что доминирует на данном этапе.

·Разумная тактика ведения  торгов рекомендует не мелочиться в  большой игре и не блефовать в  малой, не играть с целью победить любыми средствами, но и не проигрывать, экономя средства и усилия.

·Как и в любом другом виде делового партнерства, в торгах недопустим обман.

·Подготовка торгов предполагает выдвижение предложений, установление потребностей и возможностей партнера, побуждение его к действиям в  интересах взаимной выгоды.

Торги – это прежде всего коммуникация, которая предполагает, как уже отмечалось, обмен информацией, как вербальной, так и невербальной. Торги отражают стремление деловых партнеров убедить друг друга во взаимной выгоде согласованных действий и решений.

Многообразие поведения  участников торгов, их различия в манере ведения спора свидетельствуют  о том, что для каждого делового человека важно не только уметь заставить  оппонента сказать «да», но и научиться самому говорить «нет». Научиться твердо возражать – важный этап в борьбе за самостоятельность мышления и поведения, за твердое следование своим намерениям. Возможно, вы будете удивлены, обнаружив, сколь значительно улучшаются условия предлагаемых вам сделок, как только вы научитесь говорить «нет».

В литературе по бизнес-практике описаны специальные рекомендации, позволяющие овладеть этим приемом и не просто отказывать деловому партнеру, а делать это красиво:

 

1. Я восторгаюсь Вами. (Этот прием предполагает перед  отказом проговорить следующие  разы «Я так рад, что вы  обратились именно ко мне», «Я  искренне восхищаюсь вашей фирмой, но мои планы не позволяют  мне принять ваше предложение», т.д.)

2. Прекрасное предложение. («Это замечательное предложение,  но мы не можем воспользоваться  им сейчас», «Прекрасная идея, но, боюсь, нам придется пока  от нее воздержаться», др. Облекая  свой отказ в позитивную форму,  вы не вызываете у партнера  чувства обиды, а слова «сейчас»  или «пока» оставляют возможность  для дальнейшего взаимодействия.)

3.Мне надо подумать. (Благодаря этой уловке у вас появляется время, чтобы придумать подходящий предлог для отказа. Если вы сразу не говорите «нет», вы смягчаете ситуацию отказа. При таком подходе партнер понимает, что вы серьезно отнеслись к просьбе.)

4. У нас это не получится.  (Начните уверенно: «В пятницу встретиться совершенно невозможно». Это звучит как само собой разумеющееся, и партнер не заметит, что причина не объяснена. Во многих случаях делового взаимодействия лучше ничего не объяснять, особенно когда у вас нет бесспорного аргумента. Скажите просто: «Сейчас я никак не могу выкроить время».)

5. Я этим не занимаюсь.  (Если вам предлагают участвовать в сделке, нарушая при этом этику бизнеса, то можно однозначно и категорично произнести: «Я этим не занимаюсь, извините», то есть твердо отказать.

6. Я вам сочувствую. (Если  партнер начинает рассказывать  вам о своих трудностях, то  нужно отнестись к ним с  пониманием, но не более того  «Да, мне жаль, что у вас такие  трудности» - и на этом решительно  остановиться.)

 

7. Нет. (Категорический отказ иногда более приемлем потому, что он исключает ложное толкование ваших намерений и причин. Такой отказ удерживает людей от неправильных шагов и напрасной траты времени. И вы редко должны объяснять причину отказа, если сделали это тактично, проявляя внимание к партнеру, за исключением особых ситуаций, когда целесообразнее объяснить.)

8. Потому что я вредный.  (Хорошо, когда можно сказать «нет» с юмором. Неожиданный поворот всегда вызывает смех. Например, «Я предполагаю, что вы думаете, будто я говорю «нет», потому что я вредный. Что ж, это верно». Если вам удастся при этом рассмешить партнера, он охотно примет ваш отказ, но очевидно и то, что этот прием уместен не во всех ситуациях.)

На торгах и переговорах  готовые рецепты не всегда срабатывают, нужен постоянный анализ ситуации и  выбор той стратегии, которая  работает на ваши намерения и ожидания, возможны гибкие смены тактик. Какой  бы безнадежной ни казалась ситуация торгов или переговоров, при желании  сторон всегда можно найти возможное  решение. Проявляя определенную гибкость и маневренность: необходимо сдерживаться, когда очень хочется нанести  ответный удар; выслушать, когда хочется  высказаться; задавать вопросы, когда  уже знаешь все ответы; преодолевать различия, когда хочешь настоять на своем.

Список использованной литературы.

1.     Кузин Ф.А.  Культура делового общения: Практическое пособие-5-е изд., перераб. и доп. – М.: Ось- 89, 2004.-320с.

2.     Каменская  Е.Н. Психология и этика делового  общения. – Ростов н/Д: Феникс, 2004.-224с.

3.     Лебедева  М.М. Вам предстоят переговоры.М.,1993. – 258с.

 

3. Деркаченко В.Г. Деловое общение руководителя: Пособие для менеджеров, бизнесменов и политиков / В.Г. Деркаченко. - СПб.: Бизнес-Пресса, 2004. - 368 с.

4. Красовский Б.П. Разговор  по телефону // Социол. исслед. - 2000. - N 2. - С.110-114.

5. Культура русской речи. Учебник для вузов. / Под ред.  проф.Л.К. Граудиной и проф.Е.Н. Ширяева. - М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 2001. - 560 с.

2. Фишер Р., Эртель Д. “Подготовка к переговорам” ,Москва, Филинъ, 1996г.

3. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента : Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский спорт, 1998.- 96 с.