Аудит расчетов с подотчетными лицами

2.2. Сбор аудиторских доказательств, применяемых при проверке расчетов

            При аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами используются различные методы получения аудиторских доказательств:

·     наблюдение или участие в инвентаризации;

·     наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

·     устный опрос;

·     получение письменных подтверждений;

·     проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

·     проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

·     проверка арифметических расчетов;

·     анализ.

Указанные методы применяются к различным объектам контроля и служат для выявления одного или нескольких возможных нарушений. В Приложении 1 дано обобщение методов контроля для выявления приведенных в разделе 3.3. типичных нарушений.

              

2.3. Оформление результатов аудиторской проверки

            Аудиторская проверка заканчивается оформлением двух итоговых документов -- акта аудиторской проверки бухгалтерского учета и достоверности отчетности и аудиторского заключения.

            В акте аудиторской проверки с достаточной подробностью и доказательностью, однако без включения малосущественных деталей, аудиторы сообщают клиенту о проделанной работе, о ее основных направлениях и о том, какие из этих направлений подвергнуты сплошной проверке, а какие -- выборочной. После этого указываются выявленные недостатки в последовательности, соответствующей их значимости. При этом в акте наряду с отмеченными недостатками должны быть изложены конкретные рекомендации по их исправлению и недопущению в будущем. Вместе с тем аудиторы не должны сами делать такие исправления, то есть выполнять работу персонала бухгалтерии.

            Акт аудиторской проверки является строго конфиденциальным документом, с содержанием которого аудиторы не вправе без согласия на это клиента знакомить третьих лиц, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством (выявление хищений, мошенничества и других особых случаев). В связи с этим акт аудиторской проверки составляется в двух экземплярах, одни из которых передается аудиторами лично главному бухгалтеру предприятия или лицу, его замещающему, а второй экземпляр остается в аудиторской организации, проводившей проверку, для последующего контроля за устранением выявленных недостатков.

После подготовки проекта акта аудиторы знакомят с его содержанием руководство предприятия, рассматривают высказанные при этом возражения и замечания, при необходимости вносят в акт соответствующие коррективы и подписывают его.

Аудиторское заключение -- официальный документ, дающий оценку достоверности бухгалтерского учета и отчетности аудируемого предприятия, подтвержденный подписью имеющего лицензию руководителя проверяющей группы аудиторской фирмы и печатью этой фирмы. В случае, если проверка осуществлялась самостоятельным независимым аудитором, имеющим лицензию, то подтверждение заключения производится его подписью и личной печатью.

Возможны четыре вида аудиторских заключений:

·     заключение без замечаний (безоговорочное заключение);

·     заключение с замечаниями (заключение с оговорками);

·     отрицательное заключение;

·     заключение не дается совсем, либо дается отказное заключение.

Первый вид заключения аудиторами дается в том случае, если не было обнаружено ошибок и недостатков в отчетности, а финансовое положение устойчиво и, по мнению аудиторов, не вызывает каких-либо опасений. Однако такое положение маловероятно и, скорее всего, имеет место один из двух вариантов: ошибки аудиторами найдены, но вносить соответствующие исправления нецелесообразно, либо аудиторская проверка произведена недостаточно профессионально или недобросовестно.

Заключение с замечаниями делается при выявлении аудиторами отдельных легко устранимых недостатков, в целом не меняющих положительной оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. По всем выявленным недостаткам аудиторы обязаны дать свои рекомендации и проконтролировать их выполнение.

Отрицательное заключение дается в случае выявления серьезных нарушений и запущенности бухгалтерского учета и отчетности, в связи с чем бухгалтерская документация квалифицируется как недостоверная.

Четвертый вариант завершения аудиторской проверки возможен, если аудиторам не предъявляются все материалы, необходимые для оценки состояния бухгалтерского учета и отчетности. В результате аудиторы вынуждены прекратить проверку, официально уведомив об этом предприятие и свою вышестоящую организацию.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами

3.1. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике В.И. Подольского

3.1.1. Составление программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

            Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в Приложении 2.

            По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вышеназванному вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

1.    Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

2.    В нарушение п. 11 ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (Утвержден Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.

