Аудит расчетов с подотчетными лицами

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, НДС не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедура 4.1.1 -- проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам. Представительские расходы -- это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии. К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) производится в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия, которые не должны превышать нормативно утвержденных норм (0,5 % от объема реализации (при реализации до 2 млн. руб. в год), и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обоих сторон (ПИСЬМО Минфина РФ от 06.10.92 N 94 (ред. от 19.10.95) "НОРМЫ И НОРМАТИВЫ НА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ, РАСХОДЫ НА РЕКЛАМУ И НА ПОДГОТОВКУ И ПЕРЕПОДГОТОВКУ КАДРОВ НА ДОГОВОРНОЙ ОСНОВЕ С УЧЕБНЫМИ ЗАВЕДЕНИЯМИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ РАЗМЕР ОТНЕСЕНИЯ ЭТИХ РАСХОДОВ НА СЕБЕСТОИМОСТЬ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ), И ПОРЯДОК ИХ ПРИМЕНЕНИЯ").

Процедура 4.1.2 -- проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм.

Процедура 5.1.1 -- проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

Процедура 6.1.1 -- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7.

3.1.3. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме

Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки, приведенной в Приложении 3.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Схема такого анализа приведена ниже в Приложении 4.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.)

3.1.4. Проверка расчетов с подотчетными лицами по содержанию

При проверке расчетов по содержанию аудитору следует помнить следующие ключевые моменты.

Предельные сроки командировки. В соответствии с п.1 ИНСТРУКЦИИ Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 N 62 "О СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ В ПРЕДЕЛАХ СССР" служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (кроме служебных поездок работников, работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер). Максимальные сроки командировки работников устанавливаются п.4 Инструкции -- 40 дней (не считая времени нахождения в пути), а минимальные сроки не установлены.

При загранкомандировках таких ограничений нет, однако начиная 61 дня нахождения работника в командировке суточные ему будут начисляться по ставкам, установленным для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02-49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ").

Отнесение командировочных расходов на затраты производства. Для того, чтобы командировка была правильно оформлена необходимы документы:

·     внутренний приказ директора о направлении в командировку;

·     авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов;

·     утвержденный директором отчет о командировке, закрытое командировочное удостоверение.

Нельзя считать командировочными расходы лиц, работающих на предприятии по договору подряда. Договор подряда относится к числу гражданско-правовых договоров, и его действие регулируется нормами гражданского права. Следовательно, на лиц, заключивших договор подряда, не распространяется законодательство о труде. В связи с этим командировочные расходы граждан, работающих по договору подряда, не относятся к числу компенсационных выплат, предусмотренных ст.116 КЗоТ РФ, а являются доходом, подлежащим налогообложению в общепринятом порядке.

Отнесение на затраты транспортных расходов, связанных с командировкой. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций работнику компенсируются только транспортные расходы по проезду до места командировки и обратно. Транспортные расходы, производимые работником в процессе нахождения в командировке могут быть компенсированы только по приказу руководителя с отнесением за счет чистой прибыли предприятия.

Пересчет расходов по загранкомандировкам в рубли. В соответствии с ПОЛОЖЕНИЕМ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТ ИМУЩЕСТВА И ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ОРГАНИЗАЦИИ, СТОИМОСТЬ КОТОРЫХ ВЫРАЖЕНА В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ" (утверждено ПРИКАЗОМ Минфина РФ от 13.06.95 N 50) расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ, установленному на дату составления авансового отчета, а не на дату фактического расходования средств подотчетным лицом.

3.2. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Н.П. Барышникова

            При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на следующее:

·     имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;

·     правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда). Согласно Инструкции Росналогслужбы от 11 октября 1995 г. № 39 «О порядке начисления и уплаты налога на добавленную стоимость» суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС. При этом сумм НДС, оплаченная при возмещении таких расходов (в пределах нормы), определяется по расчетной ставке от суммы указанных расходов, а сверх нормы -- налог возмещению не подлежит;

·     имеется ли командировочное удостоверение с отметками в месте пребывания в командировке;

·     правильность и своевременность составления авансовых отчетов;

·     правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;

·     наличие оправдательных документов;

·     полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;

·     правильность возмещения затрат на представительские расходы. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) проводится в пределах смет предприятия и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны: дата и место, программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны предприятия, величина расходов;

·     правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках. При этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировке, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки (любой из трех дней, в течение которых командированный обязан сдать авансовый отчет по командировке).

3.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами по методике Р.А. Алборова

            Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

·     кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами (должность, образование, стаж работы по специальности, нет ли родственных связей с руководителем, кассиром организации);

·     имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;

·     кому подотчетен данных бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;

·     имеется ли утвержденный руководителем организации список (круг) подотчетных лиц (круг подотчетных лиц определяется в начале года и список по ним утверждается руководителем организации).

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Проверяя записи по каждому лицевому счету в журнале-ордере № 7, необходимо выявить:

·     суммы выдаваемых под отчет авансов;

·     имеются ли приказы (распоряжения) о направлении работников в командировку;

·     назначение и фактическое использование авансов;

·     сроки представления авансовых отчетов;

·     имеются ли командировочные удостоверения с отметками о местах пребывания согласно заданию;

·     правильность и своевременность составления (представления) авансовых отчетов;

·     правильность возмещения командировочных расходов и затрат на операционно-хозяйственные нужды;

·     правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами;

·     своевременность погашения задолженности по ранее выданным авансам;

·     наличие оправдательных документов по всем операциям

Необходимо также установить законность и целесообразность операционных и хозяйственных расходов через подотчетные лица, возможность проведения этих расходов по безналичным расчетам.

При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц требуется проверить:

·     подписываются ли авансовые отчеты бухгалтером и утверждаются ли руководителем организации. В случае, если представленный отчет не подписан или не утвержден, по нему нельзя списывать сумму с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации.