Кодэкс этики ОАО «ОТП БАНК»

 

 Своими  заявлениями и действиями мы  подаем пример полной оценки, как профессиональных аспектов, так и социальной солидарности. 

Мы обращаем особое внимание на обеспечение внедрения  усовершенствованного управления, отражающего  ответственность перед обществом, в рамках деятельности филиалов, находящихся на территории Российской Федерации и зарубежных филиалов, и предпринимаем все необходимые для этого меры. 
 
 

 

5. Правила рассмотрения этических  вопросов

1. Лица  и органы, рассматривающие этические  вопросы

1. Рассмотрение  вопросов непосредственным руководителем

 

Как правило, этические вопросы решаются непосредственным руководителем служащего, связанного с жалобой, или руководителем учреждения. Задача этой процедуры заключается в том, чтобы посредством личной беседы и убеждения побудить служащего к коррекции этической стороны своего поведения в рамках настоящего Кодекса. Если лицо, обращающееся с жалобой, или служащий, имеющий отношение к жалобе, не согласны с решением непосредственного руководителя, они могут обратиться с этим вопросом в Комитет по этике. 

Непосредственный  руководитель должен составить письменный протокол для фиксирования соответствующих фактов и обстоятельств.

2. Процедура работы Комитета по этике

 

Комитет по этике (здесь и далее в настоящем  Кодексе Комитет по этике или  Комитет) рассматривает этические  вопросы в случаях, установленных в Главе 4 настоящего Кодекса.

2. Обязанности и полномочия Комитета по этике

1. Обязанности Комитета по этике

 

В обязанности  Комитета по этике входит управление решением вопросов этического характера  и выражение собственного мнения в общем и по конкретным случаям, а также принятие решений, помогающих толковать правила. Таким образом, Комитет выполняет следующие особые задачи: 

• выражает  мнение общего характера и по конкретным случаям, связанным с применением  настоящего Кодекса;

 

• дает рекомендации, основанные на опыте работы над Кодексом.

2. Юрисдикция  Комитета по этике

 

Во исполнение своих задач, установленных в предыдущем пункте, Комитет: 

• выражает  мнение общего характера и по конкретным случаям, связанным с вопросами его компетенции в случае нарушения Кодекса норм поведения,

 

• любой член Комитета может задавать вопросы  любому служащему Компании,

 

• Председатель  или Секретарь Комитета может  потребовать у любого служащего  Компании предоставить информацию в  письменном или устном виде.

3. Члены Комитета по этике, передача полномочий членов, условия членства

 

Комитет состоит из 11 членов. Каждое из нижеперечисленных подразделений Банка направляет одного члена в Комитет: 

• Административный  дивизион;
• Служба внутреннего контроля;
• Служба финансового мониторинга и валютного контроля;
• Дивизион финансов;
• Дивизион розничного бизнеса;
• Дивизион корпоративного бизнеса;
• Дивизион по управлению рисками;
• Дивизион операций;
• Дивизион казначейства;
• Дирекция по персоналу и организационному развитию;
• Дирекция юридического сопровождения.

 

При выборе членов Комитета используется принцип, по которому членами Комитета могут быть лица, высоко оцениваемые  на основании поведения на работе и в ежедневном общении и могущие  быть примером и обладающие заслуживающими доверия качествами для служащих Банка, так как решения в области этики принятые только такими людьми могут быть приняты лицами, озабоченными секретностью.  
 

Члены Комитета выбираются сроком на 3 года. Членство в Комитете прекращается в следующих случаях:

• отказ;
• отзыв;
• истечение срока членства или увольнении.

 

От  участия в работе Комитета можно  отказаться в любое время посредством  подачи письменного заявления в  адрес Председателя Комитета.  

Орган или лицо, выдвигающий члена Комитета, может в письменном виде известить это лицо об отзыве и сроке извещения об отставке в зависимости от того, какая информация Председателя Комитета была получена ранее. Факт передачи заявления должен быть зафиксирован или, если вручение лично невозможно, заявление должно быть отправлено члену Комитета письмом с распиской о получении. В случае истечения срока членства в Комитете делегировавшее лицо или орган должны направить в Комитет нового члена в максимально короткий срок и в письменном виде сообщить Председателю Комитета, а в случае, если он отозван, Секретарю Комитета о новом члене. Срок исполнения полномочий новым членом, делегированным взамен отозванного члена, идентичен сроку исполнения обязанностей его предшественником.

4. Должностные лица Комитета по этике, задачи должностных  лиц

 

Председатель  Комитета 

Председатель Комитета является членом, делегированным Советом директоров ОАО «ОТП БАНК». Его задачи включают: 

• созыв собраний Комитета;
• участие в качестве председателя Комитета;
• рассмотрение возражений о протестах против членов Комитета в случае конфликта интересов;
• затребование письменной информации от руководства Банка.

 

Секретарь Комитета 

Секретарь Комитета назначается Председателем  Комитета из служащих Службы финансового мониторинга и валютного контроля. Задачи Председателя и Секретаря Комитета не могут исполняться одним лицом. Задачи Секретаря включают следующее: 

• прием, заполнение и запрашивание мнения уполномоченных лиц, подчиненных Комитету;
• подготовка и направление приглашений и извещений, связанных с собраниями Комитета;
• составление протоколов слушаний по этическим вопросам и собраний Комитета,
• составление и направление мнений по этическим вопросам лицам, требующим такое мнение и, при необходимости, извещение лица, исполняющего обязанности нанимателя, о решении, принятом в ходе рассмотрения этического вопроса.

5. Заседание Комитета по этике

 

Заседание Комитета 

Комитет проводит заседания не реже раза в  квартал, если в повестке дня запланированы  этические вопросы (очередное собрание). Если случаев для рассмотрения нет, заседание не проводится. Члены Комитета должны быть заблаговременно в письменном виде (по электронной почте) извещены о повестке дня и времени заседания.  

Если  на основании предмета или необходимого решения будет подтверждена исключительность дела или характер ходатайства, либо по иной причине, Секретарь может предложить созвать собрание (внеочередное собрание). 

Секретарь Комитета вносит предложение Председателю Комитета относительно времени и  повестки дня собрания. Председатель рассылает приглашения и уведомления  членам Комитета и другим участникам заседаний, при этом Председатель должен позаботиться о том, чтобы все приглашения и уведомления были получены не позднее, чем за 5 дней до предлагаемой даты собрания. 

Если  Члены Комитета не могут присутствовать на заседании из-за других обязанностей, они должны известить Секретаря Комитета. В случае отсутствия правомочного состава Комитета, обусловленного получением извещений о невозможности присутствовать, Секретарь Комитета должен согласовать с членами Комитета новую дату заседаний, а Председатель должен разослать новые приглашения с указанием новой даты. 

В приглашении  должно быть указано место проведения, время и повестка дня собрания, а также письменное приложение, содержащее материалы, относящиеся к повестке дня. Члены Комитета могут получить более подробную информацию о вопросах повестки дня от Секретаря Комитета.  

Комитет сформирован в правомочном составе, если на собрании присутствуют не менее пяти членов Комитета.  

Председатель  Комитета является председателем заседаний  Комитета. В случаях его отсутствия присутствующие на заседании члены Комитета выбирают действующего председателя из присутствующего состава.  

Протоколы заседаний Комитета ведет Секретарь  Комитета, или, в его отсутствие, лицо, выбранное для этой задачи из присутствующих членов Комитета. Подготовленные протоколы заверяются присутствующим на собрании членом Комитета. Член Комитета, заверяющий протокол, избирается на собрании присутствующими членами Комитета. Протокол заседаний Комитета включает в себя дату и время собрания Комитета, имена присутствующих членов Комитета, имена присутствующих приглашенных, и имена и адреса людей, получивших извещение о собрании. Письменные материалы, подготовленные по отдельным пунктам повестки дня и разосланные в качестве приложений к приглашениям, должны быть приложены к протоколу, как и список присутствующих, который подписывают только члены Комитета.  

В протоколах содержатся краткие комментарии, вопросы  и ответы, относящиеся к каждому  пункту повестки дня, и все документы, которые были приложены к делу и внесены в протокол по требованию прочих участников заседания. В протоколе должно содержаться окончательное и аргументированное решение Комитета в отношении заявленной жалобы. Протоколами и прочими документами Комитета заведует Секретарь Комитета.

6. Принятие  Комитетом решений

 

Комитет принимает решение простым большинством голосов. При равенстве голосов  решающее значение имеет голос Председателя Комитета или, в случае его отсутствия, действующего председателя заседания.

3. Принципы  процедуры

 

Закрытое  собрание 

Заседание, посвященное рассмотрению этических  вопросов, является закрытым; только участвующие  стороны, их юридические представители  и члены Комитета могут иметь  доступ к документам, подготовленным во время процедуры. Кроме вышеупомянутых лиц, в случае необходимости, слушания могут посещать приглашенные Председателем Комитета эксперты и свидетели, однако эти лица должны покинуть слушание после того, как сделают свое заявление. Это не нарушает принципы закрытого заседания, если Комитет информирует лицо, исполняющее обязанности нанимателя в отношении лица, обвиняемого по рассматриваемому вопросу, о том, что считает данные меры необходимыми.  

Использование родного языка 

Языком  процедур Комитета является русский, однако, в случае если одна из сторон не говорит на русском языке, эта сторона может пользоваться своим родным языком, – в случае, если об этой необходимости предварительно сообщили Председателю в письменном виде, - но должна позаботиться о найме переводчика самостоятельно. При отсутствии перевода Комитет принимает решение на основании доступной информации.  

Принцип разглашения 

За  исключением идентифицируемых личных данных участвующих сторон, Комитет по вопросам этики оглашает свои решения и обеспечивает использование всеми нанимателями обстоятельств рассматриваемого этического случая и решения Комитета.

4. Подготовка  процедуры рассмотрения этического вопроса