3.    Приказы о направлении работников в командировку не оформляются -- следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников предприятия.

4.    В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ суточные, возмещаемые сверх норм работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом. Кроме того, со сверхнормативных суточных необходимо начислить взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и Фонд занятости населения.

5.    В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физический лиц» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.

6.    В нарушение ПОЛОЖЕНИЯ О СОСТАВЕ ЗАТРАТ ПО ПРОИЗВОДСТВУ И РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), ВКЛЮЧАЕМЫХ В СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ, УЧИТЫВАЕМЫХ ПРИ НАЛОГООБЛОЖЕНИИ ПРИБЫЛИ (утверждено ПОСТАНОВЛЕНИЕМ Правительства РФ от 05.08.92 N 552) сметы представительский расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

7.    В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительский расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.

8.    В нарушение ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

3.1.2. Контрольные процедуры для выявления возможных нарушений

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать аудитору целый ряд промежуточных выводов, на основании которых он в последствии определит достоверность отчетных данных.

            Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Основными контрольными процедурами являются:

Процедура 1.1.1 -- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные деньги их кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

Процедура 1.1.2 -- проверка получения подотчетных сумм денежных средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Процедура 1.1.3. -- проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм целям на которые они выданы.

Процедура 1.1.4. -- наличие подотчетных лиц в штате предприятия.

Процедура 1.1.5. -- проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия. В случаях, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетных сумм удержан подоходный налог, а также начислены все соц. фонды (включая Пенсионный фонд 1 % и 28% соответственно).

Процедура 2.1.1 -- проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Процедура 2.1.2. -- проверка наличия приказов о направлении работников в командировку.

Процедура 2.1.3 -- проверка правильности возмещения командировочных расходов. Нормы возмещения командировочных расходов определены:

·     ПИСЬМОМ Минфина РФ от 27.07.92 N 61 (ред. от 27.05.96) "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НОРМ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯ ИНДЕКСА ЦЕН" -- в пределах РФ -- суточные (22 руб.), расходы по найму жилья (145 руб.; без документов -- 4,5 руб.);

·     ПИСЬМОМ Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) и ПИСЬМОМ Минфина РФ от 26.04.93 N 52 (ред. от 01.08.94) -- соответственно суточные и расходы по найму жилья при загранкомандировках (в зависимости от страны);

·     ПИСЬМО Минфина РФ от 27.12.96 N 110 "О РАЗМЕРАХ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ РЯДА ЗАРУБЕЖНЫХ СТРАН" -- нормы суточных при командировках во все страны -- бывшие республики СССР.

Процедура 2.1.4. -- проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Процедура 2.2.1 -- проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. Кроме того, со сверхнормативных расходов начисляют взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования и в Фонд занятости населения (в Фонд социального страхования отчисления не производятся). При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и ее пределы, в облагаемый доход работника не включаются:

·     суточные в пределах норм, установленных законодательством;

·     расходы по найму жилья в пределах норм;

·     фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, пользование постельными принадлежностями в поезде, расходы по получению загранпаспорта и виз, прописке загранпаспорта, а также по обмену чека в банке не наличную иностранную валюту.

Процедура 2.2.2 -- проверка правильности выделения НДС в сумме командировочных расходов. Суммы НДС выделяют по

·     проезду к месту служебной командировки и обратно;

·     затратам на пользование в поездах постельными принадлежностями;

·     хранению багажа;

·     расходам по найму жилого помещения в пределах норм.

Процедура 3.1.1 -- проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенными подотчетным лицами материальным ценностям. НДС выделяется и относится на счет 19 лишь при покупке ТМЦ у организаций оптовой торговли при наличии приходного кассового ордера, накладной и счета-фактуры с выделенной отдельной строкой НДС (ИНСТРУКЦИЯ Госналогслужбы РФ от 11.10.95 N 39 (ред. от 29.12.97) "О ПОРЯДКЕ ИСЧИСЛЕНИЯ И УПЛАТЫ НАЛОГА НА ДОБАВЛЕННУЮ СТОИМОСТЬ"). При покупки ТМЦ в розничной торговой сети суммы НДС не выделяются и относятся на себестоимость вместе с их стоимостью.